Din dator är en digital djungel. Det finns för många filer och de finns överallt. Och när du vill hitta en designfil är det nästan omöjligt. Så hur förhindrar du att dina filer hamnar utom kontroll?
Lyckligtvis är det inte så svårt att hålla designfiler under kontroll. Lite sunt förnuft, med en touch av självdisciplin, och jag upprepar. Det är som att borsta tänderna: när du väl har för vana att göra dessa saker kommer du inte ens att märka det. Naturligtvis håller du din dator och designfiler under kontroll.
Okej, här är de 5 effektiva sätt att hålla dina filer under kontroll.
1. Ta hänsynslöst bort onödiga filer
Detta kan tyckas självklart, men ibland förbises de mest förnuftiga stegen. Glöm all produktivitetsprogramvara, filoptimeringsarbetsflöden och allt annat produktivitetssnack – bara radera gamla och onödiga filer.
Det är samma sak som att städa ditt rum eller organisera dina fysiska filer. Du går igenom dina saker, och när du tittar på en artikel bestämmer du dig: Är den relevant för något viktigt? Om inte, slänger du den utan nåd. Så håller du dig organiserad: Minimera mängden saker du har. Inga knep eller hemligheter.
På samma sätt, när du granskar filerna på din dator, avgör om var och en fortfarande är relevant eller viktig. Om inte, ta bort det skoningslöst; Du behöver det inte igen och det är helt enkelt rörigt på din digitala arbetsplats. Vanligtvis är dessa filer gamla projektfiler, till exempel äldre utkast eller föråldrade design.
Det är bra och allt, men när ska du skoningslöst radera gamla, onödiga filer? När allt kommer omkring, nästan alla hatar att städa sitt rum.
Tja, precis som sättet att minimera behovet av att schemalägga städning av ditt rum är att ta hand om ett föremål så fort du hittar det, bör du också bestämma om du behöver ta bort en fil när du hittar den. Detta för oss till #2…
2. Vidta omedelbart åtgärder på filer du hittar
Det bästa sättet att undvika att behöva schemalägga sortering och städning av din dators designfiler är att inte behöva. När du hittar en fil, vidta omedelbara åtgärder på den.
Men det råder ingen tvekan om att du har saker att göra och platser att vara på. Du kan inte stoppa allt du gör och hantera varje fil du hittar. Så hur bestämmer du när du ska agera? Använd 5-minutersregeln: Om omedelbar åtgärd på filen tar dig 5 minuter eller mindre, ta hand om den så snart du hittar den.
Låter bekant? Det är för att detta är “influerat” av David Allens populära bok. I den säger han att man kan undvika att samla på sig en lång att-göra-lista genom att genast ta sig an en uppgift man stöter på, så länge det inte tar mer än några minuter.
Detta gäller även för layoutfiler på din dator:
- Hittade du en halvfärdig logga? Slå in den och skicka den.
- Är du nästan klar med ett kodavsnitt? Få det gjort.
- Har du en grupp filer som du inte är säker på att du behöver längre? Granska dem, bestäm och radera dem vid behov.
3. Konsolidera filer när det är möjligt
Detta är väldigt enkelt. Om du på något sätt kan konsolidera två eller flera filer till en, så kommer du naturligtvis att ha färre filer. Och färre filer är lika med mindre skräp.
Den andra fördelen med att konsolidera filer är att det är lättare att hitta det du letar efter. Dina filer blir mer organiserade. Som? Naturligtvis kommer du att ha relevant innehåll i en enda fil, så det finns inget behov av att söka efter flera filer som tillhör samma projekt.
Hur konsoliderar du dina filer?
- För text, kopiera och klistra bara in relaterat innehåll från flera filer till en huvudtextfil.
- För visuell design kan du kopiera/klistra in olika element och varianter i en huvudgrafisk fil.
Alla grafikapplikationer, större och mindre, stöder lager och deras märkning och gruppering, så dra nytta av det. De kan vara varianter av en logotyp eller flera aspekter av en större design, allt i en enda grafisk fil.
Naturligtvis kan inte alla typer av filer eller innehåll konsolideras. Kod, till exempel. Det är därför ovanstående har rubriken “när det är möjligt” – gör ditt bästa, och varje summa som hjälper till att minska antalet filer kommer att vara en nettovinst.
4. Ha så få mappar som möjligt
Skapa bara ett fåtal mappar för din typ av arbete och var så allmän som möjligt med kategorin. Istället för att få en nisch med otaliga uppdelade mappar, ha helt enkelt saker som “logotyper” och “webbplatser.” Eller så kan du ha mappar för varje projekt, och alla filtyper som är relaterade till det går dit.
Varför göra detta? Två anledningar:
- Utan förlamning på grund av obeslutsamhet: Är filen en logotyp, en webbplats eller en del av ett projekt? Släng det bara i respektive mapp och du är klar.
- Filter mot för många filer: När du ser att mappen fylls upp med för många filer, kommer du att vara mer benägen att ta bort gamla och onödiga. Det liknar att se för många saker i ditt rum, istället för att gömma dem i lådor och andra rum.
Undvik att vara för specifik med mappnamn och kategorier. Ju mer specifikt du namnger en mapp, desto fler kategorier kommer du att ha. Och med fler kategorier måste du bestämma var den nya filen ska gå.
Chansen är stor att du inte passar perfekt in i bara en av dem, så du väljer en godtyckligt. Sedan, när det är dags att organisera fler filer, kommer du ihåg vilken kategori du valde med en liknande fil förra gången. För att inte tala om att inte tydligt veta vilken kategori varje fil tillhör.
Varför inte använda något märkningssystem? Då kan du ta bort mapparna helt, eller hur? Även om detta i teorin borde fungera, kommer det i verkligheten att uppmuntra dig att skapa och behålla för många filer.
Detta är vad som kommer att hända:
- Tagga dina första filer och må bra eftersom du enkelt kan hitta dem senare genom att söka med taggar.
- Du blir liberal med etiketter genom att skapa för många etiketter som är för specifika; detta beror på obeslutsamhetsförlamning eftersom du inte kunde välja mellan två taggar och bestämde dig för att skapa en ny specifikt för den filen.
- Det slutar med att du har för många taggar, vilket gör det överväldigande att hitta saker.
- Det värsta är att eftersom du inte kände behov av att hålla nere filantalet så har du nu fler filer än om de ständigt var synliga i en allmän mapp som du sökte.
5. Bli av med automatiska organiseringsfunktioner
Autoorganiseringsfunktioner (tror att iTunes automatiska sorterings- och bytenamnsfunktion, men tillämpas på alla filer) är fienden till att hålla filer under kontroll. De uppmuntrar liberalt skapande och lagring av filer. Även om det kan verka bra till en början, ju fler filer du har, desto mindre vet du var allt är.
Varför inte bara ta bort filer när de är gamla eller onödiga? Den automatiska organiseringsfunktionen uppmuntrar dig att inte ta bort. Ungefär som att Gmail aldrig tar bort, bara sökfunktionen. Men till skillnad från e-post, där du bara har en typ av innehåll (text) och därför lätt att söka, är dina filer svåra att söka på detta sätt.
Det finns inget enkelt sätt att söka i innehåll, särskilt visuella filer och ljudfiler. Så det enda du behöver arbeta med är filnamnen och kanske någon metabeskrivning taggade på dem. Det är ett recept för filöverbelastning.
Genom att inte använda några automatiska organiseringsfunktioner kommer du att ansvara för varje fil du skapar. Du kommer att se den och uppmärksamma den minst en gång, så att du blir mer medveten om varje fil på din dator. På så sätt får du en bättre uppfattning om när dina filer blir utom kontroll och när du behöver ta bort dem skoningslöst.
Slutsats
Förhoppningsvis är dessa fem sätt inte bara produktivitetsporr: saker att läsa för att undvika att göra riktigt arbete som ger dig de önskade resultaten i ditt liv. Nej, dessa är skrivna med avsikten att vara praktiska saker som du kan börja tillämpa nu för att förhindra att din dator och dina designfiler blir utom kontroll.
Ingen vill aktivt organisera och hantera sin dator och designfiler. Så, dessa fem sätt hjälper dig att skapa vanor som kommer att hindra dig från att behöva göra det. Och som med alla vanor är det viktigaste att börja öva på dem.
