Av alla program som ingår i Microsofts Office-paket är Excel kanske det mest skrämmande. Det finns ett enormt utrymme för vad du kan åstadkomma med programvaran, och det kan vara överväldigande. Till och med att hitta den önskade funktionen från ett packat verktygsfält kan vara en utmaning – om du inte känner till de rätta kortkommandon.
Det kan vara omöjligt att överföra alla kombinationer i den här guiden till minnet, men även en eller två viktiga genvägar kan ha en enorm inverkan om du använder Excel regelbundet.
Används tillsammans med standarduppsättningen genvägar som gäller Windows mer allmänt, dessa är kraftfulla tidsbesparare som du önskar att du visste om tidigare.
Genvägar som hjälper dig att ställa in ditt kalkylblad
När du precis har börjat med ett nytt kalkylblad finns det massor av uppgifter som kan snabbas upp avsevärt med rätt genvägar. Oavsett vad du gör, bör några av dessa hjälpa till att smörja hjulen.
Använder sig av CTRL + T — som motsvarar ^ + T på Mac-system — konverterar ett urval av celler till en tabell, med sorterbara rubriker som kan redigeras efter behag. CTRL + A eller KOMMANDO + A kommer vanligtvis att välja hela kalkylarket, men det kommer bara att markera celler i en tabell om du har klickat på det innan du använder genvägen.
Om du vill skapa ett grundläggande stapeldiagram baserat på en uppsättning data, markera allt som du vill ska inkluderas och använda ALT + F1 på Windows eller FN + ? + F1 på en Mac. Använder sig av F11 eller FN + F11 skapar detta diagram i ett eget separat ark.
Att använda filter kan vara en gåva från gud när du arbetar med ett stort kalkylblad, särskilt om du har svårt att hitta viktiga data. CTRL + SHIFT + L (KOMMANDO + SHIFT + F på OS X) växlar AutoFilter på och av, så att du kan sortera och filtrera innehåll med ett ögonblicks varsel.
Slutligen finns det några genvägar värda att ha till hands när du arbetar med formler. Du kan slå på och av formler med hjälp av CTRL + `eller via ^ + ` på Mac-system. F9 — FN + F9 för Apple-användare — kommer att beräkna dina kalkylblad, eller kommer att beräkna det aktuella kalkylbladet om det kombineras med en FLYTTA modifierare. Du kan också använda F9 kontextuellt för att utvärdera en del av en formel.
Här är en kombination som säkerligen kommer att ha någon nytta när du lägger till en rad med summor i ditt kalkylark. Använda sig av ALT + = att autosumma cellerna du har valt — Mac-användare kan köra samma funktion som att trycka KOMMANDO + SKIFT + T.
Navigationsgenvägar
När du arbetar med ett stort Excel-dokument kan det ibland vara en krånglig och tidskrävande process att bara navigera till den information du behöver. Lär dig dessa genvägar utantill, så kommer du att svänga runt i ditt kalkylark på en mil i minuten. Om du märker att du förlorar den aktiva cellen, oroa dig inte – du kan navigera till den direkt genom att trycka på CTRL + BACKSTEG på en PC eller KOMMANDO + DEL på en Mac.
På ett tomt dokument, tryck CTRL + en piltangent tar dig helt enkelt till dess yttre gränser, men på ett fyllt kalkylblad är det mycket mer användbart. Istället tar den dig till kanten av dina data i den angivna riktningen, vilket gör det till ett praktiskt sätt att hitta den sista raden eller kolumnen i en viss tabell. På en Mac är kommandot ^ + en piltangent.
När du har hittat cellen du vill arbeta på kan du självklart dubbelklicka på den för att börja göra redigeringar. Men det finns också ett kortkommando; tryck bara på F2 med önskad cell vald för att börja redigera omedelbart — på en Mac måste du trycka ^ + U. Skift + F2 (eller FN + Shift + F2 på en Mac) lägger till eller redigerar en kommentar som är bifogad till ditt val.
Några kombinationer har utformats för att hjälpa till med att förhandla fram ett dokument som sträcker sig över mer än ett ark. CTRL + HEM skickar dig tillbaka till cell A1 i det aktuella arket, medan CTRL + PGUP och CTRL + PGDN växla mellan arbetsblad. Skift + F11 lägger till ett nytt kalkylblad helt och hållet.
På en Mac är ovanstående kommandon alla lite olika; FN + ^ + ? tar dig tillbaka till cell A1, FN + ^ + ?/? växla mellan kalkylblad och FN + Shift + F11 skapar ett nytt kalkylblad.
Om du någonsin är i en position där du tänker bättre på något du just har gått in i en cell, en snabb tryckning på ESC är allt du behöver för att ta bort det.
Oavsett om du fördjupar dig i datainmatning eller bara ställer in ditt kalkylblad för första gången, kommer användningen av dessa genvägar att påskynda din inmatning avsevärt. Till att börja med, tryck på CTRL + ; med en cell vald för att fylla den med dagens datum — det vill säga ^ + ; på en Mac. Använder sig av CTRL + SHIFT + : (eller ^ + SHIFT + :) skriver ut aktuell tid istället.
CTRL + D eller ^ + D på OS X kommer att fylla den för närvarande markerade cellen med vad som finns i cellen direkt ovanför den och med hjälp av CTRL + R/^ + R kommer att använda allt som finns i cellen direkt till vänster. I vissa fall kan det vara fördelaktigt att kombinera dessa genvägar med CTRL + MELLANSLAG (^ + MELLANSLAG för Mac-användare) eller SKIFT + MELLANSLAGsom väljer en hel kolumn respektive rad.
Om du någonsin är i behov av ett sätt att fylla ett urval av celler med en ingång, finns det en mycket enkel metod att göra det. Gör ditt val och ange det som behövs i den aktiva cellen och tryck sedan på CTRL + ENTER (^ + RETURN på en Mac) för att fylla det hela.
Vi alla vet det CTRL + V är genvägen för att klistra in, men i Excel kan saker och ting vara lite mer komplicerade än normalt. CTRL + ALT + V (eller ^ + KOMMAND + V på en Mac) öppnar den speciella dialogrutan för klistra in, vilket kan vara mycket praktiskt om du importerar något från ett annat program och vill säkerställa att det är oförändrat under processen.
Formatera genvägar
Din gå till formateringsgenväg bör vara CTRL + 1 (KOMMANDO + 1 på Mac-system). Oavsett vad du har valt, bör detta öppna dialogrutan för grundläggande formatering för det innehållet.
Det är ofta användbart att formatera vissa celler till en viss typ av nummer i Excel, och det finns många olika genvägar som omedelbart kommer att göra det jobbet. Varje använder CTRL + SHIFT + ytterligare en tangenteller ^ + SHIFT + ytterligare en tangent på OS X.
CTRL + SHIFT + ~ tillämpar det allmänna formatet, medan CTRL + SHIFT + $ sätter siffror i valutaformat, lämpligt nog. CTRL + SHIFT + % kommer föga överraskande att förvandla dina siffror till procentsatser, och CTRL + SHIFT + ^ kommer att presentera den i vetenskapligt format. CTRL + SHIFT + # resulterar i ett datum, CTRL + SHIFT + @ resultat i en tid, och CTRL + SHIFT + ! tillämpar standardnummerformatering.
Naturligtvis går formatering i Excel utöver enbart siffror – dessa kombinationer ger dig tillgång till en mängd gränser, så att du kan presentera ditt arbete effektivt. Använda sig av CTRL + SHIFT + & (eller KOMMANDO + ? + 0 på en Mac) för att lägga till en kantlinje runt ditt val.
Härifrån kan du finjustera dina gränser genom att använda ALT + R, ALT + L, ALT + T och ALT + B för kanter till höger, vänster, topp respektive botten. Motsvarande kombinationer för Mac-användare är KOMMANDO + ? + pilknappar. Om du använder genvägarna en gång lägger du till gränsen, skriv bara in den igen för att ta bort den. CTRL + SHIFT + _ (eller COMMAND + ? + _) tar bort alla ramar inom det aktuella valet.
Har du en särskilt praktisk Excel-genväg att dela? Eller letar du efter en genväg till en vanlig uppgift som inte tas upp i den här artikeln? Varför inte erbjuda lite hjälp eller be om hjälp i kommentarsfältet nedan?
Om författaren
Brad Jones (109 artiklar publicerade)
Engelsk författare för närvarande baserad i USA. Hitta mig på Twitter via @radjonze.
Mer från Brad Jones
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
