Traditionellt sett gav de flesta produktivitetsverktyg dig en fast uppsättning funktioner. En checklista kan till exempel ge dig förfallodatum, bilagor och procentsatser. Men om du ville ha fler funktioner var det bara att vänta och hoppas.
Det finns en aktuell trend inom produktivitetsverktyg att använda kalkylbladsliknande databastabeller eller “smarta tabeller” för att ge dig tillgång till dina data. Smarta tabeller är mer funktionella än traditionella kalkylblad och enklare att använda än databastabeller. Smarta tabeller erbjuder olika sätt att visualisera och hantera din data. Och det här är de bästa smarta borden som finns just nu.
1. Luftbord
Airtable är det ursprungliga verktyget som startade trenden. Airtable revolutionerade produktivitetsverktygen genom att ge ett kalkylblad krafterna hos en databas. Det var bara där det började dock.
Airtable lade också till möjligheten att enkelt ändra vyer från ett grundläggande rutnät i kalkylarksstil till en kanban-tavla, kalender eller galleri. Sedan la den till flera appar som kan använda den datan på kreativa och produktiva sätt. Airtable gav till och med användare möjligheten att skapa sina egna appar.
För att testa vattnet, låt oss generera lite falska CRM-data (customer relation management) och importera dem till Airtable.
Tittar på CRM-data i Airtable
Airtable ger dig många alternativ för att importera data. När du importerar CSV-data (kommaseparerade värden) har du ett alternativ att låta Airtable automatiskt generera kolumntyper. Airtable kände dock inte igen någon av kolumntyperna baserat på data vi gav den.
Alla kolumner blev vanlig text. Efter att ha ändrat trattens plats kolumn till enda val, skulle vi kunna generera ett kanbankort från data genom att välja vilken kolumn som ska vara stackhuvudet. Detta görs vanligtvis med taggdata, som i trattens plats kolumn.
2. Begrepp
Notion är ett antecknings- och personligt wikiverktyg. Den kom ut några år efter Airtable och var förmodligen starkt inspirerad av den. Airtable har smarta bord i centrum av sitt erbjudande och tillhandahåller verktyg baserade på dem. Notion, å andra sidan, använder smarta tabeller som en aspekt av ett fullfjädrat anteckningsprogram.
Airtable är med andra ord ett smart bordsverktyg med andra verktyg tillagda. Men Notion använder smarta bord som en del av sitt erbjudande.
Hur skulle en CRM se ut i Notion?
Att importera CSV-data i Notion ger fantastiska resultat. Den känner igen e-postadresser, telefonnummer och flervals- eller taggdata och genererar lämpliga kolumntyper för varje.
Du kan lägga till en kanban-tavla med tre klick. Notion använder automatiskt taggdata för att bygga kolumnerna.
3. Google Tabeller
Area 120, Googles inkubator, har släppt ett attraktivt alternativ till Airtable som heter Google Tables. Den erbjuder alla grunderna du kan förvänta dig av ett smart bordsverktyg.
Det som är spännande med Google Tables är att det är en del av Google och skulle kunna fungera med andra Google-verktyg i framtiden. Det finns några fantastiska möjligheter när du tänker på att knyta ihop alla Googles tjänster på ett sammanhängande sätt.
Tills det händer kan du använda Google Assistant och IFTTT för att åstadkomma fantastiska saker.
Å andra sidan är det Google vi pratar om. Google är ökänt för att döda sina produkter. När detta skrivs har Google dödat 219 av sina skapelser som Reader, Wave och Notebook. Du kan se hela listan på Google Graveyard. Så, hur spännande detta verktyg än verkar, bör du inte få upp dina förhoppningar om dess liv på lång sikt ännu.
Tittar på en CRM i Google Tables
Google Tables gjorde det enkelt att importera data. Men det finns inget speciellt fält för telefonnummer och e-postadresser, så de är bara text. Den kom på att trattens plats fältet är en flervalstabell. Men den tilldelade inte färger automatiskt, även om färger är tillgängliga.
Att byta till kanbanvy är bara två klick bort. Resultaten är solida och funktionella.
4. JotForm-tabeller
JotForm gör något lite nytt och helt revolutionerande. Den har lagt till smarta bord till en befintlig produkt, vilket ger den superkrafter.
JotForm har funnits i 14 år och tillhandahåller formulär som liknar Google Forms men mycket kraftfullare. JotForm gör en sak, och det gör det riktigt bra.
Genom att lägga till smarta tabeller till sitt utbud har JotForms utökat sina verktygs möjligheter utan att förlora sitt ursprungliga syfte ur sikte.
Förut, när någon lämnade in kontaktinformation via ett formulär, hade du tillgång till informationen. Men nu kan du använda den informationen som grunden för ett CRM. Du kan till exempel tagga data, schemalägga uppföljningar och koppla kontaktdata till köpformulär.
Hur skulle JotForm hantera ett CRM?
JotForm är ett formulärförst verktyg. Samtidigt som du kan ange kunddata manuellt känns det mer naturligt att göra ett formulär som dina kunder själva kan fylla i. Eller så kan någon i ditt team fylla i formuläret.
Att importera data liknar Airtable. Fälttyper måste väljas manuellt. Och även om JotForm har telefonnummer och e-postfält, var dessa alternativ inte tillgängliga under importprocessen. Vid import lade JotForm också till några datafält för att bättre spåra formulärinmatning. Men de är dolda i skärmdumpen.
När data väl importerats såg de rena ut och trattplaceringstaggarna färgades automatiskt snyggt. JotForm har ingen kanban-vy. Den har en kortvy som liknar Airtables gallerivy men som inte sorteras efter kolumner.
Där JotForm verkligen lyser är hur lätt det är att förvandla smart tabelldata till ett formulär. Det tog bara två klick för att skapa en attraktiv och funktionell form från den importerade datan.
För att göra tabelldata kompatibla med befintliga data var JotForm uppenbarligen tvungen att göra några avvägningar. Trots det var det ett smart drag att lägga till tabeller i sina tjänster som skulle vara trevligt att se i fler produkter i framtiden.
5. Smartsheet
Smartsheet lutar kraftigt i kalkylbladets riktning. Faktum är att om du är bekant med verktyg som Excel och Google Sheets bör Smartsheet vara snabbt och enkelt att hämta. Det är möjligt att pusha ett kalkylblad för att göra saker som att fungera som ett Gantt-diagram eller schemaläggningsverktyg. Men det är en riktig sträcka, och resultaten kommer att bli mindre än fantastiska.
Smartsheet, å andra sidan, gör avancerad användning intuitiv och enkel. Smartsheet ger allt du kan förvänta dig av ett kalkylblad. Och den har många av funktionerna du skulle vilja se i ett smart bord.
Importera CRM-data till Smartsheet
Att importera data var ett kick, och trattens plats data kändes igen som enstaka val data utan problem. Det finns inga dedikerade kolumntyper för telefonnummer eller e-post. Men det finns en kolumntyp för kontaktlista som avsevärt skulle förenkla att skapa ett CRM.
Smartsheet har en ren kortvy som fungerar precis som en kanbanvy. Och det är enkelt att växla mellan den och tabellvyn.
Anmärkningsvärda omnämnanden
Smarta bord är fortfarande ett relativt nytt koncept inom produktivitetsteknik. Många verktyg hoppar på tåget. Men de hittar fortfarande sin fot.
Microsoft Lists skulle ha varit ett bra tillägg till den här listan. Det liknar mest Airtable och Google Tables. Men det var bara tillgängligt som en Windows-nedladdning när det släpptes.
Rows syftar till att utveckla kalkylarket, vilket gör det mer likt Smartsheet än Airtable. Det tillhandahåller integrationer, samarbeten och ett API. När detta skrivs placerar registreringen dig på en e-postlista. Men det här verktyget ser definitivt ut att vara värt att hålla ett öga på.
ClickUp är ett allt-i-ett produktivitetsverktyg som använder många av funktionerna i smarta tabeller men i form av uppgiftslistor. ClickUp tillhandahåller ytterligare kolumner, listlänkar och alternativa vyer som de flesta smarta tabeller. Men det saknar fortfarande en del av det du kan förvänta dig att hitta i något som Airtable.
Om författaren
Lee Nathan (19 artiklar publicerade)
Lee är en nomad på heltid och en polymat med många passioner och intressen. Några av dessa passioner kretsar kring produktivitet, personlig utveckling och skrivande.
Mer från Lee Nathan
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
