På universitetet gjorde jag det alltid till en punkt att lyssna noga på presentationer. Jag visste hur nervkittlande och stressigt det var att dyka upp i ett rum med jämnåriga och auktoritetspersoner.
Han nickade febrilt för att låta presentatörerna veta att han var involverad i deras presentation. Och de visste det också. De fokuserade ofta på mig när jag blev deras kontaktpunkt och tysta motivator. Pinningen kändes ibland obehaglig, men det kändes som ett av mina små bidrag till samhället. Det och ett oändligt utbud av kattvideor.
Då var insatserna relativt låga. Men när man får i uppdrag att förbereda en presentation för en styrelse ökar trycket.
Men med några knep i din arsenal behöver du inte en sympatisk publikmedlem för att utvärdera hur bra du gör.
Låt oss gå igenom några tips för att förbereda din presentation och gå igenom några saker att undvika.
1. Känn din publik.
Att känna dina lyssnare är lika viktigt som innehållet i din presentation. När du förstår deras prioriteringar kan du sätta ihop en presentation som talar direkt till dem.
Om du inte känner styrelsen väl, gör lite research och få svar på dessa frågor:
Vad bryr sig styrelsen om?
Detta hjälper dig att se vilken lins de tittar på saker genom. Till exempel kanske en styrelse som är intresserad av samhällspåverkan inte attraheras av en presentation som fokuserar på avkastning på investeringen (ROI).
Det finns några sätt att ta reda på. Du kan börja med att undersöka den professionella bakgrunden för varje styrelseledamot. Om de flesta av dina medlemmar har en bakgrund inom ekonomi, till exempel, vill du se till att du täcker de ekonomiska aspekterna relaterade till din presentation. Detta kan vara kostnad, förväntad ROI eller rörelsemarginaler.
Du kan också få en känsla av vad som är viktigt för styrelsen genom att titta tillbaka på din interaktion med dess medlemmar. Tänk på de samtal du har haft: Vad dyker upp oftast? Är det företagskultur, vinst, filantropi, innovation eller något annat?
Vad är dina främsta bekymmer?
En styrelse är ansvarig för att fatta beslut som säkerställer ett företags tillväxt och hållbarhet. Så naturligtvis kommer de att vara på jakt efter allt som kan hindra den processen.
Vanliga bekymmer en styrelse kan ha är:
- Kostar: Hur mycket tid och pengar kommer det att krävas?
- Tidslinje: Hur lång tid kommer det här projektet att ta och är det schemat genomförbart?
- Risker: Hur riskabelt är ditt förslag och vad är risk-avkastningskvoten?
Du kanske upptäcker att varje styrelseledamot har olika tillvägagångssätt, vilket innebär att din presentation måste vara heltäckande för att ta itu med dessa frågor.
När du väl vet det här svaret kan du subtilt hantera varje problem under hela din presentation. Att få dessa svar hjälper dig att skapa en presentation som inte bara intresserar din publik, utan också är i linje med dina mål. Detta kommer i sin tur att ta dig så mycket närmare att uppnå planerna i din presentation.
2. Planera framåt.
Nästa steg för att göra en bra presentation är att göra en plan. Det betyder att du ska ta reda på fokus för din presentation, vad du kommer att täcka och vad du kommer att utelämna.
En presentation bör följa strukturen i vilken bra film som helst, med en början, en mitt och ett slut. Nedan finns ett exempel på en presentation där marknadsteamledaren föreslår kursutbud som en ny kanal för att generera potentiella kunder.
I början bör du sätta förväntningar på vad du kommer att täcka. Detta är också ett tillfälle att fastställa baslinjen och förklara den nuvarande situationen. Detta kan se ut som en diskussion om nyckeltal eller granskning av mål och resultat.
Mediet är köttet och potatisen i din presentation. Du kommer sannolikt att lägga tid på att tillhandahålla data, kontextualisera den och förklara ditt tillvägagångssätt.
Ditt avslut bör samla dina nyckelpunkter och lämna din publik med handlingskraftiga steg. För vad är poängen med att tillhandahålla informationen om du inte har en plan för vad du ska göra framåt?
3. Strukturera din presentation enligt styrelseprocessen.
Alla styrelser fungerar inte på samma sätt. Visst, det finns standardriktlinjer för varje möte. Tillvägagångssättet kan dock variera för presentationer.
Vissa kanske fungerar mer som ett rådhus och stannar då och då för att diskutera punkter när de dyker upp. Lämna i så fall utrymme efter varje avsnitt i din presentation för att diskutera vad som behandlades.
Andra kanske följer den mer standardiserade metoden: presentation följt av diskussion. Studier visar att människor minns början och slutet bättre av det de läser, hör och ser. Det som ligger i mitten tenderar att gå vilse. Med det i åtanke, överväg att dela din mest relevanta information i början och slutet av din presentation.
4. Var kortfattad.
En sak som styrelseledamöter inte är kända för är öppen tillgänglighet. Som sagt, du vill få ut det mesta av din tid med dem. Hur gör man det? Håll dig till presentationens omfattning.
Även om det är fantastiskt att inkludera berättarröst, undvik att bli avstängd och slösa bort tid. Var tydlig och håll det enkelt.
Om du visar data, dela bara en markering per datadiagram. Det finns många anledningar till detta:
- Data i och för sig berättar ingen historia. Du som programledare gör det. Som sådan bör du förklara vad det betyder och varför det är viktigt. Låt oss säga att ditt företags leadsgenerering har platågats under det senaste året i alla kanaler. Det är allt data säger. Men under din research inser du att det beror på en förändring i hur din publik konsumerar information. Din roll är att presentera data och förklara “varför” bakom platån tillsammans med en lösning.
- Du vill undvika överbelastning av information. Dela den information som bäst stöder dina poäng och har störst effekt. Till exempel, om en ny kanal för att generera potentiella kunder är i fokus för din presentation, kanske det inte är värt din tid att dyka ner i detaljerna i en annan kanal.
Om du lämnar din publik för att förstå informationen kan de komma till en slutsats som inte stämmer överens med ditt budskap.
5. Städa tidigt.
Det finns inget mer obehagligt än tystnad under en teknisk svårighet.
Alla tittar på dig när du kommer på varför tekniken har övergett dig. Ju längre tid det tar att lösa problemet, desto mer panik känner du. Vi har alla varit där.
För att undvika detta, ställ in tidigt och gör en repetition innan din schemalagda presentationstid. Det ger dig tid att bekanta dig med utrymmet och all teknik du behöver för att köra under din presentation.
6. Inkorporera visuella element i din presentation.
När du väljer mellan ord och media, välj det senare.
Bilder hjälper oss att förstå information i mycket snabbare takt än ord. Vi är också bättre på att komma ihåg vad vi ser jämfört med vad vi hör med 55 %; Det kallas bildlig överlägsenhet.
Det är också fördelaktigt att hålla dina bilder enkla. Om du har för många saker på gång kommer din publik att bli förvirrad. Men om det är för bart kommer det att krävas för många visuella element för att måla bilden. Så, extrahera dina viktigaste data och använd datavisualiseringsverktyg för att designa intuitiva diagram.
7. Fokusera på resultat.
En styrelse fokuserar vanligtvis på övergripande beslut som kommer att ha en långsiktig inverkan på företaget.
I denna mening bör varje del av din presentation få dig närmare att svara på dessa frågor:
- “”
- “”
- “”
- “”
Genom att införliva dessa svar i din presentation förbereder du dig för en smidigare frågestund.
8. Skicka in material i förväg.
Beroende på vad du kommer att ta upp i din presentation kan det vara bra att skicka whiteboardmaterialet för att granska i förväg. Detta bör endast vara kompletterande information som skulle vara för tidskrävande eller distraherande för att täcka i en presentation, såsom rapporter och demos. På så sätt kommer fokus under presentationen att ligga på “varför” och inte “hur”.
Det enda material du inte vill skicka är din presentation, eftersom du vill vara den som kontextualiserar den. Annars skulle styrelsen kunna bilda sig en uppfattning utifrån begränsad information.
En vecka före mötet är en bra tumregel, eftersom det ger dig utrymme att svara på eventuella inledande kommentarer eller feedback.
Se denna process som en fördel. Du får inblick i vad styrelseledamöter kan ta upp under mötet och mer sammanhang att förbereda. För det andra säkerställer det att alla är på samma sida innan mötet. På så sätt kan du dyka rakt in i nyckelpunkterna under din presentation utan att ta upp små detaljer.
9. Bygg förtroende med ditt kraftteam.
Att bygga förtroende är ett av de minst konkreta tipsen på listan att implementera. Men den goda nyheten är att det finns forskningsstödda tekniker du kan använda för att uppnå detta. En av dem är inom räckhåll: kläder.
Många av oss kan relatera till känslan av att prova kläder i ett provrum och känna oss som en miljon dollar. Det tenderar att få oss på bättre humör och ändra vårt perspektiv.
Tja, det visar sig att det finns en anledning till detta. År 2012 myntade två forskare termen “omsluten kognition” för att hänvisa till den inverkan kläder kan ha på psyket. De upptäckte att kläderna vi bär kan förändra vårt perspektiv.
I den andan, bär din bästa kavaj eller kostym på dagen för din presentation. Den outfiten kan vara den boost du behöver.
10. Repetera ditt manus.
Under en presentation med en styrelse vill du till varje pris undvika Michael Scott-metoden.
Gå istället rakt motsatt väg: öva. Övning är botemedlet för presentationsnerver och formeln för en perfekt leverans. Ju mer bekant du är med ditt innehåll, desto bättre blir presentationen.
Om det har gått ett tag sedan ditt senaste framträdande, börja med att öva framför spegeln. Du kommer omedelbart att märka alla manér som kan distrahera din publik. Att spela in själv fungerar också utmärkt.
Träna sedan inför publik. Och tyvärr kommer din hund inte att klippa den för den här. Träna med familj eller vänner som kan ge dig feedback om hur du kan förbättra dig.
Och kom ihåg: du är den enda som kan ditt tal och din presentation. Så om du gör ett misstag eller glömmer att nämna något, är chansen stor att du är den enda som märkt det.
11. Gå inte i PowerPoint-fällan.
Du kommer sannolikt att använda ett verktyg som PowerPoint för att vägleda dig under din presentation. Det är dock viktigt att du inte är för mycket beroende av det.
Att packa dina bilder med tung text eller punktpunkter är till exempel ett säkert sätt att tappa publiken. Faktum är att 40 % av de tillfrågade i en studie från 2018 av Prezi sa att det orsakade oenighet och gjorde det svårt att behålla information.
Fokusera därför på en nyckelpunkt på varje bild. Det är lättare för din publik att komma ihåg och förhindrar överbelastning av information.
12. Läs rummet.
Även om du följer alla tipsen ovan kan du komma till en punkt i din presentation där det finns en koppling mellan dig och din publik. Du kanske märker förvirrade blickar eller en förändring i kroppsspråket. Om det händer, är det din väg att pivotera.
Om din publik verkar förvirrad, gräv lite djupare i din poäng. Om du känner en oenighet, ta itu med dessa problem direkt.
Låt oss säga att du föreslår ett nytt initiativ för företaget och du märker ett bakslag i tidslinjen.
Du kan ta itu med det genom att säga något som “.”
Ett sådant här svar kan mildra situationen samtidigt som du håller dig på rätt spår.
13. Ta med tid för frågor.
Som foodie är middagen för mig inte komplett utan en fin chokladbit. Oavsett om det är en KitKat eller en chokladkaka känns det som det perfekta slutet att äta choklad efter middagen. Fråge- och svarsessionerna är ungefär så. Det är publikens möjlighet att ställa frågor och diskutera presentationen.
Var beredd på frågor om data och lösningar du presenterade. Längden på frågestunden kommer att variera beroende på längden på din presentation, storleken på whiteboardtavlan och andra faktorer.
Dessutom är det din chans att ta itu med eventuella problem och återigen betona dina nyckelpunkter. Är du osäker på vad du ska göra om du inte har svar på något? Här är några svar:
När insatserna är så höga kan en styrelsepresentation verka överväldigande. Genom att införliva dessa tips i din strategi kan du eliminera stress och fokusera på din leverans.
