¿Cómo responde la pregunta del empleado sobre el recibo de sueldo? Bueno, eso es complicado, ¿no? Esta guía ofrece consejos sobre algunas formas rápidas de hacerlo y evitar los problemas que surgen de las disputas salariales.
Si le pregunta a cualquier gerente de recursos humanos cuál es su tarea más terrible, probablemente mencionará la gestión de nóminas. La razón de esto es simple. Podría decirse que el salario es lo más importante para un empleado, y no dudarán en ir directamente a su oficina para presentar quejas cuando encuentren algo que no comprendan en sus recibos de pago.
En el peor de los casos, podrían presentar una demanda si sienten que usted intentó defraudarlos intencionalmente, lo que puede ocasionarle serios problemas. Por lo tanto, como empleador, es importante estar siempre listo para responder todas las preguntas sobre los recibos de pago que le presenten sus empleados de una manera que los haga sentir satisfechos.
Esta guía ofrece consejos sobre algunas formas rápidas de hacerlo y evitar los problemas que surgen de las disputas salariales.
1. Tenga una explicación clara y sencilla en inglés de lo que significan los diferentes elementos del talón de pago
Es posible que a la mayoría de los empleados no les importe mucho el contenido del talón de pago, pero algunos revisarán cada detalle con detenimiento y harán preguntas a lo largo del camino. Por lo tanto, el mejor lugar para comenzar es asegurarse de que sus empleados comprendan un recibo de pago en detalle, incluido lo que implica cada parte.
Algunas partes pueden ser sencillas, como por ejemplo:
- Tarifa por hora: la tarifa por hora es el pago que recibe un empleado por cada hora de trabajo. Por lo general, se expresa en dólares y centavos por hora y puede variar según la clase y el estado del empleado.
- Horas trabajadas y horas extras: esta sección indica las horas trabajadas durante el período de pago, incluidas las horas extras.
- Salario bruto/salario neto: el salario bruto son los ingresos totales del empleado antes de las deducciones, mientras que el salario neto es lo que se llevan a casa después de las deducciones y beneficios.
El recibo de sueldo generalmente no es un documento grande y, por lo tanto, muchos empleadores tienden a utilizar abreviaturas para ahorrar espacio. Desafortunadamente, las abreviaturas pueden resultar confusas para su empleado y es posible que deba aclarar lo que significan.
Además, las abreviaturas utilizadas en un talón de pago pueden variar según el empleador, el estado y el sistema de nómina. Pero existen algunas abreviaturas estándar que puede encontrar en casi cualquier recibo de pago, como por ejemplo:
el último año
Todos los recibos de pago tendrán una abreviatura YTD. La mayoría de los empleados pueden preguntarse lo que significa YTD en un recibo de sueldobuscando así obtener respuestas de usted.
YTD es el acrónimo de año hasta la fecha. Representa los ingresos obtenidos por un empleado hasta la fecha de su último pago. Por ejemplo, si un empleado ha estado trabajando de enero a junio, su YTD mostrará su salario bruto para todos los meses hasta junio.
Hay varios tipos de valores YTD que quizás desee comprender.
Este valor hasta la fecha indica el salario bruto ganado durante los meses anteriores deducciones fiscales. Esto significa que el salario bruto en lo que va del año puede ser mayor que lo que el empleado se lleva a casa, por lo que debe dejárselo claro.
Este valor hasta la fecha indica lo que el empleado recibe en el banco después de las deducciones legales.
Este valor hasta la fecha indica el ingreso total del empleado y puede incluir horas extras y cualquier ingreso adicional por encima de su salario base. También puede contener información sobre pagos de Seguro Social, Medicare y impuestos sobre la renta.
- Rentabilidad del año hasta la fecha (YTD)
Es posible que este valor hasta la fecha no aparezca en un recibo de sueldo, ya que se relaciona más con las ganancias o pérdidas realizadas por el empleado en sus inversiones.
FICA
FICA (Ley Federal de Contribuciones al Seguro) es la ley federal que le otorga al empleador el derecho de retener ciertos impuestos en nombre del gobierno federal. Habrá dos deducciones FICA en el talón de pago de un empleado; uno para la seguridad social y el otro para Medicare.
El impuesto de seguridad social se aplica a una tasa del 6,2% del salario bruto de un empleado, con un límite máximo que cambia cada año, mientras que Medicare se aplica a una tasa del 1,45% del salario bruto.
Los impuestos FICA se destinan a financiar programas de seguro social que brindan beneficios a jubilados, discapacitados y otros servicios sociales.
Futa
La Ley Federal del Impuesto al Desempleo (FUTA) es una ley federal que exige a los empleadores retener el impuesto al desempleo utilizado para financiar los programas de beneficios para desempleados. FUTA se aplica a una tasa del 6 por ciento sobre los primeros $7,000 ganados por un empleado en un año calendario.
Sin embargo, un empleado puede disfrutar de créditos de hasta el 5,4 por ciento en el impuesto después de cumplir con los requisitos fiscales de beneficios de desempleo de su estado, lo que reduce el impuesto al 0,6 por ciento.
Existen exenciones para ciertos tipos de empleados, lo que puede resultar confuso para algunos empleados, por lo que querrás asegurarte de aclarar todo a cada empleado según su clase. La principal diferencia entre FICA y FUTA es que FICA atiende principalmente a beneficios de desempleo, mientras que FICA atiende a servicios sociales y Medicare.
toma de fuerza
PTO es tiempo libre remunerado y se refiere al tiempo libre del trabajo mientras el empleado aún recibe el pago regular. El PTO puede incluir licencia por enfermedad, vacaciones y cualquier tiempo libre otorgado por el empleador.
En la mayoría de los casos, el PTO aparece en el recibo de sueldo como una línea separada, junto con la cantidad de días y horas tomadas y el pago ganado durante el tiempo libre.
401(k)
si ofreces planes 401(k) Para sus empleados, algunos pueden optar por contribuir a sus planes 401(k). Si este es el caso, deberá retener su contribución antes de impuestos e indicarlo en el recibo de sueldo.
Es importante informar a los empleados que las deducciones aparecerán en sus recibos de sueldo si deciden contribuir a su 401(k).
2. Cree un portal de nómina de empleados
Si es un empleador de pequeña escala, puede manejar las preguntas sobre los recibos de pago a medida que surjan. Pero manejar las preguntas a medida que surgen puede ser un desafío para una organización con muchos empleados.
En tales circunstancias, es mejor crear un portal para empleados donde sus empleados puedan acceder a toda la información que necesitan sobre su salario sin tener que acudir a usted directamente.
También puede incluir una base de conocimientos donde los empleados puedan acceder a respuestas a algunas de las preguntas más comunes que puedan tener sobre los recibos de pago. Un portal para empleados también permite a los empleados descargar recibos de pago si pierden el original y proporciona un desglose de toda la información de pago, lo que puede ayudar a corregir discrepancias.
3. Incluir la educación sobre recibos de pago como parte del proceso de incorporación
Es posible que algunos empleados tengan un conocimiento básico de sus recibos de pago cuando se unen a su organización, mientras que otros no. Al incluir educación sobre recibos de pago como parte del proceso de incorporación, puede lograr que todos los empleados estén en sintonía sobre los recibos de pago desde el principio, mejorar su comprensión y, en última instancia, reducir la cantidad de preguntas que pueden surgir más adelante.
4. Personaliza tus recibos de sueldo
Los recibos de pago se pueden personalizar para satisfacer cualquier necesidad. Por ejemplo, si nota que la mayoría de las preguntas se refieren a una sección específica del recibo de pago, puede realizar cambios en esa sección para que sus empleados la entiendan más.
La mayoría de los generadores de recibos de pago en el mercado permiten la personalización, por lo que solo necesita realizar el cambio una vez y se reflejará en todos los recibos de pago que cree después de los cambios.
5. Ofrezca capacitación sobre nómina a los empleados
Incluir educación sobre el recibo de sueldo como parte del proceso de incorporación es una excelente manera de informar a todos los empleados sobre todo lo que deben comprender sobre su enumeración. Si no hubiera ofrecido el mismo tipo de capacitación a sus empleados actuales, podría considerar ofrecer capacitación en el trabajo sobre el mismo.
No es necesario que ofrezca capacitación sobre nómina como un curso independiente. Puedes incluirlo como complemento al ofrecer otros cursos de formación. Alternativamente, puede hacer que un miembro de su equipo de recursos humanos ofrezca capacitación por partes durante las reuniones de su oficina.
Hay varias cosas que quizás desees considerar al diseñar tus cursos de capacitación. Por ejemplo, es posible que desee considerar las preguntas más frecuentes formuladas por sus empleados, su nivel de comprensión y la eficacia de la capacitación en otras organizaciones.
6. Deje abierta la puerta a las preguntas
Los empleados responderán a la capacitación de manera diferente. Por lo tanto, ya sea que ofrezca educación sobre el recibo de sueldo durante el proceso de incorporación, siempre habrá ese empleado que no entienda todo y querrá hacer preguntas.
En otras ocasiones, el empleado que entendió todo puede notar discrepancias en sus recibos de pago. De cualquier manera, los empleados necesitarán saber que sus inquietudes tendrán audiencia.
El mejor enfoque para abordar estas inquietudes sería informar a sus empleados que su oficina de nómina siempre está abierta para preguntas y aclaraciones sobre cualquier tema. Además, también puede considerar capacitar a los empleados de su oficina de finanzas sobre cómo manejar consultas de nómina para minimizar las posibilidades de conflictos.
Ultimas palabras
Como empleador, siempre debe estar dispuesto a responder todas las preguntas de los empleados sobre los recibos de pago. Lo mejor de esto es que ayuda a los empleados a comprender su estructura salarial y sus beneficios, lo que genera una comunicación abierta con su empleador y una mayor productividad.
Por otro lado, ignorar las preguntas sobre los recibos de sueldo tendrá el efecto contrario. Es posible que responder preguntas no sea fácil, pero los consejos destacados en esta publicación pueden ayudarlo a hacerlo más fácil.
