Google Drive är ett av de mest mångsidiga verktygen du kan ha i din verktygslåda och kan göra allt från att hjälpa dig hantera din kalender till att hålla allt ditt arbete organiserat på ett ställe.
Med alla funktioner som Google Drive erbjuder är inte ens dess vanligaste användare omedvetna om några av de mest intressanta. Det är därför jag har satt ihop en lista med tips som hjälper dig att få ut det mesta av Google Drive. Du kommer att bli förvånad över hur mycket verktyget kan tillföra din produktivitet.
1. Få åtkomst till filer offline
En av de bästa funktionerna med Google Drive är att du kan komma åt dina filer även när du är offline. Detta kan vara användbart om du är på ett flygplan eller i ett område utan tillgång till internet.
- Öppna Google Drive på din dator och klicka på kugghjulsikonen för att öppna Inställningar i det övre högra hörnet.
- Välj Allmän fliken och scrolla ner till Osammanhängande sektion.
- Här, markera rutan bredvid skapa, öppna och redigera filer offline.
Nu, när du inte är ansluten till Internet, kommer du fortfarande att kunna komma åt och arbeta med dina filer.
2. Dela filer med kontrollerad åtkomst
Google Drive ger dig möjligheten att dela filer med andra, men du kan också styra vad de kan och inte får göra med filen. Till exempel kan du ge någon behörighet att visa en fil men inte redigera den.
- Om du vill dela en fil öppnar du Google Dokument och klickar i det övre högra hörnet Dela med sig för att öppna den i Google Drive.
- Ange sedan e-postadresserna till dem du vill dela den med och välj vilken åtkomstnivå du vill att de ska ha.
- Klick Redaktör och en rullgardinsmeny visas där du kan välja Åskådare, kommentatorantingen Redaktör för att justera vad mottagaren kan göra med din fil.
- Kolla Meddela folk alternativet om du vill låta andra veta att du har delat en fil med dem.
- Det finns ett annat alternativ att dela dokumenten via en länk. För att göra detta, klicka på få länk bar och justera delningsinställningarna därefter.
- Klicka slutligen Gjord för att dela dokumentet.
3. Samarbeta kring dokument/projekt
De dagar då e-postmeddelanden går fram och tillbaka för att ändra ett dokument eller projekt är förbi. Nu kan du enkelt samarbeta med andra i realtid med hjälp av Google Drive. Du kan välja att tillåta dina medredaktörer att ändra och uppdatera en Google Drive-fil när du delar den med dem.
Du har också andra alternativ att dela som:
- Arkiv – för ytterligare delningsalternativ.
- Ansvarsfrihet – dela en fil genom att ladda ner den i ett annat format, till exempel ett Word-dokument, PDF-fil eller HTML-text.
- Publicera på webben – skapa en enkel webbsida av ditt dokument.
- Mejla som bilaga – skicka din fil som en e-postbilaga.
- E-posta medarbetare – skicka ett e-postmeddelande som innehåller en länk till din fil.
Dessutom erbjuder Google Drive verktyg som gör det mycket lättare att samarbeta med kollegor, inklusive chatt, kommentarer och revisionshistorik. För att veta mer om dessa funktioner, se bilden nedan:
1 kommentar
För att se en tråd med alla kommentarer relaterade till filen ordnade kronologiskt, klicka på knappen Kommentar. Du kan också lämna nya kommentarer eller svara på befintliga.
2. Dela
Håll muspekaren över knappen Dela för att se en beskrivning av filens aktuella synlighetsinställningar. För att ändra fildelningsinställningarna, klicka på knappen Dela. Du kan dela din fil med andra, ändra filens synlighet eller skapa en delningslänk.
3. Visar och chattar för närvarande
För att chatta med andra personer som för närvarande tittar på filen, klicka här (se nummer 3 i figuren). Det är värt att notera att chattar inte sparas i avsnittet Kommentarer.
4. Markörer
När en samarbetspartner redigerar en fil visas en färgglad markör när de redigerar. Alla ändringar som görs av individen kommer att vara synliga i realtid.
5. Lägg till kommentarer
Du kan använda kommentarer för att bifoga ett snabbt meddelande till en specifik del av filen. Alla kommentarer du gör är synliga för dina medarbetare, som kan svara på dem. För att kommentera, högerklicka på texten du vill kommentera och välj sedan Kommentar från rullgardinsmenyn. Dina medarbetare kan svara på kommentaren genom att svara på den eller lösa den.
4. Chatta medan du samarbetar
Google Drive erbjuder en chattfunktion i realtid så att du kan kommunicera med dina medarbetare samtidigt som du arbetar med samma dokument. Detta kan vara användbart om du vill ställa en fråga till någon eller få deras åsikt om något. För att använda chattfunktionen:
- Öppna en Google Drive-fil (dokument, kalkylblad eller presentation).
- Välj Chatt i rullgardinsmenyn uppe till höger. Om du är den enda personen på filen kommer den här funktionen inte att fungera.
- Fyll i chattboxen med ditt meddelande.
- Du kan stänga chattfönstret genom att klicka Nära i det övre högra hörnet när du är klar.
Notera– Alla som tittar på filen ingår i alla chattar i Google Dokument, Kalkylark och Presentationer. Konversationer arkiveras inte.
5. Tilldela uppgifter till andra med hjälp av kommentarer.
Om du vill tilldela en uppgift till någon kan du göra det genom att lägga till en kommentar till dokumentet. Kommentarer är ett bra sätt att hålla reda på vad som behöver göras och vem som är ansvarig för att göra det.
- Öppna dokumentet och klicka på Kommentar i det nedre högra hörnet för att lägga till en kommentar.
- Skriv sedan din kommentar och tryck Kom in i.
6. Använd mallar
Google Drive kommer med flera mallar som du kan använda för att skapa dokument snabbt och enkelt. Det finns till exempel en mall för att skapa meritförteckningar, fakturor och mötesagendor. För att använda detta:
- Öppna Google Drive och klicka på Ny i det övre vänstra hörnet för att komma åt mallarna.
- Välj sedan Mall där du sedan kan söka efter den typ av mall du behöver.
7. Använd kortkommandon
Google Drive kommer med flera kortkommandon som kan spara tid när du arbetar med dokument. Du kan till exempel trycka på Ctrl+S på tangentbordet för att spara ett dokument.
- För att se en fullständig lista över kortkommandon, öppna Google Drive och klicka på Hjälpa knappen i det övre högra hörnet.
- Skriv sedan i sökrutan Tangentbordsgenvägar. Här kommer du att få många resultat.
- Från den här listan väljer du den du behöver och klickar sedan Kom in i.
8. Använd OCR-funktionen
Google Drive innehåller också ett snyggt textigenkänningsverktyg gömt i webbgränssnittet (och Android-appen, tyvärr inte iOS-appen). Det här verktyget, som kallas OCR (Optical Character Recognition), kan skanna en bild och extrahera texten.
- Ladda bara upp en bild eller PDF till Google Drive, högerklicka på filerna och välj Öppen med.
- Klicka sedan Google Dokument för att konvertera bilden/PDF-filen till ett redigerbart “endast text”-dokument.
9. Anpassa dina filer
Med Google Drive kan du anpassa dina filer genom att ändra teckensnitt, storlek och färg på texten. Du kan också lägga till en bild till dina filer. Så här gör du:
- Öppna dokumentet och klicka på Formatera knapp.
- Välj sedan Text och gör dina ändringar.
- För att lägga till en bild, klicka på Föra in knappen, välj Bildoch du kommer att ges olika alternativ för att välja hur du vill lägga till bilden.
10. Utvalda filer och mappar
Om du behöver komma åt en fil eller mapp ofta kan du markera den för att göra den lättare att hitta senare. Så här gör du:
- Öppna den och klicka på Stjärna knapp.
- Stjärnan blir gul för att indikera att filen eller mappen har markerats.
Dessutom, om du vill se alla dina utvalda filer och mappar.
- Öppna Google Drive och klicka på Stjärnbeströdda i den vänstra navigeringspanelen.
- Här kommer du att se alla dina utvalda filer eller mappar på ett ställe.
11. Använd avancerad sökning
Du kan använda avancerad sökning för att hitta filer och mappar snabbt och enkelt. Du kan till exempel använda avancerad sökning för att hitta filer som har ändrats under den senaste veckan eller filer som innehåller ett visst ord eller en viss fras.
- För att använda avancerad sökning, öppna Google Drive och navigera till sökfältet.
- Skriv sedan dina sökord och tryck Kom in i.
- Eller så kan du välja sökalternativ för att öppna ett mer detaljerat sökformulär. Fyll i formuläret och klicka sedan Leta efter.
12. Bifoga en fil till Google Kalender-händelser
Med Google Drive kan du bifoga filer till Google Kalender-händelser. Det här är ett bra sätt att förvara alla dina händelserelaterade dokument på ett ställe.
- För att bifoga en fil, öppna google kalender och skapa eller redigera en händelse.
- Klicka sedan på Lägg till knappen och välj Bifogad fil. Du kan sedan välja den fil du vill bifoga.
13. Spåra Google Drive-aktivitet och filversioner.
Om du vill spåra aktivitet i ditt Google Drive-konto eller versioner av dina filer kan du göra det med hjälp av aktivitets- och versionsfunktionerna. Aktivitetsfunktionen låter dig se en lista över de senaste ändringarna som gjorts i dina filer. Versionsfunktionen låter dig se en lista över alla tidigare versioner av en fil och återgå till en tidigare version om det behövs. Så här kommer du åt aktivitetsfunktionen:
- Öppna Google Drive och klicka på Se detaljer knappen i det övre vänstra hörnet.
- Välj sedan Aktivitet.
- För att komma åt Versioner funktionen, öppna filen du vill spåra och klicka på Arkiv knappen i det övre hörnet.
- Välj sedan Versionshistorik.
Här kommer du att se två alternativ: Namnge den aktuella versionen (namnge denna version för att hålla reda på i versionshistoriken) och Visa versionshistorik. Om du klickar på Visa versionshistorik visas all arbetshistorik på skärmen.
14. Använd röstinmatning
Om du vill skriva utan att använda händerna kan du använda röstinmatningsfunktionen i Google Drive.
- För att använda röstinmatning, öppna Google Drive, klicka på Ny och välj “Google Dokument”.
- Gå till i dokumentet Verktyg och en lista med alternativ visas.
- Klicka här röstskrivning.
Du kan sedan börja tala och din text visas i dokumentet.
15. Översätt dokument till andra språk.
Språköversättning är en funktion inbyggd i Google Drive. Det betyder att du kan översätta dokument till och från andra språk med bara några få klick. Denna roll ger dig möjlighet att arbeta med kollegor och kunder runt om i världen. Så här använder du den här funktionen:
- Öppna dokumentet du vill översätta och klicka på Verktyg menyn längst upp.
- Välj sedan Översätt dokumentera. Du kan sedan välja vilka språk du vill översätta mellan.
16. Spara filer och bilder på Google Drive på mobila enheter
Det bästa med Google Drive är att du kan komma åt det var som helst, inklusive din telefon. Det betyder att du enkelt kan spara filer och bilder på ditt Google Drive-konto när du är på språng. Att göra detta:
- Öppna filen eller bilden du vill spara och välj Dela med sig knapp.
- Välj sedan Lägg till på Drive. Du kommer då att bli ombedd att logga in på ditt Google Drive-konto. När du har loggat in sparas filen eller bilden på ditt Google Drive-konto.
17. Bifoga filer till Gmail
Du kan bifoga Google Drive-filer till dina Gmail-meddelanden, så att ni kan arbeta tillsammans på ett dokument eller dela foton med familj, vänner och kollegor.
Så här kan du göra det:
- Öppna Gmail och skriv ett nytt meddelande.
- Välj Google Drive i rullgardinsmenyn.
- Välj de filer du vill bifoga.
- Bestäm hur du vill skicka filen längst ner på sidan:
- Den här länken fungerar för alla filer som lagras i Google Drive, inklusive dokument som genereras med hjälp av Google Dokument, Kalkylark, Presentationer eller Formulär.
- Filbilaga: Den här funktionen är endast tillgänglig för filer som inte har skapats med Google Dokument, Kalkylark, Presentationer eller Formulär.
- När detta är gjort, välj Föra in.
Gmail kontrollerar om dina mottagare har tillgång till en Google Drive-fil när du bifogar den till ett meddelande. Om inte kommer du att bli ombedd att justera fildelningsinställningarna innan du skickar ditt meddelande.
18. Generera automatiskt innehållsförteckning
Du kanske inte tänker på Google Drive som en plats för att skapa en innehållsförteckning, men det gör faktiskt ett bra jobb. Du kan använda den här funktionen för att automatiskt generera en innehållsförteckning för långa dokument.
En innehållsförteckning låter dig se strukturen i ditt dokument. Du kan lägga till eller ta bort innehållsförteckningen när som helst.
- Öppna ett Google Docs-dokument på din PC och placera markören där du vill lägga till dokumentets innehållsförteckning.
- Ska Föra in och scrolla ner till innehållsförteckning. Du kan också välja utseendet på indexet.
- För att ta bort innehållsförteckningen, högerklicka helt enkelt på den och välj Ta bort innehållsförteckning.
19. Få åtkomst till raderade filer.
Du kan komma åt raderade filer från ditt Google Drive-konto. Om du tar bort en fil från ditt Google Drive-konto kommer den att flyttas till papperskorgen. Papperskorgen är en speciell mapp i Google Drive som lagrar alla filer som har tagits bort från ditt konto.
Papperskorgen är endast tillgänglig för dig. Det betyder att du kan komma åt den från vilken enhet eller dator som helst som är ansluten till ditt Google Drive-konto. Alla filer i papperskorgen raderas automatiskt efter 30 dagar.
Så här kommer du åt papperskorgen:
- Öppna Google Drive och gå till Skräp på den vänstra sidopanelen.
- Du kommer då att se en lista över alla filer som har raderats från ditt konto. Du kan sedan återställa vilka filer du vill.
20. Redigera dokument och kalkylblad med mobilappen
Många gånger behöver du komma åt och redigera dokument och kalkylblad när du är på språng och en mobilapp gör ett mycket bra jobb med att hjälpa dig med det.
Google Drive har dedikerade mobilappar för båda Android och iOS-enheter. Appen låter dig enkelt redigera dokument och kalkylblad på din telefon eller surfplatta och är gratis att ladda ner och använda.
Slutsats
Google Drive är en kraftfull molnbaserad lagringstjänst som gör att du enkelt kan lagra och dela filer med andra. I den här artikeln tar vi upp några av de bästa tipsen och tricken för att använda Google Drive.
Dessa tips hjälper dig att få ut det mesta av Google Drive. Vi har tagit upp hur du skapar och redigerar dokument och kalkylblad, hur du bifogar filer till Gmail-meddelanden och hur du kommer åt filer som tagits bort från ditt konto. Vi hoppas att du tycker att dessa tips är användbara
