Som content marketing killar har vi alla varit där. Efter alla dessa idéer, projektledning och kreativitet, visar det sig att bara granska och godkänna innehåll kan vara den svåraste delen av hela processen.
Kolla in dessa tips för att valla dina intressenters katter…
Bildkredit: Rich Bowen på Flickr.
Marknadsförare nämner “feedback-sökning” som det största hindret för att publicera innehåll, enligt vår senaste undersökning om innehållskultur i Storbritannien.
Men när det kommer till att engagera sig med dessa viktiga innehållsintressenter kan sunt förnuft, artighet och en touch av kidologi ta dig en förvånansvärt lång väg…
Se inte intressenter som fienden
Det är frestande att demonisera innehållsgranskare och godkännare, att se dem som hänsynslösa sönderdelare av kreativitet och redaktionell intuition. Men de har ett jobb att göra, och ofta ett mycket viktigt jobb, som att förhindra att deras företag stäms, minimera felaktig information om produkter eller skydda varumärket.
Att se dessa människor som kollegor eller kollaboratörer i innehållsprocessen är ett mycket mer konstruktivt tänkesätt.
Se dem istället som användare eller kunder
Lär dig att leva med tanken att dina intressenter är en av dina målgrupper. Det innebär att förstå hur de fungerar och vilka behov de har.
Det betyder inte att du börjar skriva allt på ett tufft överensstämmelsespråk eller icke-enkel juridisk jargong, men det betyder att du inser att om du behöver någons godkännande av din 30-sidiga produktmikrowebbplats, förväntar du dig att de ska vända det på hälften en timma. på en fredag eftermiddag är orealistiskt och kanske till och med lite respektlöst.
Bygg din karta över din intressentresa
Tillämpa idén om kartläggning av kundresa på din interna godkännandeprocess.
Titta tillbaka på det senaste betydande innehållet du signerade och granska alla interaktioner med intressenter som krävs för att få det fram.
Var fanns ineffektiviteten? Vad kan du ha en annan? Vad kan du lära dig till nästa gång?
Fastställ godkännandevägen och uppsättningen av kritiska intressenter
När du planerar ditt nästa innehåll, ta reda på vem som verkligen behöver se det och lås det: inte alla som kunde “ha en vy”, utan alla som borde ha sett innehållet baserat på affärsregler.
Så det är värt att spendera lite tid tidigt med dessa människor för att förstå vad de behöver av dig för att hjälpa till att göra detta så smidigt som möjligt.
Vilken typ av deadline behöver de? Kan de granska det råa innehållet eller behöver de se de slutliga bevisen? Vilka är de viktigaste frågorna du kommer att titta efter?
F: Vilka av dina intressenter har den mest negativa inverkan på innehållets kvalitet?
Involvera dina intressenter i resan
Av ovanstående följer att det finns ett stort värde i att involvera intressenter från början, att tidigt uppdatera dem om tanken bakom det man ska göra. Detta fungerar ofta mycket bättre än att bara skicka dem innehållskörningar för granskning i sista minuten, när de har lite sammanhang och tid är avgörande.
Vi har också funnit att intressenter ofta har värdefull information på förhand om vad som sannolikt kommer att vara en problematik och vad som kommer att gå framåt, vilket sparar mycket tid och ansträngning på vägen.
Och marknadsförare blir ibland positivt överraskade i dessa samtal när de upptäcker att vissa saker som de hade antagit skulle vara ett problem faktiskt inte är det.
Ha en tydlig och väldokumenterad sammanfattning
Tidiga intressentinteraktioner är viktiga. Men det är också viktigt att du har distribuerat en detaljerad sammanfattning som förklarar vad du tänker göra.
Att få feedback på det här dokumentet och se till att alla nyckelintressenter har sett det hjälper till att kristallisera all den initiala goodwill som kommer från att proaktivt engagera sig med granskare och godkännare, och det kan naturligtvis undvika många missförstånd på vägen.
Berätta för intressenter att det är okej att inte hitta något fel på innehållet.
Ibland lägger granskare till saker för att du har bett om feedback och de känner att de inte gör sitt jobb om de inte hittar något att säga.
Men du kan använda dessa initiala åtaganden för att förklara att innehållet du presenterar för dem kommer att vara i ett färdigt skick, inte ett pågående arbete, så om det inte finns något väsentligt är det mer än bra om de inte har något att tillägga. …
Gör det också klart att du bara behöver personer som talar från deras expertområde; Den juridiska personen behöver till exempel inte kommentera användningen av kommatecken eller tonfall (såvida dessa inte har juridiska konsekvenser).
Sluta be om feedback
Istället för att säga förlåt: “Kan jag få dina tankar inför torsdagen?” – antyda att du förväntar dig att det är många saker som behöver förändras i ditt arbete – presentera ditt arbete med stolthet och självförtroende.
Berätta för dina recensenter att du är väldigt nöjd med den och att du ser fram emot att se den live. Om de har någon feedback, ge dem en realistisk men strikt deadline för när du behöver höra från dem.
Catherine Toole, grundare av Sticky Content, säger:
Titta noga på formuleringen av dina omslagsmejl. Berätta för berörda parter att du är nöjd med kvaliteten på innehållet, att du har verifierat det och att du tror att det är redo att publiceras. (Om det inte är det, cirkulera det inte.)
Be intresserade parter att skriva under, inte bara kommentera. I ett exempel vi känner till kunde en innehållsproffs som arbetar på en stor hierarkisk ideell organisation minska redigeringarna med 80 % genom att följa detta enkla tips.
Erbjud lite utbildning
Ibland blir saker inte godkända för att granskare inte förstår varför du gjorde något på ett visst sätt.
En titel verkar prosaisk för dem, men för dig innehåller den till exempel en värdefull nyckelfras. Eller så har du tagit bort språket för att du funderar på att optimera för mobila enheter.
Eller så har du lyft fram fördelarna (inte funktionerna) med hjälp av punkter och fetstil eftersom de är ett bevisat hjälpmedel för skanningsbarhet (och för att användare inte bryr sig om funktionerna).
Eftersom de kommer från väldigt olika domäner är det mycket möjligt att intressenter inte är medvetna om nyanserna av bästa praxis för digitalt innehåll. Men de är ofta angelägna om att lära sig mer och öka sin förståelse för vad alla förstår är ett viktigt område för affärskunskap.
Vi har sett några utmärkta resultat, i termer av positiva känslor och strömlinjeformade godkännandeprocesser, från att köra inledande digitala bästa praxis-workshops utformade för att ge intressenter en bättre uppfattning om hur det ser ut här och därför hjälpa Se till att din feedback stöder detta snarare än bekämpar det.
Den här artikeln publicerades ursprungligen på vår systersida ClickZ. Vi återpublicerar några av dina senaste artiklar under helgen. Gå och ge dem lite kärlek.
