10 трюков по управлению проектами для самозанятых работников

Управление проектом, особенно в качестве внештатного работника, может показаться утомительным, и может быть много препятствий, мешающих вашему проекту остаться в русле, проистекающих из внутренних и внешних факторов. Вот десять советов и инструментов по управлению проектами, которые вы можете использовать, чтобы обеспечить успех вашего следующего проекта.

Быть организованным

Прекратите составлять списки и начните блокировать время

Если вы когда-либо чувствовали, что не можете избежать цикла ежедневных списков дел, которые растут с течением дня, вы не одиноки. Хорошая новость: есть простые принципы, которые вы можете использовать, чтобы исправить это и снять стресс. Введите время блокировки.

Блокировка времени – это процесс разделения вашего дня на пространства, основанный на ваших самых неотложных приоритетах. Такой подход не только повышает эффективность вашего времени, но и позволяет лучше понять, как вы используете свое время. Например, сначала попробуйте назначить несколько меньших и более быстрых задач для атаки и сохранить более длительные временные рамки для целевых проектов. Некоторые эксперты советуют начинать день, обращаясь сначала к своему наиболее актуальному приоритету, а затем отмечая элементы более низкого уровня (см. Следующий раздел).

Одно предостережение об этом принципе – не быть настолько женатым на нем, что вы думаете, что он должен повиноваться своему графику любой ценой. Заблокируйте свой календарь, чтобы иметь полный и преднамеренный план на день, но также будьте готовы к небольшому изменению своих временных блоков, чтобы внести необходимые уточнения по пути. Это о балансе.

Применяйте правило «обо всем по порядку»

Распространенной умственной ловушкой, жертвами которой большинство из нас является, является вера в то, что она столь же продуктивна, как и количество предметов, которые вы можете вычеркнуть из своего контрольного списка. Неправильно!

Гораздо более эффективная стратегия состоит в том, чтобы определять и воспринимать продуктивность как работу над наиболее важным элементом или элементами сначала каждый день. Если у вас есть определенное количество времени для выполнения определенной задачи или проекта и определенное количество ресурсов, выполнение самых важных дел в первую очередь обеспечит максимальную отдачу для вас и членов вашей команды. Это также поможет вам не оставлять этот важный элемент без контроля из-за неожиданных задач, звонков в последнюю минуту или потери пара в течение дня.

Это не означает полного отказа от практики многозадачности, поскольку это неизбежно. Сосредоточьтесь на продвижении нескольких предметов с устойчивой, ритмичной скоростью, чтобы продвинуть мяч, при этом будучи достаточно усердным, чтобы сначала заняться предметами с наивысшим приоритетом.

Psssst: Вы хотите расставить приоритеты по своим наиболее актуальным задачам, даже не задумываясь об этом? Попробуйте автоматизированный инструмент AND CO Task Manager. Это увеличивает самые срочные элементы и позволяет (стратегически) отложить остальные).

Принять менталитет «Готов лучше, чем совершеннее»

У всех нас есть перфекционистские тенденции, независимо от того, гордимся мы ими или нет. Это простой факт жизни. Хотя мы не можем «излечить» себя от этой привычки, мы, безусловно, справимся с ней.

«Готов лучше, чем совершеннее» – это простая пословица, которая напоминает нам о том, что чрезмерное количество времени на поиск и исправление дефектов может помешать прогрессу. Это не значит, что нужно пренебрегать качественными усилиями, но существует важный баланс в управлении, чтобы избежать разочарования при работе к крайнему сроку и риску выполнить проект раньше или хуже, не завершив его вообще. Дополнительный риск может быть выявлен с учетом закона убывающей доходности. В конечном счете, ваше постоянное стремление к совершенству будет приносить все меньше и меньше пользы и отвлекает от вашего влечения.

Вместо того, чтобы сесть, чтобы начать задачу с конечной целью, имея в виду идеальный рабочий продукт, вместо этого потратьте свое время и энергию, демонстрируя свой набор навыков и то, что он приносит на стол. Главный вывод здесь: сосредоточьтесь на том, чтобы закончить и передать то, чем вы гордитесь, и принять неизбежные итерации, которым нужно следовать.

Делайте плановые умственные перерывы

Делать перерывы в течение рабочего дня легче, чем сделать. Мы убеждаем себя, что перерыв подрывает нашу производительность, рискуя быть неспособным сосредоточиться после перерыва. Это на самом деле одна из худших вещей, которые мы можем сделать для себя, так как это фактически мешает нам быть продуктивными в долгосрочной перспективе.

Исследования подтверждают мнение о том, что короткие перерывы, проводимые периодически в течение дня, имеют положительные эффекты, включая снижение утомляемости и повышение производительности. Один микро отдых, определяемый периодом от 30 секунд до пяти минут, может повысить вашу производительность на 13 процентов. 15-секундный перерыв каждые 10 минут может снизить утомляемость на 50 процентов (источник: Lifehack.org).

Наш разум и тело отчаянно нуждаются в отдыхе и расслаблении за счет ощущения полного истощения, поэтому отложите эту вину в сторону и сделайте перерыв. Когда вы вернетесь к работе, вы будете чувствовать себя более мотивированным, полными энергии и готовыми сломить ее.

Определите основные этапы вашего проекта

При атаке на проект вы всегда должны определять набор этапов, которые относятся к существенным компонентам вашего проекта. Обрамляйте их как можно точнее и выравнивайте их с элементами объема, которые необходимо выполнить, чтобы избежать путаницы в отношении того, что необходимо выполнить, прежде чем приступить к следующему этапу.

Хорошей вехой всегда должны быть прикрепленные ожидаемые временные рамки, включая время начала и дату окончания срока действия. Это поможет вам нести ответственность от начала и до конца проекта. Поиск баланса является ключевым фактором при определении сроков ваших вех. Установление вех слишком близко друг к другу может привести к тому, что вехи потеряют свою особенность и важность. С другой стороны, слишком далеко расставляя вехи, вы можете негативно повлиять на ваш темп и импульс вашей команды. При определении ваших вех наиболее полезно организовать их так, чтобы они следовали по линейному пути. Это поможет вам оставаться организованным и расставить приоритеты в нужных результатах в нужное время.

Одним из основных преимуществ, связанных с определением основных этапов проекта, является то, что у вас будет точный индикатор прогресса на пути к вашему сроку. В командной среде вехи объединяют каждого человека с общей целью, обеспечивая точки встречи на протяжении всего проекта.

Используйте инструменты, чтобы помочь

Блок прерывает с Не беспокоить

Перебои являются убийцами производительности. Управление ими – это один из способов поддерживать проекты и поддерживать производительность. Вот два бесплатных инструмента, чтобы помочь:

Не беспокоить: Не беспокоить – это полезная функция Apple для тех из нас, кто не может не смотреть на экран нашего телефона в тот момент, когда он звонит, вибрирует или загорается. В частности, он позволяет отключать вызовы, оповещения и уведомления, когда ваш телефон заблокирован. Вы можете решить причину, по которой хотите активировать Не беспокоить или планировать это на определенное время каждый день, когда вы знаете, что не можете позволить себе быть прерванным.

Существует два типа исключений «Не беспокоить», которые вы можете включить, исходя из своих личных предпочтений. Первый – контактный, где вы можете выбрать, какие группы или люди в ваших контактах могут звонить вам, когда включен режим «Не беспокоить». Второй вариант – разрешить повторный звонок на звонок.

Чтобы активировать функцию «Не беспокоить», просто перейдите в «Настройки» и выберите «Вручную», чтобы активировать функцию «Не беспокоить», или назначьте время для ее активации. Вы также можете активировать функцию «Не беспокоить», проведя пальцем вверх по нижней части экрана телефона, чтобы открыть Центр управления, а затем коснувшись значка полумесяца.

Самоконтроль: когда вы не можете с этим поделать, есть самоконтроль. Это позволяет вам блокировать сайты, которые вы можете найти, блуждая, не думая весь день. Активное самоконтроль, когда вы сосредотачиваетесь на проекте и не можете беспокоиться о последнем меме Twitter,

Будьте организованы с Асаной

Если вы хотите свести к минимуму беспорядок в своей электронной почте при работе с несколькими людьми над одним проектом, не смотрите дальше, чем Asana. Asana, запущенная в 2011 году, представляет собой веб-приложение и мобильное приложение, которое придает слову «сотрудничество» новое значение.

Служа в качестве менеджера по совместной информации (AKA, список дел по стероидам), это приложение легко помогает отдельным сотрудникам и командам организованно отслеживать свою работу с помощью функций, включая категории, зависимые задачи и подпроекты.

Для работы с командами панель управления Asana предоставляет универсальный магазин для сбора и получения доступа к сведениям о результатах ваших коллег, таким как соответствующие документы или файлы, а также любые заметки или разговоры, которые предоставляют обновления в режиме реального времени при наличии активности. Члены команды также могут назначать задачи друг другу в Asana и отмечать завершенные элементы, как только они будут выполнены.

Не забудьте с Evernote

Evernote – это мобильное приложение, которое поднимает концепцию ведения заметок на новый уровень, позволяя очень просто «уловить то, что вы имеете в виду», как говорит броская фраза. В приложении заметки можно делать в различных форматах, включая текст, фото, аудио, видео, PDF и т. Д., И их можно легко организовать с помощью поиска заметок, записных книжек, контрольных списков и списков задач. ,

На встрече команды и делать заметки? Evernote можно использовать как цифровой блокнот и простой в использовании текстовый процессор, чтобы записывать мысли и идеи и делиться ими с членами команды. Создание программ, заметок и презентационных материалов также легко на платформе Evernote, что помогает повысить производительность на рабочем месте. Приложение также оснащено камерой для простого сканирования, оцифровки и организации физических документов (EGта куча Post-It на вашем рабочем столе).

Evernote также предоставляет пользователям возможность синхронизировать контент между устройствами, включая компьютеры, телефоны и планшеты, обеспечивая большую гибкость при выполнении задач.

Сотрудничать с Trello

Если вы были визуальным учеником в школе, Trello – это инструмент управления проектами для вас. Иногда называютPinterest«инструментов управления проектами, Trello уникально позволяет пользователям видеть весь объем проекта в одном представлении на управляемой визуальной панели мониторинга с помощью простого интерфейса перетаскивания.

После того, как соответствующие члены команды добавлены в данную панель, их можно перетащить в элементы проекта, за которые они несут ответственность. Нажав на список / карточку, вы можете добавлять комментарии, контрольные списки, прикреплять файлы и многое другое, чтобы легко отслеживать ход работы вашего партнера по команде. Приложение также позволяет создавать отдельные инструментальные панели для различных проектов с возможностью устанавливать сроки для каждой конкретной карты или набора карт, обеспечивая улучшенную организацию всего: от большой картины до мелких деталей.

Оптимизация операций с AND CO

Если вы фрилансер или солистер, вы знаете, сколько времени потребуется, чтобы ваш бизнес работал. От тщательного расходования средств до создания и отслеживания счетов-фактур уходит много времени на управление операционными аспектами вашего бизнеса. Использование технологии для оптимизации всех этих задач не только избавит вас от головной боли, но также поможет автоматизировать функцию «COO», чтобы вы могли сосредоточиться на работе.

Мы надеемся, что эти советы и инструменты помогут вам улучшить ваши привычки в отношении стиля работы и эффективно справиться с вашим следующим крупным проектом.

AND CO – это активное приложение, которое поможет вам управлять своим бизнесом от предложения до оплаты. С помощью мобильного и веб-приложения вы можете легко отслеживать и записывать свои часы, синхронизировать отчеты о расходах с расходами по банковскому счету, настраивать отдельные контракты и получать бизнес-отчеты о текущем состоянии ваших финансов. Приложение можно попробовать бесплатно.