En av de bästa sakerna med Google-appar (Dokument, Kalkylark och Presentationer) är att de kan delas. Dessa appar låter dig enkelt samarbeta med en annan person eller en grupp människor. Dessutom kan flera användare arbeta tillsammans samtidigt om de har tillåtelse att göra det. I det här inlägget kommer du att ha en detaljerad diskussion om hur du enkelt delar Google-dokument: Dokument, Kalkylark och Presentationer.
Du behöver dock känna till många delningsbehörigheter. Innan du delar dina dokument måste du veta med vem och hur du vill dela dina dokumentbehörigheter. Behörigheter som att redigera, kommentera eller helt enkelt titta. Så efter att ha känt till alla dessa detaljer kan du ge det nödvändiga tillståndet som du vill.
Alla dessa saker kommer att bli tydliga för dig när du har slutfört hela inlägget. Därför kan det vara ett dåligt beslut att hoppa över ett steg i det här inlägget.
Så här delar du Google Dokument: Dokument, Kalkylark och Presentationer
Dokument, Kalkylark och Presentationer är tre individuella appar baserat på din arbetstyp. Intressant nog håller Google saker enkelt och konsekvent för att dela dessa dokument.
Ja, proceduren gäller alla tre vid delning. Det kan vara med vilken specifik individ som helst eller med en grupp människor.
Det finns dock som sagt två olika metoder du kan gå med. Låt oss börja med att använda en bindningsmetod.
Metod 1: Dela Google Dokument – Dokument, Kalkylblad och Presentationer genom att använda en länk
Istället för att lägga till varje individs e-postadress kan du använda länken till dina dokument om du planerar att dela den med många personer. Dessutom kan du konfigurera behörigheterna som du vill.
1. Klicka först på Dela med sig alternativet i det övre högra hörnet av dina Dokument, Kalkylark eller Presentationer.
2. Nu kommer du att se den resulterande sidan nedan, den få länk alternativet för ditt dokument. Initialt, Begränsad Den var inställd där som standard, vilket innebär att endast personer som lagts till kan öppna med den här länken.
Du kommer dock att få ett annat alternativ kallat Byt till vem som helst med länken. Du kommer att se båda alternativen i rullgardinsmenyn.
3. Om du ställer in Begränsad här, kommer dokumenten inte att vara tillgängliga för personer (som inte har lagts till här) trots att de har din länk.
4. Väljer Vem som helst med klicket låter dig ge tillståndet som du vill. Klicka på rullgardinsmenyn till höger som visas med Viewer (du kan bara se dokumentet, du kan inte ändra, redigera eller dela), Commenter (du kan bara lägga till kommentarer och komma med förslag, du kan inte ändra, redigera eller dela), och Editor (Du kan göra allt: redigera, acceptera/avslå förslag, dela) alternativ.
Välj vilken typ av åtkomst du vill ge den person du vill dela Google Dokument med.
5. När du har valt ditt alternativ, kopiera länken ovan och tryck Gjord i slutet. Följande dokument har till exempel skapats med Visare lov. Det betyder att om du delar länken med någon kan de se dina delade Google-dokument med den länken.
Metod 2: Dela Google Dokument – Dokument, Kalkylark och Presentationer med specifika personer
Här är den andra metoden. Om du vill dela dina dokument med specifika personer är detta en lämplig metod. Låt oss se vad vi ska göra-
1. Precis som den tidigare metoden, klicka Dela med sig från det övre högra hörnet av dokumentet. När du vill dela Google-dokument: Dokument, Kalkylark och Presentationer måste du först klicka här.
2. Nåväl, ange nu kontakten eller e-postadresserna till de personer du vill dela med. Du kan lägga till flera personer här som jag gjorde. Men en sak bör du tänka på.
Och när du väl har lagt till flera personer kan du inte tillåta individuell behörighet. Behörigheten du anger här kommer att vara densamma för alla som har dina dokument.
3. Precis som den tidigare metoden, tillåt behörighet från den högra rullgardinsmenyn efter att du har lagt till eller valt de personer du vill dela Google Dokument med.
4. Tja, här är en intressant del. Hittills har du sett och konfigurerat standardalternativen, men du kan göra lite anpassning med dina behörigheter. Och för det, klicka på Miljö ikonen på paussidan nedan.
5. Du kommer att se två olika kryssrutor här. En är att tillåta/inte tillåta redaktörer att få behörigheter och dela ändringar. Den andra är att tillåta/inte tillåta tittare och kommentatorer att se alternativet att ladda ner, skriva ut och kopiera dokumentet.
6. Om du meddelar personer via e-post att du delar dokument, markera rutan Meddela personer. Annars avmarkerar du rutan om du inte vill meddela.
Anpassa behörigheter efter delning av Google Dokument
Att ställa in alla behörigheter betyder inte att du inte kan ändra det ytterligare. Ja, du kan anpassa den hur du vill.
1. När du väljer metoden för att dela dokument, ark och bilder med specifika personer, kan du anpassa varje individs behörighet efteråt. Se exemplet nedan så förstår du resten eftersom jag redan nämnde hur man gör.
2. Bindningsmetoden för användning kan också anpassas senare. Ändra och redigera som du vill från din sida. Och den uppdateras automatiskt för dina delade personer.
Överför äganderätten till vilken individ som helst
Ja, du kan ändra äganderätten till dina dokument. Om du är ägaren kan du göra en annan användare till ägare av dessa dokument. Och för att göra det klickar du på rullgardinsmenyn för användarbehörigheter för den person du vill ska vara ägare till dokumenten.
Välj nu Överlåta ägande, och ägandet kommer att ändras. Du kommer inte längre att äga dina dokument förrän du får tillbaka dem. Och för att ha det måste du ta tillbaka äganderätten från personen du delade det med.
Hur man slutar dela Google Dokument
Vad händer om du vill sluta dela dina Google Dokument och du inte vet hur? Nåväl, här är du på rätt plats.
1. Specifik individuell delningsmetod: Klicka på rullgardinsmenyn för behörigheter och välj ta bort därifrån. Som ett resultat kommer den personen inte längre att ha tillgång till dina dokument.
2. Länkdelningsmetod: Det här är enkelt. Välj Begränsad istället för Alla med länken. Som ett resultat kan dokumenten inte längre nås trots att man har länken tidigare.
Slut
Kort sagt, metoderna för att dela Google-dokument: dokument, kalkylblad, bilder är mycket enkla och enkla att göra. Följ proceduren ovan; musklick – tillåt vilka behörigheter du vill och dela så småningom.
Dessutom går det även att redigera och anpassa som du vill. Det spelar ingen roll när du vill redigera dina dokument. Dessutom kan du enkelt göra någon till ägare av dina dokument om det behövs.
Tja, tar tjänstledigt för tillfället. Jag återkommer snart med andra tips och tricks för Google Workspace. Dela gärna med andra om du tycker att det är värt att dela, och lämna en kommentar nedan om din upplevelse.
