Som frilansare eller distansarbetare kan du behöva arbeta med kunder och kollegor i olika tidszoner. Detta betyder dock inte att du alltid måste vara tillgänglig för svar i realtid, även till priset av att du tappar fokus och koncentration.
Du kan undvika utmattning samtidigt som du upprätthåller en smidig relation med andra intressenter genom att implementera flera strategier. Ta reda på hur du gör detta med följande tips och verktyg.
1. Dela beslut/feedback utan uppföljning
Du behöver kommunikation i realtid när det finns behov av omedelbar feedback eller uppföljning. Överkommunikation kan bespara dig från besväret med att vara tillgänglig hela tiden för ett snabbt svar. Om du tillhandahåller all nödvändig information till din klient eller kollegor behöver de inte följa upp ditt meddelande.
För det, dra inte undan från att förklara saker i fullständig beskrivning. Ibland är omedelbar feedback inte lämplig eller fullständig. Det kan också orsaka missförstånd. Fördröjd feedback hjälper dig att undvika ologiska utbrott och låter dig ge mer genomtänkta svar.
Genom att kommunicera grundligt och tydligt med dina kunder och team undviker du onödig fram- och tillbakagång. Det finns olika appar för att göra anteckningar online, till exempel Supernotes. Du kan använda dem för att åstadkomma nästan perfekta meddelanden.
Du och din medarbetare kan lämna anteckningar i samma fil efter att ha gått igenom varandras svar genom delbara anteckningar och dokument.
2. Planera i förväg för att tillåta rimlig fördröjning av svarstiden
Vissa projekt och uppgifter kan behöva ett omedelbart svar från dina kunder eller teammedlemmar, medan ett sent svar kan leda till projektförseningar. Det är en av de främsta anledningarna till att många förespråkar realtidskommunikation samtidigt som de arbetar på distans.
Men asynkron kommunikation är också ett möjligt alternativ i dessa fall om du kan planera uppgifterna och deluppgifterna. Investera tillräckligt med tid för att skapa ett eskaleringsarbetsflöde som låter ditt team hantera nödsituationer. Tänk på skillnaden i tidszon och schemalägg oberoende uppgifter under svarsfördröjningen.
Det kommer att vara bra att integrera kalenderappen med uppgiftshanteringsverktygen som Asana. Således, varje gång du skapar en händelse, kommer uppdateringen att bli tillgänglig i aktivitetshanteringsapparna för alla att följa.
3. Skärminspelning/Digitala whiteboards för att demonstrera buggar
Föreställ dig att det finns en komplex bugg i programvaran. Nu måste du beskriva det hela genom att skriva till ett avlägset team! För att inte tala om frågorna som dyker upp däremellan från andra änden, och du går vilse.
Du kan undvika alla dessa komplicerade situationer med appar för skärminspelning. Demonstrera och registrera programvarufelet med hjälp av en free skärminspelare som ActivePresenter eller Apowersoft. Du kan också inkludera ditt ljud för att beskriva problemet verbalt för att undvika förvirring.
Du kan också använda whiteboardtavlor online som Freehand för att beskriva app- eller webbplatsbuggar. Dessa appar är bra för fjärrsamarbete. Din kollega kan arbeta med din whiteboard-fil och lämna anteckningar där så att du kan granska den när det är din tur.
Ju mer du kan minska behovet av ljud/bildkommunikation, desto mer kommer kollegor och kunder att kunna koncentrera sig på det som verkligen betyder något. För närvarande kan du enkelt skapa ett detaljerat arbetsflöde för ditt projekt och göra det digitalt tillgängligt för alla andra inblandade. För att göra det kan du använda samarbetsapplikationer som Jira.
Förutom att stödja det visuella arbetsflödet för dina uppgifter, låter dessa omfattande appar dig lägga till kommentarer till uppgifterna. Dessa kommentarer hjälper till att snabbt hitta den information som krävs och på så sätt effektivisera diskussionerna.
Om kunden till exempel behöver veta om projektets framsteg, kan de titta på uppgiftskommentaren för att ta reda på slutförda uppgifter. Det sparar dem från att skicka meddelanden till dig samtidigt som de omedelbart servar dem med den information de behöver.
5. Skapa och definiera sprints för projekt
Om du är en del av ett team som följer ett agilt eller scrum-arbetsflöde vet du att samarbete och kommunikation i realtid är oumbärliga delar av ditt arbete. Ändå kan du minska beroendet av omedelbar kommunikation genom att definiera spurterna ordentligt.
När du skapar en sprint, se till att du svarar på de uppenbara frågorna som målen eller målen, färdplaner, resurser, eftersläpningar, kapacitet, arbetsprocess, deadlines, etc. Sålunda ställer tilldelarna dig inte dessa frågor och börjar arbeta omedelbart.
Du kan också ta hjälp av olika free Scrum-stödda projekthanteringsverktyg som iceScrum. Dessa appar låter ditt team arbeta effektivt med minimikravet på brådskande svar.
6. Distribuera mötesinspelningar för att minimera trötthet vid videomöten
Ibland innebär att vara en del av ett distansteam att delta i en mängd möten för att kompensera för det fysiska avståndet. Det kan leda till en situation som kallas Zoom-trötthet, vilket inte är bra för din produktivitet. Istället kan du fokusera på alternativa kommunikationskanaler och tacka nej till mötesförfrågningar under fokuserat arbete.
Det är viktigt att delta i mötena för strategiska diskussioner eller fokuserade agendor. Ändå kan du lita på textbaserad kommunikation för att lösa de flesta återstående ärenden. Bortsett från detta bör inspelning av möten vara obligatoriskt.
Således kan alla som missat det kontrollera inspelningen bekvämt för insikter och kan ge mervärde till diskussionen senare. Du kan använda VLC för att spela in Zoom-möten, eller inspelningsfunktionen i Google Meet för att spela in Meet-möten. Båda dessa appar är freeså att de inte kostar dig några extra dollar.
7. Använd den digitala kalendern på rätt sätt genom att blockera tid
En av de främsta anledningarna till att välja icke-röstkommunikation är att ha en oavbruten produktiv tid. Även om detta hjälper oss att göra betydande framsteg i ett projekt eller en uppgift, markerar människor inte detta i kalendern som om de markerar ett möte eller en presentation. Som ett resultat har andra teammedlemmar vanligtvis ingen aning om det.
Däremot kan du markera tiden för lite djupgående arbete i din kalender så att andra kan få reda på det. Kalenderblanksteg betyder att du är det free för ett möte eller sms. Om du blockerar tiden i kalendern kommer de att avstå från att schemalägga möten eller skicka sms till dig vid den tidpunkten.
Du kan använda free kalenderverktyg som Google kalender eller TeamUp för att blockera din tid. Därför kommer andra att bli hänsynsfulla och vara mer beroende av onlinekommunikation som e-post och projektdiskussionskanaler.
Kommunikation behöver inte alltid vara omedelbar
Medan du arbetar hemifrån eller en del av ett hybridteam kan realtidskommunikation ta hårt på dig.
Prova dessa tips och verktyg för onlinekommunikation för att undvika att bli överväldigad. Eftersom dessa låter dig arbeta utan avbrott, kommer du att se en ökning av din dagliga produktivitet.
Om författaren
Tamal Das (294 publicerade artiklar)
Tamal är frilansskribent på MakeUseOf. Efter att ha fått gedigen erfarenhet av teknik, ekonomi och affärsprocesser i sitt tidigare jobb på ett IT-konsultföretag, antog han skrivandet som ett heltidsyrke för tre år sedan. Även om han inte skriver om produktivitet och de senaste tekniska nyheterna älskar han att spela Splinter Cell och binge-titta på Netflix/ Prime Video.
Mer från Tamal Das
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
