Som e-postanvändare har du förmodligen tagit itu med det knepiga problemet med att hantera e-postkontakter. Om du använder Gmail har du tillgång till Google Kontakter. Det är dock fullt möjligt att använda Gmail utan att ens vara medveten om kontakter. Även om du använder Google Kontakter regelbundet kanske du inte får ut det mesta av det.
Det finns många funktioner i Google Kontakter som du kanske inte känner till. Från kontaktdelning till att slå samman dubbletter, det finns många sätt på vilka du kan få Kontakter att fungera bättre för dig. Låt oss se några tips och tricks för att använda den till sin fulla potential.
Det första tipset är relativt enkelt men så avgörande. Etiketter spelar en stor roll i detta, så det är viktigt att använda dem.
Den vänstra sidan av kontaktsidan har etiketter, och om du inte använder dem slösar du bort massor av tid. Etiketter låter dig gruppera olika kontakter för enklare hantering. De fungerar också som en genväg för tillfällen då du vill skicka ett e-postmeddelande till en grupp adresser.
Att lägga till en etikett är lika enkelt som att klicka på + Skapa etikett knapp.
Låt oss bara kalla den här Ny etikett.
När du har sparat den ser du den nya etiketten i listan till vänster:
Du kan nu tilldela etiketter till en kontakt. Börja med att klicka på Redigera kontakt länk som visas när du håller muspekaren över en kontakt:
Det finns ingen begränsning för hur många etiketter du kan tilldela varje kontakt. Varje kontakt kan tillhöra flera olika grupper. Klicka på etikettikonen och välj din nya etikett från Hantera etiketter lista alltså Tillämpa.
När du är klar klickar du Spara för att använda etiketterna du valde:
Du kan använda etiketter när du skriver ett e-postmeddelande med ditt Gmail-konto. Börja skriva ett etikettnamn i Till och Gmail kommer att erbjuda att autoslutföra det. Så det finns mer med etiketter än att bara organisera dina kontakter.
Naturligtvis är Googles kontaktdelningsfunktion mycket dålig. Ett Gmail-tillägg som heter Delade kontakter kan hjälpa dig med det.
Med hjälp av delade kontakter kan du dela specifika kontaktetiketter med ditt team eller till och med med externa användare. Du kan välja vem som kan visa, redigera och lägga till nya kontakter på samma sätt som du gör med Google Drive. Efteråt kommer de att kunna komma åt dina delade etiketter och kontakter på sin mobila enhet. De kan också komma åt det på skrivbordet och hundratals andra appar som synkroniseras med Google Kontakter. Så här delar du kontakter via delade kontakter:
- Gå till kontakten och välj Dela med sig alternativet till höger.
Lägg till en etikett till kontakten och klicka Lägg till etikett eller så kan du också skapa en ny etikett.
Skriv in namnen eller e-postadresserna för de personer du vill dela kontakten med och klicka Dela med sig.
Du kan lägga till anteckningar till kontakter, skapa etiketter och lägga till kontakter direkt till den delade etiketten via Delade kontakter. Tillägget Delade kontakter kommer med en 15-dagars free testperiod och efter det kostar det en dollar per månad.
3. Anpassa kolumnvisning
Du kan välja att sortera din kontaktlista efter antingen förnamn eller efternamn. Att göra detta:
- Klicka på kugghjulet inställningar alternativet längst upp till höger.
Klicka på Fler inställningar.
Välj din beställning och klicka Spara.
Men mycket mer användbar är möjligheten att ändra ordningen på kolumnerna som visas på huvudskärmen. Att göra så:
- Börja med att klicka på tre prickar ikon:
Klick Ändra kolumnordning.
Detta öppnar en dialogruta. namn kommer alltid att vara den allra första kolumnen, eftersom det är standard. Du kan dock ordna om de återstående fyra kolumnerna.
Du kanske till exempel vill flytta Etiketter kolumn. Börja helt enkelt dra den genom att klicka på två horisontella staplar ikonen till höger och flytta den sedan till önskad position:
Bredvid varje kolumn hittar du också en rullgardinsmenyn. Du kan använda detta för att byta ut kolumnen mot en som inte visas för närvarande. Till exempel istället för Befattning och företag, kan du välja Adress för att visa den kolumnen istället. När du klickar Gjort, kommer kolumnerna att ordnas om.
Det är upp till dig hur du ordnar om kolumner och ändrar sorteringsordningen så att de passar dina behov.
4. Lägga till profilbilder
Det kan vara svårt att särskilja poster i en så lång lista. Kanske har du några mycket viktiga kunder, eller bara människor som står dig väldigt nära, och du skulle vilja ha med deras bild. Så här kan du göra det:
- Låt oss säga att du vill lägga till en bild i profilen för din väns kontakt. Klicka på Redigera knapp.
Klicka på den befintliga profilbilden (Ställ in kontaktfoto) för att öppna fotoväljaren.
Du kan sedan välja ett befintligt foto från ditt bibliotek eller ladda upp ett nytt. När du har lagt till en profilbild till kontakten klickar du Gjort.
Här är några sätt att slå samman kontakter, särskilt om du har dubbletter av kontakter.
Lyckligtvis kommer Google Kontakter att försöka identifiera dubbletter av konton baserat på antingen namnet eller e-postadressen. Att välja Slå samman och fixa kommer att ge dig en lista om den har hittat några förslag för dig.
Men vad händer om du stöter på namn som du vet är samma person, men Google Kontakter kunde inte identifiera dem?
I det här exemplet, notera att det finns en kontakt som heter Aditya indiska teater och en som heter Aditya 2. De är samma person, bara med olika fungerande kontaktnummer.
Vad är det bästa sättet att slå samman dem? Välj helt enkelt kryssruta bredvid deras profilnamn. När du har valt båda objekten klickar du på Sammanfoga ikonen nära toppen.
Även om det bara finns ett namn, och det bara finns en e-postadress, oroa dig inte, du har fortfarande tillgång till all information.
Google Kontakter sparar båda numren och om du har andra saker som företagsnamn och e-postadresser kommer det att slå samman dem också.
Du kanske för närvarande har separata kontakter för personliga konton och hemkonton. Det är mycket bekvämare att samla all information för en person under en enda kontakt. Du kommer fortfarande att kunna skicka e-post till varje separat adress, även med bara en kontakt.
Det är lätt att glömma kontakter eller hur man enkelt kommer åt dem. Låt oss skapa en genväg för att göra det mycket enklare:
- Det första du behöver göra är att gå till din inställningar och välj sedan Alla inställningar alternativ.
Se till att du aktiverar genvägar på din första flik, den Fliken Allmänt. Du kan hitta Tangentbordsgenvägar på botten av sidan. Se till att du aktiverar kortkommandon.
Du kan nu trycka på G och C när du använder Gmail för att öppna Google Kontakter på en ny flik. Nu behöver du inte hitta den ikonen eller komma ihåg hur du kommer in i Google Kontakter. Bara Skriv GC i Gmail, och din kontaktsida öppnas automatiskt.
Google Kontakter kan vara ett enkelt kontaktsparande program för de flesta, men det har många funktioner som kan göra det ännu mer användbart. Att lägga till etiketter sparar tid, att dela kontakter är en funktion som alla behöver, och genvägar sparar tid och upprätthåller flödet. Så Google Contacts kan vara produktivt som du vill att det ska vara.
Om du kommer på att du använder Google Kontakter fullt ut, kommer du förmodligen att vilja rensa i din kontaktlista då och då. Se till att du lär dig hur du gör det och tillsammans med dessa tips kommer du snart att få en mer produktiv e-postupplevelse.
Om författaren
Satyarth Shukla (31 artiklar publicerade)
Satyarth är en student och älskare av film. Han började skriva medan han studerade biomedicinska vetenskaper. Han delar nu sin blandade passion för teknik och produktivitet med världen genom att använda WordPress (Pun intended!)
Mer från Satyarth Shukla
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
