Microsoft Teams har blivit en viktig del av livet för dem som arbetar hemifrån. Människor använder det för kommunikation, samarbete och möten, men använder de det till sin fulla potential? Är du?
Här är några tips och tricks som hjälper dig att se till att svaret är “ja”.
1. @Mentions kan filtrera meddelanden
Om du får en konstant störtflod av meddelanden kan det vara en utmaning att hänga med i varje konversation. Ett bra sätt att spåra kommunikation och uppdateringar är att använda @omnämnanden för att filtrera aktivitet.
Så här filtrerar du efter omnämnanden:
- Klicka på aktivitet. Klicka på filterknappen. Välja @nämner.
Och du är bra att gå!
2. @Mentions kan hjälpa till att skicka meddelanden
Omnämnanden kan vara användbara på mer än ett sätt. Förutom att hjälpa dig filtrera meddelanden kan du också använda dem för att skicka direkta.
Så här fungerar det:
- Gå till sökfältet och @nämn personen du vill skicka ett meddelande till. Tryck Stiga på. Skriv ditt meddelande. Tryck Stiga på om igen.
Det är ett enkelt sätt som sparar tid och låter dig behålla fokus utan att flytta från ett fönster till ett annat.
3. Behöver du hjälp med att översätta något? Teams kan hjälpa till
Microsoft Teams möjliggör in-line chattöversättning, vilket hjälper dig och dina utländska medarbetare och kunder att hålla kontakten.
För att använda översättningsfunktionen måste du:
- Gå till meddelandet med texten du vill översätta. Klicka på ellipserna. Klick Översätt. Titta igenom de språk som stöds. Välj den du behöver.
4. Markera som oläst så att du kan läsa det senare
Om du är i ledningen måste du vara uppmärksam på många människor som gör många olika uppgifter. Det är mer än troligt att du kommer att läsa ett meddelande, men innan du svarar kommer ett annat att dyka upp för att stjäla ditt fokus, och du kan sluta glömma det föregående. För att förhindra att det händer, spela det säkert och markera meddelanden som olästa, så att du inte glömmer att återkomma till dem.
Hur gör man det:
- Klicka på ellipserna på meddelandet du vill markera. I popup-fönstret som visas trycker du på ‘markera som oläst.’
Gör detta, och distraktioner eller inte, du kommer ihåg att komma tillbaka till meddelandet.
5. Koppla ihop nya lag med gamla
Varje gång du skapar ett nytt team skapar du också en ny grupp. Du måste vara försiktig så att du inte glömmer det om du planerar att lägga till ett nytt lag till en redan befintlig grupp. Om du inte ansluter det nya teamet till den befintliga gruppen kommer Microsoft Teams att utse en ny åt dig, vilket leder till onödig överbeläggning.
Så här skapar du ett team för en redan befintlig grupp:
- Klick Ansluta sig eller Skapa ett team. Välj Skapa team. Välja Skapa från…, och plocka Microsoft 365-gruppen. Tryck på den grupp du vill ha, och det är allt.
Det är en enkel process som kan hjälpa dig att hålla ett snyggt utrymme och spåra alla lag under alla dina grupper mycket enklare.
6. Lag har bokmärken─Använd dem
Internetanvändare är vana vid att bokmärka sidor när de surfar, men visste du att Teams låter dig bokmärka innehåll också? Du kan enkelt bokmärka bilagor eller meddelanden och återkomma till dem när det behövs. Det sparar dig besväret med att behöva titta igenom alla dina chattar för att hitta en viktig information. Till exempel,
Så här bokmärker du:
- Gå till chatten som innehåller informationen. Klicka på ellipserna överst i meddelandet. Välj för att spara meddelandet.
För att gå till sparade bokmärken senare: Skriv ”/sparad” i sökfältet.
Så enkelt är det.
7. Dra och släpp team för att organisera dem som du vill
Projekt som dina team arbetar med tenderar att ha olika deadlines och prioriteringar, så det är användbart att ha möjlighet att rangordna dem. Microsoft Teams låter dig dra och släppa team i den ordning du vill att de ska visas baserat på dina preferenser.
Följ dessa steg:
- Klicka och dra laget du vill flytta. Skärmen blir grå. Flytta lagen i vilken ordning du vill.
Du kan placera dem i prioritet, baserat på deadlines, och till och med i alfabetisk om det hjälper ditt arbete.
8. Fäst en app för att hålla den synlig
När du aktivt använder en app i Teams visas dess ikon i navigeringsfönstret. Men ikonen försvinner när du flyttar bort. Varför inte ha den kvar där och vara lättillgänglig?
Hur man gör det:
- Högerklicka på appens ikon. Välj Stift.
Om du måste hitta dina appar först måste du gå till knappen Mer (ellipserna på vänster sida av Teams). Där ser du alla dina appar. Om du vill lossa en app gör du samma sak men väljer Lossa. Så enkelt är det.
9. Få folks uppmärksamhet med brådskande chattmeddelande
Om du upptäcker att du behöver kontakta någon ASAP kan du skicka ett brådskande chattmeddelande. Det säkerställer personens uppmärksamhet och för dig närmare att få ett svar. Det brådskande meddelandet meddelar den du skickade det till att de har ett nytt meddelande varannan minut under de följande 20 minuterna efter att du först skickade det. Om du väljer att använda den här funktionen, se till att använda den endast om den verkligen är brådskande.
Hur man gör det:
- Gå till Ställ in leveransalternativ (utropstecknet under skrivrutan). Välj Brådskande alternativ.
Du kan ångra detta genom att välja om leveransalternativen och ställa in dem på standard igen.
10. Skaffa en e-postadress för en kanal
Visste du att du kan skicka ett e-postmeddelande till en Teams kanal? Allt du behöver göra är att skaffa en e-postadress för det, och det är en enkel process.
Hur man gör det:
- Gå till den kanal som du vill ha en adress till. Klick Fler alternativ. Tryck Få e-postadress.
Gör det så kommer du att kunna skicka e-post till ett team eller en kanal. Du kan ställa in behörigheter och fastställa begränsningar baserat på dina preferenser.
Få team att fungera för dig
Microsoft Teams erbjuder en mängd olika funktioner som gör att du kan få ut det mesta av det. Tveka inte att använda dem.
Under tiden, om du inte bryr dig om Teams, kan Slack vara ett bättre alternativ för dina behov.
Om författaren
Simona Tolcheva (84 artiklar publicerade)
Simona är skribent på MakeUseOf, som täcker olika PC-relaterade ämnen. Hon har arbetat som professionell skribent i över sex år och skapat innehåll kring IT-nyheter och cybersäkerhet. Att skriva på heltid för henne är en dröm som går i uppfyllelse.
Mer från Simona Tolcheva
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
