3 подсказки, чтобы получить максимальную отдачу от вашей доски Kanban

Канбан начинал как система планирования для эффективного и действенного производства в Японии, но быстро превратился в технику управления проектами и задачами, которая применялась правительствами, компаниями, некоммерческими организациями и частными лицами. Простота изучения и применения является основной причиной его широкого распространения.

Рабочие процессы представлены с использованием Канбан доска, В простейших досках будет три столбца, а в более сложных адаптациях – различные комбинации направляющих и столбцов. Суть доски состоит в том, чтобы классифицировать и визуализировать задачи в соответствии с их состоянием действия или выполнением.

Но простое применение этих принципов не обязательно гарантирует идеальное исполнение и звездные результаты. Некоторые из проблем, с которыми часто сталкиваются группы, включают задачи, которые остаются на доске слишком долго, задачи, которые не фиксируются на доске, неверный статус задач на доске, слишком много задач на доске, неоднозначные описания задач и т. Д.

Хорошей новостью является то, что ни одна из этих проблем не является непреодолимой. Применяя следующие практические советы, вы можете извлечь больше пользы из своего усыновления в Канбан.

1. Иметь физические и цифровые таблички

Канбан столы традиционно были физическими. Они служили уникальным ориентиром, который члены команды могли постоянно контролировать во время работы. В этом смысле они становятся центром проекта. Конечно, физические доски также относительно просты в управлении. И тот факт, что они материальны, означает, что они обладают глубиной реальности, которой цифровые доски могут не обладать.

Тем не менее, мы находимся в эпоху цифровых технологий, и не было бы никакого смысла в отсутствии цифровой платы. Цифровой приборной панелью может быть приборная панель приложения Kanban или веб-портал с подробным описанием задач. Это также может быть большой телевизионный экран.

Есть несколько важных преимуществ наличия как физических, так и цифровых панелей управления. Физические панели отлично подходят для планирования и проведения встреч. Руководитель проекта или координатор собрания может перемещать карточки по мере необходимости, не прерывая текущее обсуждение.

Цифровые информационные панели лучше всего подходят для аудита, отслеживания активности, измерения рабочих процессов и визуализации задач. Когда вам приходится обновлять две платы одновременно, это может показаться кучей повторяющихся работ, но наслаждение лучшим из двух миров оправдывает это.

2. Озабоченность статусом и качеством вашей доски

Если вы позаботитесь о своей доске Kanban, доска позаботится о вас. Ваша доска должна отражать ваше стремление к тому, чтобы все было сделано и сделано правильно. Для физической доски линии между столбцами должны быть совершенно прямыми. Почтовые открытки или заметки также должны быть правильно выровнены по линиям столбцов.

Надпись должна быть разборчивой. Если письмо руководителя или записчика не так легко прочитать, назначьте кого-то еще с хороший почерк писать на карточках. Не кладите слишком много информации на карту. Имейте хорошее резюме, которое захватывает все, что читатель должен был бы знать о задании. Кто-то должен понять, о чем идет речь, всего за несколько секунд просмотра карты.

Не перекрывайте карты Канбан. Если вам нужно, возможно, у вас слишком много задач под рукой или панель приборов слишком мала. В конце концов, доска Kanban призвана облегчить вашу работу. Если ваша доска заполнена, это означает, что вы не достигли этой цели.

3. Определите незавершенную работу (WIP)

WIP – это простая концепция. Однако многие команды не уделяют этому столько внимания, как следовало бы. Определение WIP состоит в том, чтобы отделить задачи, которые вы надеетесь выполнить в ближайшем будущем, от задач с более неопределенным временем действия. Разбивая работу на эти два типа задач, вы эффективно разграничиваете границы своей работы.

Обратите внимание, что наличие элемента в вашем WIP не обязательно означает, что кто-то действует в это время. Скорее это означает, что задача находится в ваших глазах, и вы надеетесь приступить к ней в ближайшее время. Команды не должны тратить свое время, усилия или ресурсы на выполнение задач вне WIP. Каждый раз, когда вы рискуете выйти за пределы WIP, это означает, что вы не определили свои пределы исчерпывающе или точно.
Ни один из приведенных выше советов не сработает, если они не сопровождаются строгостью. Доска Канбан оживает только если делай что говоришь и говоришь что делаешь, Если что-то не работает, измените это. Но сделайте шаг назад, чтобы понять, что меняется и почему вы меняете это.