Verktyget Snabbdelar gör det enkelt att lagra och komma åt innehåll som du vill använda ofta, som adresser, signaturer och e-postmeddelanden. Så här använder du den!
Quick Parts är en Microsoft Word-funktion som låter dig skapa ett innehållsbibliotek. Du kan komma åt Quick Parts när som helst och lagra ofta använda textblock eller bilder, som du enkelt kan infoga i dina dokument.
Med Quick Parts kan du enkelt infoga standardtext i dina dokument, lägga till en kundspecifik klausul eller skapa elektroniska signaturer.
Hur man använder snabbdelar i Microsoft Word
Snabbdelar kallas ibland för AutoText, och det låter dig spara ofta använda text- eller bilder, som du sedan kan infoga i alla nya dokument du arbetar med. Detta kommer att spara mycket tid.
Spara texter och bilder i snabbdelar
Om du vill spara en bit text eller en bild till Quick Parts, följ dessa steg:
- Välj först vad du vill spara och klicka sedan på Infoga > Snabbdelar.
Klicka sedan på Spara urval till Snabbdelsgalleri.
När du klickar på det kommer ett litet fönster att dyka upp. Det är där du kan ge ditt Snabbdelar några detaljer. Se till att namnge det något som du lätt kan komma ihåg i framtiden.
Du kan också skapa en ny kategori för att enkelt gruppera dina favorittexter. När du har matat in alla detaljer, klicka på OK.
Infoga snabba delar i ditt dokument
Det första du behöver göra är att hitta din Quick Parts-text. Det kan du göra genom att klicka på Infoga > Snabbdelar, och det kommer att finnas en lista över alla dina sparade texter och bilder.
Klicka på den specifika text som du vill infoga i ditt dokument, så infogar du den där du senast klickade i ditt dokument. Du kunde också högerklicka på texten Snabbdelar och välj ett av de givna alternativen.
Hur håller man det organiserat?
Om du har mycket text eller bilder sparade i Quick Parts kan det verka lite oorganiserat. Men det finns ett par saker du bör veta som kan hjälpa till att hålla dina snabbdelar organiserade.
Vad du än väljer att spara i Quick Parts (text, bilder, etc), kommer att sorteras alfabetiskt. Genom att vara uppmärksam på namnen du ger dina Quick Parts kan du hålla ordning på saker och ting.
Om du har gjort ett misstag kan du enkelt rätta till det genom att följa dessa steg:
- För att byta namn på din sparade text eller redigera vad du vill måste du först klicka på Infoga > Snabbdelar och klicka sedan på Byggklossarrangör.
Ett nytt fönster kommer att dyka upp, där du kan se alla filer du har sparat i Quick Parts. Klicka på alla sparade filer du vill redigera och klicka sedan på Redigera egenskaper.
När du klickar på Redigera egenskaper, kommer du att få samma fönster som du fick när du skapade dokumentet. Här kan du ändra alla detaljer, inklusive namnet på dina sparade texter eller bilder.
Tänk på att ge dina Quick Parts ett lämpligt namn och kategorisera dem därefter kan hjälpa mycket för att hålla dina besparingar organiserade. För att ta bort en snabbdel behöver du bara klicka på Infoga > Snabbdelar och då högerklicka på spara filen du vill ta bort och klicka på Ordna och ta bort.
Inkorporera snabba delar i bandet
Istället för att behöva klicka vidare Infoga > Snabbdelar varje gång för att hitta din önskade sparade text kan du infoga den i din meny för enklare åtkomst. För att göra detta måste du redigera dina redan sparade snabbdelar. Namnet spelar ingen roll, men andra alternativ i byggstenen är viktiga.
För Gallerimåste du välja Anpassade rubriker. För Kategori, bör du skapa en ny kategori som är lämplig för de snabbdelar som du sparar. Beskrivningen kan förbli tom, eller så kan du ge dina snabbdelar en beskrivning. För Spara in, bör du välja Vanligt. För alternativ, bör du välja Infoga innehåll i ett eget stycke.
Efter det klickar du på liten pil bredvid knapparna ångra och gör om och välj Fler kommandon.
I det nya fönstret som öppnas, under Välj kommandon från, bör du först välja Kommandon finns inte i bandet. Bläddra sedan igenom listan med kommentarer och lägg till anpassad rubrik. Efter det, klicka på OK.
Det kommer att finnas ett tillägg i menyfliksmenyn där du kan se alla texter och bilder som du sparat.
Korrekt integration av snabbdelar kan hjälpa dig att arbeta snabbare
Quick Parts är en enorm produktivitetshöjare som låter dig spara texter och bilder som du ofta använder. Istället för att behöva söka igenom dokumentet efter ett specifikt stycke text, sparar Quick Parts dig mycket tid.
Faktum är att det finns många Microsoft Word-genvägar som kan hjälpa dig att spara mycket tid också. Om du brukar använda Microsoft Word ofta bör du överväga att lära dig mer om Microsoft Word-genvägar.
Om författaren
Logan Tooker (37 publicerade artiklar)
Logan provade många saker innan han blev kär i att skriva 2011. MakeUseOf ger honom en chans att dela med sig av sin kunskap och producera användbara och faktafyllda artiklar om produktivitet.
Mer från Logan Tooker
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
