Работники, находящиеся в декретном (или отцовском) отпуске, являются организационной реальностью, и лидеры бизнеса не должны засовывать голову в песок и думать, что этот процесс справится сам по себе, а не так.
Согласно последним данным Австралийского бюро статистики, средняя продолжительность отпуска по беременности и родам для австралийских женщин составляет восемь месяцев.
Как вы можете себе представить, работник, уволившийся на восемь месяцев, может оказать пагубное влияние на организацию. Даже если у работницы декретного отпуска есть замена, потеря знаний и навыков, а также времени и ресурсов, необходимых для обучения замены, может оказать значительное влияние на затраты и производительность.
Требуется тщательное планирование, чтобы гарантировать, что любые недокументированные процессы или знания собраны так, чтобы замены или другие члены команды могли гарантировать, что задачи и процессы управляются успешно.
Человеку недостаточно уйти в отпуск, чтобы подготовить накладные. Некоторые роли могут быть довольно подробными и сложными, когда вы разбиваете их на части, и если их не захватить и не организовать, чтобы их было легко понять, это может вызвать много проблем. Получение этих знаний и их документирование также помогут обеспечить плавный переход в организацию после возвращения работника из декретного отпуска.
Вот пять шагов, которые вы можете предпринять, чтобы помочь вашей организации лучше управлять, когда члены команды уходят в декретный отпуск.
-
Подумайте о своей роли в организации.
Когда член команды уходит в декретный или длительный отпуск, это может создать пробел в организации с точки зрения групп, проектов, в которых он, возможно, участвовал, и ролей, которые он мог выполнять, которые влияют на другие отделы.
Вы должны иметь четкое представление о том, как роль человека влияет на организацию. Начните задавать следующие вопросы:
- Где они сидят в организации?
- Какие роли и задачи они выполняют?
- Какие конкретные знания они имеют и каковы будут последствия потери этих знаний?
- Как они связаны с другими сотрудниками и отделами?
Когда члены команды имеют расширенные разрешения, уходят в отставку или даже нанимают новых сотрудников, это может показать, насколько хорошо (или неадекватно) работают их внутренние процессы и системы управления знаниями.
Поэтому, когда работник объявляет, что она выходит из декретного отпуска, это хороший показатель для анализа положения ее организации.
Начните задавать следующие вопросы:
- Какие процессы, процедуры, инструкции и учебные пособия уже существуют?
- Где и как они хранятся? Хранятся ли процессы, рабочие процедуры и обязательства соблюдения в одном месте, где текущая версия может быть легко идентифицирована и просмотрена различными способами?
- Используются ли они как часть повседневной работы? Или они обновляются и используются нечасто?
- Насколько эффективна система управления знаниями организации?
- Какие индукционные программы существуют для замены?
-
Привлекайте тех, кто уходит в декрет.
Привлечение членов команды, которые находятся в декретном или длительном отпуске, к их усилиям по накоплению организационных знаний и процессов документирования, поможет создать сплоченность и поддержку во время мероприятия.
Это также продемонстрирует ценность, с точки зрения организации, человека, покидающего лицензию. Для женщин, находящихся в декретном отпуске, знание того, что они ценятся, также может помочь им вернуться в организацию.
Такой подход также может принести пользу организации в целом. Например, соберите организационные знания и процедуры документирования, которые могут использовать все сотрудники, и предоставьте платформу для непрерывного совершенствования, а также для снижения влияния сотрудников, уезжающих в длительный отпуск или выходящих на пенсию.
Получение знаний о вашей организации может быть таким же простым, как написание процедур и учебных модулей, связанных с конкретными задачами или вводным руководством компании. Сотрудники, уезжающие в декретный или длительный отпуск, должны пройти собеседование, чтобы определить точные знания и навыки, необходимые для выполнения своих обязанностей, а также информацию, которая будет передана замещающему лицу или другим членам команды. В дополнение к регистрации шагов процесса, ваши отношения с другими ролями, процессами и правилами также должны регистрироваться.
-
Используйте хорошую систему управления знаниями.
Система управления знаниями может помочь быстро подготовить замену для новой роли или помочь другим членам команды взять на себя обязанности тех, кто находится в отпуске. Традиционные бункерные подходы, такие как хранилища документов или порталы, могут хранить и представлять информацию, но не могут управлять ею. Это приводит к значительному излишнему, устаревшему и дорогостоящему обслуживанию информации. Системы, которые позволяют моделировать, записывать и публиковать процессы и отношения, лучше всего подходят для сбора такой информации полезным способом.
Замены, другие члены команды и возвращающиеся сотрудники должны иметь легкий доступ к актуальным, текущим и полным знаниям роли. Кроме того, это должно быть интуитивно понятно, своевременно и в контексте ваших обязанностей. Эта информация также должна храниться в одном месте, где она может быть повторно использована, централизованно управляться и распространяться в ролевых форматах (от линейных работников до генерального директора).
После отсутствия на работе процессы, процедуры и правила могут измениться. Точная и современная система управления знаниями обеспечивает легкий справочник, позволяющий людям очень быстро набирать скорость, либо в виде обновления, либо обновлять их в отношении изменений, которые были внесены в их отсутствие.
Когда работницы уходят в декретный отпуск, нет необходимости рассматривать их как неудобство. Если ваша организация, процессы и система управления знаниями на месте и работают хорошо, это может быть гладким, без драмы и без стресса опытом для всех вовлеченных сторон.
