Microsoft Word är packat med så många funktioner att du kan producera i stort sett vad du vill med det. Men dessa funktioner resulterar inte alltid i den sorts vackra, högkvalitativa och professionella dokumentdesign som du kan förvänta dig.
Det är en sak att veta allt om Microsoft Word, alla dess krångligheter och egenheter och funktioner – det är något helt annat att veta vad som gör ett bra dokument. Här visar vi dig hur du formaterar ett Word-dokument för att få det att se professionellt ut.
1. Håll det enkelt, mindre är mer
Vill du veta hur man får ett Word-dokument att se bra ut? Håll det enkelt och dra nytta av de dolda funktionerna som Microsoft Word kommer med. Om du kommer ihåg en sak från den här artikeln, låt det vara den här, och du kommer att kunna fatta rätt designbeslut i framtiden!
När du skriver ett dokument bör innehållet vara i fokus. Riktlinjer för dokumentformatering finns för att göra innehållet lättare att läsa och smälta. Eliminera frestelsen att introducera iögonfallande element som bara tjänar till att distrahera. Maximera blanksteg. Håll din formulering stram och revidera alla ordrika meningar eller stycken. Enkla och minimala regler överlag.
2. Välj ett sammanhangsanpassat typsnitt
Ditt första stora designbeslut bör vara vilket typsnitt du ska använda. Traditionell kunskap säger det serif teckensnitt är lättare att läsa i tryckta dokument sans serif teckensnitt är bättre för ögonen när de läses på en digital skärm.
Bra exempel på serif-teckensnitt inkluderar Garamond, Georgia, Hoefler Text och Palatino, medan bra exempel på sans-serif-teckensnitt inkluderar Arial, Gill Sans, Helvetica och Lucida Sans.
Skippa Comic Sans om du vill undvika ett av de vanligaste misstagen i presentationsdesign. Och vad du än använder, håll dig till samma typsnitt genom hela dokumentet. Om så önskas kan du använda ett annat typsnitt för rubriker.
3. Använd standard teckenstorlek och färg
Du kan inte lära dig att formatera ett Word-dokument så att det ser professionellt ut utan att vara uppmärksam på textens utseende. Affärs- och akademiska uppsatser används i allmänhet 12-punkts teckenstorlekarsom ger de mest läsbara styckena när de används i kombination med riktlinjerna som diskuteras nedan för sidstorlek, marginaler och radavstånd.
Vissa informationstäta rapporter kan ibland gå ner till 10-punkts teckenstorlek, men aldrig mindre än så.
I allmänhet är det bäst att håll händerna borta från allt som har med färger att göra, speciellt för tryckta dokument. Du måste betala mer för färgbläcket, och det kommer inte att överföras om dokumentet någonsin kopieras. För digitala dokument, reservera färgad text för kritiska varningar och liknande. Föredrar att betona att använda fetstilt och kursiv text.
4. Använd standard sidstorlek och marginaler
Nästan alla kontorsdokument skrivs ut som standard 8½” x 11″ sidor, känd som US Letter-storlek (även känd som A4 på andra ställen, vilket är 210 mm x 297 mm). Detta är den enda storleken som garanterat är tillgänglig oavsett vilken skrivare du använder.
När det gäller marginaler kräver de flesta stilmanualer och stilguider en 1″ marginal på alla sidor av sidan, vilket ger den bästa läsbarheten för radlängder och tillåter skriftliga anteckningar vid behov. Men om dokumentet ska bindas in i en pärm kanske du vill öka sidomarginalerna till 1½” för att rymma ringarna.
5. Justera stycken till vänster
Du kan bli frestad att använda berättigad anpassning eftersom det är vad som används i tidningar och romaner och vissa läroböcker, men det är fel val för kontorsdokument och akademiska dokument. Varför är det viktigt att göra ett dokument formellt? Utan formaliteter blir ditt dokument oläsligt.
Vad du vill är vänsterjustering för text. Detta ger ojämnheter på höger sida av stycken, men det behåller bokstavsmellanrum som avsett för vilket typsnitt du än använder, och det betyder optimal läsbarhet. Annars kan du hamna i typografiska floder, som är extremt distraherande och helt enkelt ser fula ut.
6. Dra in de första raderna av stycken
Stycken bör inte ha något extra avstånd mellan dem, och de första raderna av stycken bör dras in för att få varje stycke att sticka ut. Det enda undantaget är för stycken som direkt följer en avsnittsrubrik, som kan lämnas oindragen eftersom det omgivande sammanhanget gör det tydligt att det är ett eget stycke.
En allmän tumregel är att göra indragsstorleken lika stor som teckenstorleken. Se till att du använder Words styckestilsfunktioner för att hantera indragen istället för att använda Flik nyckel!
7. Placera bilder mellan stycken
Det kan vara okej att placera bilder i ett stycke och låta den omgivande texten flöda runt den, och om din organisation föredrar det på det sättet, gör det. Men generellt sett kan det skada läsbarheten, särskilt i datadrivna rapporter.
Det säkraste alternativet, särskilt för grafer och diagram och tabeller, är att lägg bilder mellan stycken och håll dem mittinriktade. På så sätt tävlar dina bilder aldrig om uppmärksamheten med den omgivande texten. Det hjälper också bildtexter att sticka ut.
8. Välj Kontext-lämplig radavstånd
Rätt val för radavstånd (det blanksteg som skiljer en textrad från nästa textrad) beror verkligen på vilken typ av dokument du skriver.
Akademiska uppsatser bör först följa eventuella akademiska stilguider på plats, föredrar sedan dubbla mellanrum om ingen stilguide finns. Affärs- och kontorsdokument tenderar att vara enstaka avstånd för att minimera antalet sidor som behövs vid utskrift, men digitala dokument kan vara lättare att läsa om de är placerade på någonstans mellan 120-150 procent.
9. Bryt upp text med rubriker och listor
Ju längre dokumentet är, desto viktigare blir rubrikerna. Skulle du hellre läsa en 20-sidig rapport som bara är en vägg av text från ände till slut? Eller en 30-sidig rapport som är organiserad i rätt avsnitt, underavsnitt och rubriker? Jag föredrar det senare varje gång.
Listor är också bra för att bryta upp väggar av text och dra ögonen till viktiga punkter. Använda sig av numrerade listor när man räknar en uppsättning artiklar (t.ex. “de fem egenskaperna hos en framgångsrik entreprenör”) eller när man tillhandahåller steg-för-steg-instruktioner. Annat, punktlistor är bra. Se bara till att undvika överanvändning av listor, vilket försämrar läsbarheten från din Word-dokumentdesign.
Detta är särskilt viktigt när det gäller att använda Word för att formatera ett manus.
10. Separera sektioner med pauser
När du vill lära dig hur du får din rapport att se professionell ut måste du bekanta dig med avsnittsbrytningar. I Microsoft Word, avsnittsbrytningar låter dig särskilja vissa sidor med ändringar i orientering, kolumner, sidhuvuden, sidfötter, sidnummer och mer. Avsnittsbrytningar finns i fyra former:
Nästa sida: Börja nästa avsnitt på nästa sida. Kontinuerlig: Starta nästa avsnitt på den aktuella sidan. Jämn sida: Börja nästa avsnitt på nästa jämna sida. Udda sida: Börja nästa avsnitt på nästa jämna sida.
Om ditt dokument är tillräckligt stort för att behöva kapitel är detta det bästa sättet att formatera dem på ett rent sätt. Varje kapitel bör göras med en “Nästa sida” sektionsbrytning, eller “Jämn sida” eller “Uda sida” avsnittsbrytningar om du ska placera den i en pärm. Vi har också visat hur man tar bort sidbrytningar om det behövs.
Lär dig hur du formaterar ett Word-dokument så att det ser professionellt ut
Om inte din organisation eller skola kräver en specifik layout och format, kan du hoppa över det hårda arbetet med att skapa din egen mall och bara ladda ner en istället. Detta hjälper dig att snabbt uppnå en professionell dokumentdesign.
Om författaren
Emma Roth (557 publicerade artiklar)
Emma var tidigare senior skribent och juniorredaktör för den kreativa sektionen. Hon tog examen med en kandidatexamen i engelska och kombinerar sin kärlek till teknik med skrivande.
Mer från Emma Roth
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
