Att organisera ett lyckat evenemang är både en givande och stressande uppgift. Du behöver specialkompetens för att upprätta en budget som tar hänsyn till oförutsedda omständigheter, hitta en eller flera lämpliga platser, marknadsföra evenemanget etc.
Men förutom att ha utmärkt uppmärksamhet på detaljer, organisatoriska färdigheter och att vara en kunnig nätverkare, kommer att förlita sig på programvara för evenemangsplanering gå långt för att effektivisera hanteringsprocessen och spara tid.
Hur man väljer den perfekta appen för evenemangsplanering
Det finns många appar för evenemangsplanering, som var och en erbjuder specifika funktioner. Den bästa evenemangshanteringsmjukvaran är dock den som uppfyller dina behov, eftersom olika evenemang kräver olika funktioner.
Så du måste beskriva dina behov för ditt kommande evenemang för att veta hur du väljer den perfekta programvaran. Här är några frågor som vägleder dig genom denna uppgift:
Vilken typ av event organiserar du, personligt, virtuellt eller hybrid? Detta hjälper dig att välja en app som stöder evenemangstypen. Är det ett stängt eller öppet evenemang? Om det är ett stängt evenemang behöver du kanske bara programvara som kan hjälpa dig att skicka inbjudningar till specifika gäster. Annars skulle du behöva en app med inbyggda marknadsföringsverktyg för att marknadsföra evenemanget. Har programmet för evenemangsplanering en mobilversion? Med mobilvänlig programvara för evenemangsplanering kan du få tillgång till all din information när du är på språng. Du kan också använda appen för att dela händelserelaterad information med dina deltagare. Måste man räkna ut mycket cateringlager? Du kan använda en app med en inbyggd evenemangsplaneringskalkylator för att ha all din information på ett ställe. Vad behöver du för eventet? Du kan skriva alla verktyg du behöver här, inklusive aviseringssystem, biljettsystem, verktyg för närvaroincheckning, etc. Behöver du samarbeta med andra arrangörer eller evenemangsintressenter? Om ja, bör du välja en app som tillåter kommunikation.
Dessa frågor bör hjälpa dig att begränsa din lista över appar för evenemangsplanering. Däremot kan du behöva blanda olika appar beroende på storleken på ditt evenemang, eller om du inte hittar en som uppfyller alla dina behov. Med det sagt bör du överväga dessa evenemangsplaneringslösningar:
Eventbrite är allmänt känt för att vara ett av de bästa verktygen för att hitta evenemang runt dig, men det har också en evenemangshanteringsapp i sin verktygslåda – Eventbrite Organizer.
Oavsett om du planerar en liten sammankomst eller en stor fest kan du lita på att Eventbrite Organizer är ditt enda verktyg för att skapa dina evenemang, hantera evenemangsförsäljning och spåra närvaro live via din smartphone.
Du kan också använda Eventbrite för att marknadsföra ditt evenemang online och dela viktig information med dina inbjudna.
Ladda ner: Eventbrite Organizer för Android | iOS (free, anpassad prissättning)
Det är så många rörliga delar inblandade när man planerar ett evenemang. Det är därför du behöver ha en central plats för att hålla dig organiserad och spåra både slutförda och ej slutförda uppgifter.
monday.com är ett kraftfullt verktyg som du kan använda för att få alla dina pågående projekt på samma plattform. Även om det i första hand är ett projekthanteringsverktyg har det också funktioner för evenemangsplanering och inbyggda mallar som du och andra medarbetare kan använda för att planera din budget eller organisera tidslinjer.
Du kan använda Min vecka funktion för att skapa och tilldela uppgifter till andra teammedlemmar, samtidigt som du använder dess instrumentpanel för att spåra och mäta dina framsteg. Du kan också använda monday.com för att kommunicera med teammedlemmar i appen, så att du inte behöver gå vilse i en hög med e-postkorgar. Prova monday.coms kraftfulla organisationsverktyg för att överge ditt teamsamarbete.
Ladda ner: monday.com för Android | iOS (free, premiumversion tillgänglig)
3. Pocket Planner
En av de kritiska färdigheterna hos en evenemangsplanerare är förmågan att utarbeta korrekta budgetar som tar hänsyn till oplanerade situationer. Det betyder att du måste nå ut till matematikern i dig.
Men att göra alla dessa handberäkningar kan vara tidskrävande, och du måste ofta hantera snäva scheman. Pocket Planner är en effektiv och lättanvänd app som kan hjälpa dig att göra exakta uppskattningar för dina evenemang. Att ha alla dina beräkningar på ett ställe hjälper dig också att spara tid.
Ladda ner: Pocket Planner för iOS (free)
Social Tables är ett praktiskt verktyg som specialiserat sig på evenemangsdiagram som hjälper dig att visualisera din plats, sortera ut sittplatser och samarbeta med deltagare.
Du kan skapa din arkitektoniska plan eller använda en av dess 3D-mallar till att börja med. Välj bara evenemangstyp, välj en mall som matchar stilen och justera efter dina behov.
Du kan använda denna programvara för att designa din evenemangsutrymmeslayout genom att lägga till alla möjliga förgjorda objekt, inklusive projektorer, scener, tabeller, etc. Du kan också dela layouten med andra medarbetare genom programvaran.
Om du föredrar en allt-i-ett-plattform för eventhantering för att undvika att jonglera med flera specialiserade verktyg, kommer du inte att gå fel med Whova. Det är en multifunktionalitetsprogramvara som låter dig hantera dina virtuella, personliga eller hybridhändelser med samma system.
Några av dess nyckelfunktioner inkluderar evenemangsregistrering, konferenshantering, evenemangsmarknadsföring, skapande av webbplatser, incheckning av deltagare, deltagarengagemang, nätverk, etc.
Du kan också dela information som evenemangets agenda och annan logistik (parkeringsarrangemang och kartor) med deltagare med hjälp av appen. Dessutom kan deltagare utnyttja dess nätverksfunktioner för att dela bilder av evenemanget, utbyta kontakter genom att skanna visitkort eller till och med skicka meddelanden till varandra via appen.
Ladda ner: Whova för Android | iOS (free demo, anpassad prissättning)
Hantera dina evenemang med tillförsikt
Du kan nu avstå från den tidskrävande gör-det-själv-metoden och lita på dessa evenemangshanteringsverktyg för att förenkla planeringsprocessen, effektivisera verksamheten och hjälpa dig att organisera mer framgångsrika evenemang.
Men med tanke på att inga två evenemang är lika, är nyckeln att identifiera dina behov och välja den lämpligaste programvaran som kommer att höja varje del av ditt evenemang. Fortsätt och välj programvaran som hjälper dig att göra ditt nästa evenemang till ett minnesvärt.
Om författaren
Lando Loic (54 artiklar publicerade)
Loic är en frilansande innehållsskribent på MakeUseOf och en livslång lärande. Han har jagat sin passion för att skriva sedan 2016. Han tycker om att testa nya tekniska prylar och mjukvara med potential att hjälpa användare att bli mer produktiva.
Mer från Lando Loic
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
