¿Está cansado de recibir pagos de facturas muy retrasados en sus fechas de vencimiento? Descubra cómo puede optimizar su proceso de facturación para pagos más rápidos.
Siempre que una empresa proporciona un producto o servicio a un cliente, generalmente comparte una factura con las condiciones de pago, un documento que indica el precio total que el cliente debe pagar. Por ejemplo, un contratista de techado puede enviar una factura indicando que el cliente debe pagar 5.000 dólares estadounidenses al finalizar un trabajo de reemplazo del techo. En algunos casos, la factura también puede contener una lista detallada de lo que constituye el precio total.
Si bien una factura es sin duda un acuerdo vinculante, hay casos en los que los clientes tienden a enviar pagos de facturas más tarde de lo esperado. Cuando esto sucede, puede alterar el flujo de caja de su negocio, lo que, a su vez, puede afectar su contabilidad y su capacidad de pagar a los proveedores a tiempo. Afortunadamente, existen varias formas de abordar esto.
A continuación se detallan seis pasos prácticos que pueden ayudarlo a pagar sus facturas más rápido:
1. Elabora una factura más clara y precisa
Los malentendidos casi siempre garantizan el fracaso en la mayoría de las situaciones comerciales. Lo mismo ocurre a la hora de facturar. Si la factura carece de detalles importantes relacionados con el pedido, es muy probable que el el cliente retrasará el pago. Por ejemplo, si la fecha de vencimiento del pago no aparece en ninguna parte del documento, lo más seguro es que pueda esperar retrasos o incluso falta de pago. Por lo tanto, el primer paso para agilizar los pagos de facturas es elaborar un sistema bien elaborado y factura profesional que indique claramente cuánto se debe y cuándo. Un software de gestión empresarial como el desarrollado por Corredor puede ayudar significativamente con esto.
Aquí tienes una lista de información que debes incluir en tu factura:
- Nombre comercial, logotipo y dirección
- Datos de contacto del cliente
- Fecha de emisión
- Título de la factura
- Términos de pago
- Cantidad y precio de servicios o bienes.
- Monto total a pagar
- Número de factura único
Las condiciones de pago deben estar presentes en la factura. Esta parte incluye la fecha de vencimiento del pago, que puede variar desde días hasta meses o al momento de la recepción, y generalmente está resaltada. Naturalmente, primero debe discutir y acordar las condiciones de pago con su cliente antes de emitir la factura para permitir la negociación si es necesario.
Hablando de eso, ¿cuándo es el mejor momento para enviar una factura? La siguiente sección debería responder a esa pregunta.
2. Enviar facturas con prontitud
Realmente no se puede culpar a sus clientes por sus problemas de flujo de caja si se retrasó en enviar la factura. Pero claro, enviarlo lo antes posible no es necesariamente la mejor opción.
Entonces, ¿cuándo es el mejor momento para enviar la factura a tu cliente? A continuación se ofrecen algunos consejos que deberían ayudarle en ese sentido:
1. Al momento de la compra: lo mejor para vender productos
Si vende productos, como zapatos o electrodomésticos, lo mejor es enviar una factura al momento de la compra. En otras palabras, debería esperar el pago en el acto. En este caso, es recomendable ofrecer opciones de pago como tarjeta de crédito o débito, efectivo o cheque.
2. Al finalizar el proyecto: lo mejor para servicios a corto plazo
Si brinda servicios a corto plazo, como reemplazo de techos o control de plagas, debe enviar la factura al finalizar el proyecto. Esto garantiza que ninguna parte será estafada, ya que lo más probable es que tanto el proveedor como el cliente sigan en contacto entre sí.
3. En hitos predeterminados: lo mejor para proyectos a gran escala
Si su empresa participa en proyectos a gran escala, como la construcción de viviendas o el desarrollo de software personalizado, es posible que desee enviar facturas en hitos predeterminados.
Por ejemplo, si estás construyendo una casa para un cliente, puedes enviar facturas cada vez que completes una parte de la casa, como el baño o la cocina. Esto le permitirá obtener la financiación necesaria para continuar con el proyecto. También proporciona al cliente más tiempo para liquidar su presupuesto y no presionarlo para que pague de una vez.
4. Mensual/quincenal/semanal: lo mejor para servicios a largo plazo
Si brinda servicios a largo plazo, como soporte o consultoría de TI, la única opción viable sería enviar la factura mensual, quincenal o semanal. Esto es particularmente cierto para las agencias que buscan construir relaciones a largo plazo con sus clientes.
Antes de enviar su primera factura a un cliente, asegúrese de que conozca sus términos y condiciones y cuándo le enviará la factura. Si reciben una factura de la nada, es muy probable que retrasen su pago, lo ignoren o no paguen en absoluto.
3. Siempre haga un seguimiento de las facturas
A menudo, las empresas no realizan un seguimiento de sus clientes mucho después de la fecha de vencimiento de la factura. Quién sabe, puede que el cliente simplemente se haya olvidado de la factura y haya cometido un error sincero. Por esa razón, siempre debes hacer un seguimiento de tus facturas ya sea mediante llamada telefónica o correo electrónico.
Al enviar un correo electrónico de seguimiento, debe adjuntar la factura original para ayudarlos a recordar. En el caso de una llamada telefónica, podrá recitar el número de factura único en caso de que hayan buscado bienes o servicios de diferentes empresas.
4. Solicite un depósito por adelantado
Si bien pedir un depósito incluso antes de comenzar con el proyecto parece una mala idea, en realidad es una estrategia bastante inteligente y por varias razones.
1. Minimiza la probabilidad de impago
Hay clientes que desaparecen de la vista y cortan todo contacto contigo una vez que reciben tus bienes o servicios. Es por eso que solicitar un depósito es una buena medida, ya que elimina a los clientes que potencialmente pueden resultar en una falta de pago.
2. Tu cliente se involucra más en el trabajo.
Dado que el cliente ya ha gastado dinero en el proyecto, es más probable que participe, ya que naturalmente querría aumentar las posibilidades de éxito del proyecto.
3. Un depósito te proporciona capital de trabajo
Las empresas, especialmente las pequeñas, tienden a participar en un proyecto sólo para descubrir que no tienen suficiente dinero para sostener las operaciones. Esto puede provocar graves problemas e incluso provocar el abandono del puesto de trabajo. Sin embargo, con un depósito puedes obtener el capital necesario para poner en marcha el proyecto.
En algunos casos, solicitar un depósito por adelantado no siempre es una buena idea. Lo ideal es que sólo quieras cobrar un depósito a los nuevos clientes, ya que ya debes conocer los clientes que son confiables.
Entonces, ¿cuánto deberías cobrar como depósito? Por lo general, al solicitar un depósito, es mejor solicitar hasta el 50% del costo total del proyecto y al menos el 30%, aunque solo debe optar por este límite inferior si el cliente se resiste.
5. Considere aceptar más métodos de pago
Como proveedor, siempre es fácil asumir que su cliente sólo paga tarde debido a su falta de integridad. Sin embargo, en algunos casos, el principal motivo del retraso en el pago de una factura es la falta de opciones de pago. Dicho esto, considere ampliar sus métodos de pago.
A continuación, presentamos un vistazo más de cerca a las opciones de pago que debería aceptar en su negocio:
- Dinero en efectivo: El efectivo es la forma más rápida de recibir pagos, pero también es el método más inseguro y quizás el menos conveniente. Aún así, es un método viable para las empresas físicas.
- Controlar: Los cheques son similares al efectivo en el sentido de que requieren contacto físico con su cliente. Sin embargo, son menos baratos y más seguros, por lo que también vale la pena agregarlos a las opciones de pago aceptadas.
- Tarjetas de crédito y débito: Los clientes consideran que las tarjetas de crédito y débito son una de las formas de pago más cómodas. Por lo tanto, es una obviedad aceptar este método de pago. Esto significa que debe configurar una cuenta a través de un proveedor de procesamiento de pagos.
- Pagos en línea: Si bien esto rara vez sucede, todavía existe la posibilidad de que se encuentre con clientes que no pueden pagar en efectivo, con cheque o que no tienen una tarjeta de crédito o débito. Por esa razón, no hay nada de malo en aceptar pagos de facturas desde pasarelas de pago en línea, como PayPal.
- Pagos móviles: También puedes configurar un sistema de pago en el que sólo necesitas leer un código de algún tipo usando tu teléfono móvil y recibirás el pago del cliente. Es una opción de pago bastante cómoda tanto para el vendedor como para el cliente.
- Pagos automáticos: Si su empresa realiza pagos recurrentes (por ejemplo, semanales, mensuales, trimestrales), es recomendable aceptar pagos automáticos. Básicamente, se trata de un sistema en el que transfieres una determinada cantidad de la cuenta de tu cliente a la tuya cada vez que llega la fecha de pago.
6. Ofrecer un plan de pago
Además de la falta de opciones de pago, es posible que sus clientes también tengan dificultades para pagarle debido a su falta de financiación. Dada la situación actual del mundo, esto es natural. Por lo tanto, en lugar de solicitar el pago directamente, puede ofrecer un plan.
Por ejemplo, puedes cobrar el 10% del coste cada mes para no presionar al cliente a cobrar todo el dinero de una vez.
Pensamientos finales
Cuando los clientes pagan tarde, puede provocar una interrupción del flujo de caja. Esto puede retrasar sus pagos a usted mismo, a sus contratistas y a sus proveedores. Por lo tanto, en la medida de lo posible, debe evitar recibir pagos de facturas atrasados. Por supuesto, una gran parte depende del comportamiento de tus clientes, pero como ya debes saber, el éxito de la facturación también depende en gran medida de tu estrategia.
