Siete formas en que el uso de procesos de nómina manual está perjudicando su negocio

Si todavía está utilizando procesos manuales para administrar su nómina, lo más probable es que le hayan preguntado “¿por qué?”. Tal vez simplemente no tenga ganas de invertir en software de nómina. Quizás no esté seguro de poder confiar en una computadora para administrar sus finanzas, o tal vez simplemente no quiera tomarse el tiempo para implementar un nuevo sistema de administración de nóminas. Cualquiera sea su razón, la verdad es que se beneficiará mucho al cambiar a un sistema digital, incluso si el proceso de implementación es un pequeño inconveniente. Por supuesto, si aún no está convencido (y si aún no ha cambiado, ¡asumimos que no lo está!), Aquí hay siete desventajas innegables de usar procesos de nómina manuales en lugar de un enfoque basado en software para su nómina. .

1. Los procesos manuales son ineficientes

Administrar la nómina por su cuenta requiere horas de esfuerzo cada semana, lo que le quita tiempo a otras tareas valiosas que podría estar haciendo en su lugar. Si desea maximizar el potencial de su negocio, es importante que asigne su tiempo de manera inteligente, y es probable que haya algo más beneficioso que podría estar haciendo en lugar de cálculos de nómina. Afortunadamente, una vez que haga el cambio para usar software, la nómina solo tomará minutos, en lugar de horas, de su tiempo cada semana. Y al usar el software y monitorear las computadoras, puede rastrear el trabajo de sus empleados para mejorar su productividad, lo que lo ayudará a diferenciar a los empleados excelentes y promedio. Esta práctica convertirá su oficina manual en un sistema de oficina inteligente.

2. Son propensos a errores

Incluso las personas más precisas cometen errores de vez en cuando. Desafortunadamente, esto es especialmente perjudicial si está utilizando procesos manuales para administrar su nómina, ya que es posible que deba volver a calcular la nómina completa a mano. No tendrá este problema con el software de administración de nóminas; el sistema calcula con precisión los ingresos brutos de los empleados, aplica los impuestos / deducciones aplicables y calcula los cheques de pago individuales correctamente la primera vez.

3. Tardan demasiado en calcular

Los cálculos simples de ingresos brutos pueden no tardar mucho en determinarse, pero una vez que se incluyen los impuestos federales, estatales y locales junto con las deducciones individuales (tanto voluntarias como no voluntarias), rápidamente se vuelve obvio que los cálculos de nómina no son una tarea pasajera. El problema empeora a medida que incorpora más empleados, lo que hace que los esfuerzos de expansión obstaculicen su negocio, no lo ayuden. Sin embargo, dado que el software de nómina calcula automáticamente su nómina a medida que ingresa la información de T&A, nunca tendrá que preocuparse por atrasarse o abrumarse con una larga lista de cálculos de nómina.

4. Cambio de leyes fiscales

Las leyes fiscales federales cambian de vez en cuando, pero también lo hacen los impuestos estatales y locales. Desafortunadamente, no estar al tanto de estos cambios no es una excusa adecuada para ninguna autoridad fiscal, por lo que se le hará responsable y posiblemente incluso se le imponga una multa en caso de que cometa un error. Las plataformas de nómina en línea se actualizan constantemente con las últimas leyes fiscales, lo que significa que nunca tendrá que preocuparse por aplicar las tarifas incorrectas (o las multas que acompañan a estos errores de cálculo).

5. Los empleados remotos tienen diferentes leyes fiscales

Hacer un seguimiento de los cambios en las leyes fiscales locales es bastante complicado, pero si emplea trabajadores remotos, también deberá realizar un seguimiento de sus leyes fiscales locales. Si está calculando la nómina manualmente, este proceso rápidamente consume mucho tiempo, ya que debe investigar todas las jurisdicciones relevantes y sus diversas leyes fiscales para asegurarse de que está calculando todos los impuestos aplicables. Sin embargo, esto no será un problema si usa una plataforma de nómina en línea, ya que el sistema ya tiene la información fiscal más reciente y la aplicará por empleado.

6. Usted mismo debe manejar la distribución de la nómina

Después de realizar todos los cálculos de nómina necesarios para asegurarse de que cada empleado reciba una compensación adecuada, aún deberá distribuir un cheque de pago a cada empleado. Si solo emplea a unos pocos trabajadores y les paga mediante cheque, es posible que pueda arreglárselas con este enfoque, pero una vez que su negocio se expanda y comience a pagarles mediante depósito directo, el enfoque manual se vuelve rápidamente impráctico (¡y requiere mucho tiempo! ). Los sistemas de nómina en línea como UZIO pueden manejar esto por usted, distribuyendo los cheques de pago automáticamente en su nombre.

7. Los empleados no tienen una opción de autoservicio

Si administra su nómina manualmente, los empleados deberán acudir directamente a usted si tienen alguna pregunta sobre su cheque de pago, pasado o presente. Esto puede presentar un problema si tiene un personal particularmente curioso, pero como su empleador, es su responsabilidad responder cualquier pregunta sobre sus cheques de pago. Atender cada pregunta personalmente puede volverse abrumador rápidamente, pero ahí es donde el software de nómina en línea puede ayudar. Al proporcionar un portal en línea completo con toda su información de nómina y beneficios, los empleados pueden encontrar las respuestas a sus preguntas por sí mismos, lo que reduce la cantidad de preguntas que debe responder personalmente.
Por supuesto, esta no es una lista completa de los beneficios que puede brindar el uso del software de administración de nóminas, ¡pero ciertamente es un comienzo! Para obtener una visión más detallada de las características y beneficios específicos de usar una plataforma de nómina en línea, ¡haga clic aquí!

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