Under det senaste året har många verktyg dykt upp som möjliggör sömlöst fjärrsamarbete, men Google Workspace sticker ut.
Det är på grund av de speciella funktionerna som läggs till med denna uppgradering från G-Suite, som är den ursprungliga samlingen av Google-appar. Med bara några få ändringar gör dessa verktyg samarbete i realtid möjligt på ett sätt som ökar produktiviteten.
Även om strukturen för att arbeta hemifrån har sina nackdelar, är Googles arbetsyta utformad för att hjälpa. Googles G-suite var jättebra, men Workplace är särskilt spännande att använda, eftersom det gör arbetet lättare att hantera. Här är sju skäl till varför:
1. Unified Interface
Om du har använt G-Suite vet du om svårigheten att växla mellan appar. Innan uppdateringen var Gmail, Meet, Kalender och Drive separata, och eftersom arbetet kräver användning av mer än ett av dessa verktyg var det lite krångligt att växla mellan appar.
Enligt forskning från Pega växlar den genomsnittliga anställde mellan 35 olika applikationer upp till 1100 gånger per dag, vilket kan leda till distraktion, tidsförlust och minskad produktivitet.
Google Workplace förenklar den här processen genom att tillhandahålla allt du behöver på ett ställe, redo att användas var som helst. Du behöver inte byta flik för att visa ett dokument som finns i ett e-postmeddelande eller trycka på din kalender för att komma till alla dina kalendermöten. Allt är till hands.
2. Enklare samarbete
Det kan vara svårt att arbeta på distans över tidszoner och platser, eftersom detta kan skapa en brist på synergi som gör samarbete och produktivitet svårt.
Med nya funktioner som Chat, Rum, Jamboard och Meet är det nu möjligt för dig att växla mellan dina e-postmeddelanden för att hitta snabbmeddelanden. Du kan till och med ringa video- och röstsamtal. Co-working har precis blivit lättare!
Chattfunktionen skulle också innehålla en funktion som hjälper till att skapa dokument direkt så att vem som helst i ett chattrum kan samarbeta och arbeta med dokument tillsammans.
Delade länkar och filer lagras också för enkel åtkomst, och olika rum effektiviserar kommunikationen för olika ändamål. På så sätt kan alla som arbetar med projekt vara i slingan om den senaste utvecklingen eller uppgifterna.
Slutligen har Google meddelat införandet av “Google Workspace Frontline” för frontlinjeanställda. Det verkar vara ett enklare sätt för administratörer att konfigurera en Google Workspace för detaljhandeln eller fältanställda.
En av de mest nedslående aspekterna av arbetshemmets struktur är de röriga arbetstiderna. I vissa organisationer börjar flexibla arbetstider innebära tillgänglighet dygnet runt. Och det här är inte lätt; att balansera olika personliga ansvarsområden och arbete har blivit ännu svårare.
Uppgraderingen av funktionerna i Google Kalender skulle betyda mer för både anställda och chefer. Tidsinsikter är nu tillgängliga för att hjälpa dig att övervaka de timmar som spenderas på faktiska uppgifter och möten. Oroa dig inte, dessa insikter är bara tillgängliga för dig, inte dina arbetsgivare.
Du får också möjlighet att ange arbetstider och plats för att hjälpa din arbetsgivare att hålla sig medveten om din tillgänglighet och tidszon. Google Kalender delar nu din tillgänglighetsstatus och hjälper till att indikera att du är borta från kontoret.
Förutom att ställa in frånvaro och arbetstider kommer användare att kunna skapa en ny händelsetyp som heter Fokustid. När du ställer in ett block av fokustid säger Google att det kommer att begränsa “aviseringar under dessa händelsefönster”.
4. Google Assistant
Innan nu var Google Assistant bara tillgänglig för personliga Gmail-konton, men inte längre. Du kan nu använda röstmeddelanden för arbetsfunktioner som att fråga Google vad som händer härnäst i din kalender eller skicka ett meddelande till någon.
AI:n låter dig också hålla koll på uppgifter genom att hjälpa dig att automatisera enkla uppgifter och påminna dig om att svara på chattmeddelanden och e-postmeddelanden. Röstassistenten kan till och med fungera som en påminnelse och hjälpa dig att ställa in dina arbetsrutiner.
5. Tredjeparts appintegrationer och säkerhetsfunktioner
Dina favoritplugin-program och tredjepartsintegrationer har fortfarande en plats på Workspace. Du kan komma åt appar som Trello, DocuSign och Salesforce från Gmail, Chat och Rooms för att vidta åtgärder och hålla dig informerad om uppdateringar.
Säkerheten har också uppgraderats så att känslig information inte äventyras. Med avancerat nätfiskeskydd kan du vara säker på att skadligt innehåll och länkar som skickas till din e-post eller chatt kommer att flaggas. Google Meet har också en uppgradering för säkerhetslås och knackningskontroller för att säkerställa att möten inte hackas.
6. Funktion för delad skärm
Nya Google Workspace lovar ännu en spännande funktion, en som låter dig jonglera mellan två skärmar medan du använder din enhet för ett möte.
En skärm gör att du kan se mötesdeltagarna, medan den andra lämnas för extra funktioner du kan behöva under möten.
Detta skulle innebära att du kan komma åt andra smarta funktioner utan att behöva stänga av videon på din sida. Den här funktionen är för närvarande tillgänglig på skrivbordet men kommer att lanseras på mobilen senare.
7. Live bildtexter under möten
För Pixel-användare börjar livetextning aktiveras under Workspace-möten. Språken som ska täckas är engelska, franska, tyska, spanska och portugisiska.
Slutligen skulle du inte behöva anstränga dig för att förstå en konversation eftersom du lätt kan komma ikapp oavsett språk. Den här funktionen är inkluderande, inte bara för personer vars första språk inte är engelska, utan även för icke-verbala eller hörselskadade.
Vad Google Workspace har att erbjuda
Googles strävan efter “Collaboration Equity” har lett till lanseringen av olika kontorsverktyg som gör samarbete och lagarbete lika smidigt som de kommer att vara i en arbetsmiljö på plats.
Denna nya dynamik skulle sträcka sig till post-pandemiska tider, och du kan förvänta dig att det kommer att finnas en blandning av denna nya takt av distansarbete, flexibla timmar, såväl som det “gamla normala.”
Dra nytta av dessa funktioner idag. A free planen är tillgänglig för alla användare, men företag med mer komplexa behov kan använda de betalda alternativen, med månadsplaner som sträcker sig från $6 till $13 och $18.
Om författaren
Keyede Erinfolami (71 artiklar publicerade)
Keyede Erinfolami brinner för att använda teknik för att förbättra produktiviteten i det dagliga livet och arbetet. När hon inte skriver kan du hitta hennes sparkande rumpa vid Scrabble eller hitta de bästa vinklarna för att ta naturbilder. Har ett sunt förhållande till Oxfords kommatecken.
Mer från Keyede Erinfolami
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
