Gmail är stolta över att ha en marknadsandel av 1,8 miljarder användare: en betydande del av planetens totala mänskliga befolkning. Men bara ett fåtal vet hur man sakkunnigt navigerar och optimerar sin produktivitet.
I den här guiden tittar vi på några av de knep du kan använda för att få ut så mycket som möjligt av Gmail.
1. Skapa ett Gmail-alias
Skapa en Gmail alias kan vara särskilt praktiskt om du har flera e-postadresser och vill ha en tidsbesparande metod för att hantera alla dina meddelanden inom en enda plattform.
Låt oss till exempel överväga ett scenario där du har två e-postadresser: “[email protected]“och”[email protected]“. Här är stegen för att upprätta ett permanent alias för den senare, och se till att alla e-postmeddelanden som skickas till “[email protected]” vidarebefordras automatiskt till “[email protected]“.
När du väl har loggat in GmailLeta upp och klicka på redskap ikonen och klicka på inställningar i det övre högra hörnet av skärmen.
En rullgardinsmeny visas, välj “Se alla inställningar“.
Inom inställningar menyn, lokalisera och navigera till menyn “konton” ögonfrans. Scrolla ner till avsnittet “Kontrollera e-post från andra konton” och klicka “Lägg till ett e-postkonto“alternativ.
Ett nytt fönster kommer att dyka upp som ber dig att ange den e-postadress du vill skapa som ett alias. I det här fallet anger du “[email protected]” och klicka “Nästa”-knappen för att fortsätta.
I det här fönstret kommer du att bli ombedd att ange lösenordet för den e-postadress du vill lägga till som ett alias. Observera att lösenordet som refereras här är det du använder för att logga in på den specifika e-postadressen och ditt respektive konto.
När du har skrivit in lösenordet korrekt, fortsätt genom att klicka på “Lägg till konto” knapp.
Följ instruktionerna för att verifiera att du äger e-postadressen”[email protected]“. Vanligtvis innebär detta att du klickar på en verifieringslänk som skickas till den angivna e-postadressen.
När du har slutfört verifieringsprocessen kommer Gmail att ställa in aliaset. Följaktligen kommer du att kunna skicka e-postmeddelanden från ditt huvudsakliga Gmail-konto medan du använder “[email protected]”adress som ett alternativt alias.
Dessutom kan alla e-postmeddelanden adresserade till “[email protected]“kommer automatiskt att vidarebefordras till”[email protected]“, vilket gör att du enkelt kan komma åt och hantera all din e-postkorrespondens i ditt huvudsakliga Gmail-konto.
Genom att använda detta tillvägagångssätt kan du effektivt hantera flera e-postadresser, konsolidera dina kommunikationskanaler och njuta av bekvämligheten med att ha alla dina meddelanden lättillgängliga på en centraliserad plats.
2. Skicka stora filer i Gmail
Som standard är gränsen för bilagor för Gmail 25 MB, vilket innebär att du bara kan bifoga dokument som inte överstiger 25 MB. Om dina filer överskrider den angivna gränsen lägger Gmail automatiskt till en Google Drive-länk till e-postmeddelandet istället för att inkludera det som en bilaga.
Så vad gör du om dina filer är större än 25 MB? Lösningen är ganska enkel.
Ladda bara upp den enorma filen till Google Drive. Skriv sedan ett nytt e-postmeddelande och klicka på länken Google Drive som leder dig till den uppladdade filen.
3. Aktivera automatisk förflyttning i Gmail
För att aktivera automatiskt framsteg inslag i Gmailsom automatiskt tar dig till nästa e-postmeddelande efter att du har arkiverat, raderat eller tystat en konversation, kan du följa dessa steg:
Öppna Gmail och logga in på ditt konto, klicka sedan på kugghjulsikonen i det övre högra hörnet av Gmail-gränssnittet, vilket öppnar inställningar meny.
Från rullgardinsmenyn väljer du “Se alla inställningar“.
I det inställningar sida, navigera till “Avancerad” ögonfrans. Scrolla ner till “automatiskt framsteg”Sektion och välj Tillåta Radio knapp.
När du har valt den inställning du vill ha automatiskt förflyttning, scrolla till botten av sidan och klicka på “Spara ändringar”För att tillämpa de nya inställningarna.
Efter aktivering automatiskt framstegVarje gång du vidtar åtgärder på ett e-postmeddelande, som att arkivera, ta bort eller stänga av en konversation, kommer Gmail automatiskt att läsa in nästa e-postmeddelande baserat på alternativet för automatisk avancering du har valt.
4. Schemalägg ett e-postmeddelande i Gmail
Ibland kanske du vill schemalägga ett e-postmeddelande som ska skickas till senare, vilket kan bero på tidsskillnaden mellan dig och mottagaren som bor i en annan tidszon. Att schemalägga e-postmeddelanden är också bekvämt för personer som arbetar på udda timmar.
För att schemalägga ett e-postmeddelande i Gmail, klicka på “Att komponera“För att skapa ett nytt e-postmeddelande och ange mottagarens e-postadress, ämne och komponera innehållet i ditt e-postmeddelande som du normalt skulle göra.
Nu istället för att klicka på “Skicka”, klicka på nedåtpilen bredvid Skicka och välj “Schemalägg frakt“. Du kommer att presenteras med en lista med föreslagna tider eller möjlighet att välja ett anpassat datum och tid.
När du har valt datum och tid klickar du på “Schemalägg frakt”För att bekräfta och schemalägga din e-post.
5. Skapa flera signaturer i Gmail
Du kan skapa flera e-postsignaturer för olika mottagargrupper. För att göra detta, klicka på ‘inställningar‘ ikon, följt av ‘Se alla inställningar‘.
Klicka sedan ‘Allmän‘ fliken och navigera till ‘Signatur‘ sektion. Om du inte redan har en signatur måste du skapa en genom att klicka på ‘Skapa ny‘.
Nedan är ett exempel på en e-postsignatur.
Du kan lägga till flera signaturer genom att klicka en gång till på knappen ‘Skapa ny‘ och fyller i din signatur. När du skriver ett nytt e-postmeddelande kan du välja din föredragna e-postsignatur.
När du är klar, scrolla ner och klicka på ‘Spara ändringar‘. Nästa gång du skriver ett e-postmeddelande klickar du på ‘Signatur‘ och välj ditt föredragna signaturnamn, vilket kommer att infoga den associerade signaturen längst ned i e-postmeddelandet.
6. Ångra ett skickat e-postmeddelande i Gmail
Har du skickat ett mejl av misstag? Eller kanske du har glömt att ta med alla detaljer? Eller så kanske du skickade det till fel person. Om så är fallet, oroa dig inte. Gmail låter dig också dra tillbaka ett meddelande direkt efter att du har skickat det.
Att ta bort ett e-postmeddelande är en enkel procedur. Men standardinställningen för Ångra sändning låter dig bara dra tillbaka eller avbryta ett e-postmeddelande som skickades för högst 5 sekunder sedan.
För att justera tiden under vilken du kan ångra ett skickat meddelande, klicka på ‘inställningar‘ikonen och välj sedan ‘Alla inställningar‘. Bläddra sedan och leta upp ‘Ångra sändning‘. Du kan sedan ställa in avbokningstiden till 5, 10, 20 och 30 sekunder.
Scrolla ner och klicka på ‘Spara ändringar‘. För att testa det, skriv ett testmeddelande och klicka på ‘Ångra‘ för att ta bort e-postmeddelandet.
7. Skapa e-postmallar i Gmail
Att skriva samma e-post om och om igen är mödosamt och tidskrävande. Om du har för vana att skriva samma e-postmeddelande hela tiden, kan du spara tid och energi genom att skapa en mall.
I det ‘Se alla inställningar‘ sida, klicka på ‘Avancerad‘fliken och sedan Tillåta mallfunktionen som anges. Klicka sedan ‘Spara ändringar‘.
Klicka sedan “Att komponera” för att öppna ett nytt e-postfönster, klicka sedan på menyikonen med tre punkter längst ner till höger i skrivfönstret. I menyn placerar du markören på “Mallar” och välj sedan “Spara utkast som mall” följd av “Spara som ny mall“.
Ett popup-fönster visas där du kan ange ett namn för din mall. Välj ett beskrivande namn som hjälper dig att enkelt identifiera mallen.
8. Ordna Gmail-flikar
Gmail Den sorterar din inkorg intelligent i flera kategorier som presenteras som flikar. Som standard finns det tre flikar: Primär, Kampanjeroch Social.
Han ‘Primär‘ innehåller e-postmeddelanden som anses viktiga och därför första prioritet. Han ‘KampanjerFliken “, som namnet antyder, innehåller reklammeddelanden och medan “SocialFliken ‘ innehåller e-postmeddelanden från sidor på sociala medier.
Du kan lägga till eller ta bort flikar som du vill. För att göra detta, klicka på ‘Inställningar’“ikon välj sedan”Se alla inställningar‘. Klicka sedan ‘Inkorg‘ ögonfrans. I det “Inkorgstyp“, Välj Standard.
Kontrollera sedan de kategorier du vill visa som flikar. I det här exemplet har vi markerat “Uppdateringar‘ och ‘Forum‘kategorier.
Scrolla sedan ner och klicka på ‘Spara ändringar‘ för att tillämpa de ändringar som gjorts. Den här gången visas alla flikar som visas.
9. Aktivera meddelandeförhandsgranskningsfönstret i Gmail
Om du klickar på ett e-postmeddelande i din inkorg utökas det vanligtvis på ett sådant sätt att innehållet i e-postmeddelandet tar upp hela inkorgsområdet. För att gå tillbaka måste du klicka på bakåtpilen eller inkorgsalternativet i det vänstra sidofältet. Detta kan vara tidskrävande och besvärligt om du förhandsgranskar flera e-postmeddelanden.
En snabbare lösning är att konfigurera Gmail för att visa en förhandsgranskningspanel som visas till höger eller längst ned i inkorgsområdet.
För att göra detta, klicka på ikonen ‘Inställningar’ igen och välj ‘Se alla inställningar‘. Klicka sedan ‘Inkorgfliken ‘ och scrolla sedan till ‘Läspanel‘ och kryssa i rutan ‘Aktivera läsrutan‘ alternativ.
Scrolla sedan ner och klicka på ‘Spara ändringar‘.
Gå nu tillbaka till huvudgränssnittet och klicka på ‘Växla läge för delad panel‘ och välj vertikal eller horisontell delning. Bilden nedan är en representation av den vertikala delade orienteringen med e-postdetaljerna som visas i läsrutan till höger om e-postmeddelandena i inkorgen.
10. Skapa e-postfilter i Gmail
Filter är regler som dikterar hur Gmail hanterar inkommande e-post. Dessa regler utgör grunden för hur Gmail hanterar e-postmeddelanden genom att organisera din inkorg på bästa möjliga sätt för att undvika röran.
Filter tillhandahåller en mängd kraftfulla filtreringsalternativ som låter dig ta bort oönskade e-postmeddelanden som reklam- och marknadsföringsmeddelanden. Du kan arkivera, vidarebefordra, ta bort och tillämpa andra regler på inkommande e-postmeddelanden för att säkerställa att endast viktiga e-postmeddelanden får din uppmärksamhet.
Öppna inställningar menyn och från rullgardinsmenyn, välj “Se alla inställningar” och klicka “Filter och blockerade adresser”Flik finns längst upp.
För att skapa ett filter, klicka på “Skapa ett nytt filter”, öppnas ett formulär för skapande av filter med en lista med attribut för att ställa in filtreringskriterier.
- Av: Filtrerar inkommande e-postmeddelanden från specifika e-postadresser.
- TILL– Filtrerar e-postmeddelanden som skickas till en specifik e-postadress.
- Ämne: Filtrerar e-postmeddelanden som innehåller ett specifikt e-postämne.
- har orden– Filtrerar e-postmeddelanden som innehåller specifika ord.
- har inte: Filtrerar e-postmeddelanden som inte innehåller specifika sökord.
- har anknytning: Filtrerar e-postmeddelanden som innehåller bilagor av vilken typ som helst.
- Inkludera inte chattar: Ignorera chattar från chattappen när du använder filter.
- Storlek: Filtrerar e-postmeddelanden som är större eller mindre än den angivna storleken.
Du kan använda ett eller en kombination av dessa alternativ och när du är klar klickar du på ‘Skapa filter‘ knapp.
För att lista de tillämpade filtren, klicka på ‘inställningar‘ikonen och välj sedan ‘Se alla inställningar‘. Klicka sedan ‘Filter och blockerad adress‘ för att visa filtret.
Slutsats
Det här är några av Gmail-tricken du kan använda för att öka din produktivitet medan du arbetar. Vi hoppas att du tyckte att den här guiden var användbar.
