Oavsett om du är en innehållsskribent, en marknadsförare, en utvecklare eller en arbetande frilans, är e-post en integrerad del av vår moderna värld.
Faktum är att det är den mest standardiserade kommunikationsformen bland frilansare. På grund av detta är det viktigt att lära sig de bästa metoderna och etiketten för att skicka e-post om du vill attrahera och behålla kunder.
1. Öva på Snabbsvar
Eftersom frilansande företag är beroende av e-postkommunikation i stor utsträckning, har snabba svar blivit en förväntad standard.
Om du inte umgås med familj och vänner bör du alltid sträva efter att svara på alla dina e-postmeddelanden inom en timme. Om det inte är möjligt, svara samma dag under kundens öppettider.
2. Förtydliga punkten i början
Dina kunder behöver inte läsa din e-post förrän i slutet, eller ännu värre, flera gånger, för att förstå poängen du försöker göra. Om du skriver ett e-postmeddelande, se till att tydligt ange ditt meddelande direkt i början – antingen i ämnet eller brödtexten.
Ämnet ska vara kort och specifikt. I e-postmeddelandets brödtext betonar du dina viktigaste detaljer genom att använda punktpunkter.
3. Dubbelkolla grammatik och stavning
Din e-post är en återspegling av vem du är. Det kommer att visa vad kunderna förväntar sig av dig när det gäller arbetskvalitet. Även de mest erfarna proffsen gör stavfel, särskilt när de skriver från smartphones. Kunder kommer dock inte att få ett bra första intryck av sådana misstag.
När du är klar med att skriva, läs e-postmeddelandet högt så att du kan ta reda på grammatiska misstag. Du kan också använda onlineverktyg för ytterligare hjälp.
4. Håll det kortfattat
Om du är en författare som kommer från en litteraturbakgrund kan det vara svårt att motstå dig själv från att skriva på ett blommigt språk. Men för en vanlig person kommer det bara att bli en kod som de inte kan tyda!
Håll alltid dina e-postmeddelanden korta och enkla. Skriv i små meningar och använd ord som alla känner till. Om du måste förmedla information som inte får plats i några stycken, är det bättre att boka ett virtuellt möte eller telefonsamtal.
5. Svara på alla frågor
Denna punkt kan verka motsägelsefull till föregående pekare, där vi bad dig att hålla e-postmeddelandet kort. Tja, att hoppa över alla frågor om din klient för att vara kortfattade kommer att vara en respektlös handling.
Adressera frågorna som ställs i varje avsnitt av e-postmeddelandet i separata avsnitt. Så, kunden vet att du läser deras e-post uppmärksamt. När du inte kan svara på en fråga direkt, nämn den när du kan.
6. Följ Single och Standard Format
När du skriver e-postmeddelanden till dina kunder, använd ett enda format för alla e-postmeddelanden. Se till att använda samma typsnitt, teckenstorlek, teckensnittsfärg och textstruktur för varje e-postmeddelande. Om du inte har något standardformat kommer en enda e-posttråd att se konstigt ut.
För affärskommunikation kan du använda typsnitt som Arial, Calibri och Verdana. För storlek är 12 säkert. Att använda färgglada typsnitt är inte tillrådligt för den här typen av professionell interaktion – låt oss hålla oss till svart.
7. Avsluta med en signatur
Oavsett din yrkesstatus är det alltid en bra idé att ha en e-postsignatur med din kontaktinformation längst ner i dina e-postmeddelanden. Detta hjälper människor att komma ihåg dig så att de kan kontakta dig omedelbart när det behövs.
Det är enkelt att lägga till en personlig signatur i slutet av e-postmeddelandet, och det kommer bara att få dig att se professionell ut. Lägg till dina kontaktuppgifter i signaturen.
8. Använd e-postmall utanför kontoret
Du kan åka på semester men när du frilansar, se till att dina kunder vet det. Förutom att varna dem personligen via e-post, kommer det att vara bra att ha en frånvarosvarare.
När du arbetar med flera kunder måste du hantera deadlines. På samma sätt måste dina kunder veta när de kan förvänta sig ditt svar.
9. Alltid uppföljning
Det är viktigt att följa upp dina kunder när du förväntade dig ett svar men inte fick det. I ett uppföljande e-postmeddelande kan du kopiera all relevant information och bifoga alla viktiga filer igen för att hjälpa kunden att enkelt ta reda på nödvändig information.
10. Använd rätt språk
Använd standardspråket när du kommunicerar med dina kunder. Undvik att använda uttryckssymboler i sådana formella samtal. Börja e-postmeddelandet med en artig hälsning och rikta direkt till kunderna med deras namn.
Använd inte BOSTAVER eller akronymer som ASAP eller OSA. Det är också bättre att inte använda en kort form av din klients namn.
11. Undvik att svara när du är upprörd eller arg
Oavsett hur länge du är i frilansbranschen, kommer du att känna dig frustrerad och arg över ditt arbete. Om vissa e-postmeddelanden från klienterna gör dig upprörd, skulle den naturliga instinkten vara att svara direkt.
Men avstå alltid från att svara medan du rycks med av känslorna. Förbli professionell och skriv ett snyggt svar när du lugnat ner dig.
12. Kommunicera med andra metoder
När du växer som frilansare vet du när du ska ta diskussionen offline. Medan du delar lite tidskänslig information, lita inte bara på e-post. Koppla alltid ihop den med någon form av realtidskommunikation som ett telefonsamtal eller Slack-meddelande.
13. Försök inte att skaffa vänner
Du är här för att bygga en affärsrelation med din kund, inte för att bli vän med dem. Det är alltid säkert att inte vara rolig eller smart med din klient. Håll dig till informationen och syftet med ditt meddelande. Det finns ingen brådska att visa dem din personlighet medan du ska ha en professionell relation.
14. Hoppa inte över att svara
Att vara sen att svara på ett e-postmeddelande eller att hoppa över det helt kan kosta dig ett projekt. Om din inkorg är full av försäljningsmejl och onödiga nyhetsbrev kan du gå miste om viktiga e-postmeddelanden från din kund.
Markera e-postmeddelanden från befintliga kunder som favoriter så att du får dem överst i din inkorg. För att snabbt komma åt alla arbetsrelaterade e-postmeddelanden, håll ordning på din e-post.
Smarta e-postetiketter kommer att imponera på dina kunder
För att kunna hantera ett företag effektivt är att skicka e-postmeddelanden en viktig del av processen. Prova dessa snabba hacks för att skapa ett professionellt e-postmeddelande och presentera dig själv på ett smartare och bättre sätt för potentiella och befintliga kunder.
Om författaren
Tamal Das (294 publicerade artiklar)
Tamal är frilansskribent på MakeUseOf. Efter att ha fått gedigen erfarenhet av teknik, ekonomi och affärsprocesser i sitt tidigare jobb på ett IT-konsultföretag, antog han skrivandet som ett heltidsyrke för tre år sedan. Även om han inte skriver om produktivitet och de senaste tekniska nyheterna älskar han att spela Splinter Cell och binge-titta på Netflix/ Prime Video.
Mer från Tamal Das
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
