Med Microsoft Teams kan teammedlemmar på distans arbeta sömlöst tillsammans och öka produktiviteten.
En gruppledare måste dock övervaka användningen av denna plattform för att förhindra oväntade omständigheter såsom dataläckor och obehörig åtkomst. Ta reda på hur du hanterar Microsoft Teams för fjärrteam.
1. Strategi för att skapa team och namnge
Alla större intressenter bör kunna skapa ett nytt team i Microsoft Teams. Men den här funktionen bör inte vara tillgänglig för alla. Begränsa behörigheten att skapa team till administratörer, chefer eller personer som behöver åtkomsten.
Om du inte känner till syftet eller funktionen för ett team, blir det svårt att hantera dem. Ha därför en effektiv namnkonvention i din Azure Active Directory.
Namnkonventionen hänvisar till en konsekvent namngivningsstil eller struktur som varje lag kommer att följa. Denna namngivningsstil hjälper dig att känna till teambeskrivningen, funktionen, geografisk region, skaparens namn, etc.
2. Definiera en livscykel för data och meddelanden
Att ha en skräddarsydd policy för datalagring är avgörande för varje team. Således kan du spara meddelandena under ett fast tidsintervall, och texterna försvinner automatiskt efter den tiden när du inte behöver dem. Analysera dina projekt och ställ in tiden för meddelandelagring därefter.
Du bör tillämpa samma process på dina teamdata genom att definiera livscykeln. Enligt Microsoft startar cykeln när du skapar ett team och skapar en kanal. Mitt i cykeln är när teamet aktivt samarbetar. Slutet på cykeln innebär att ett team har nått sitt slut på livet efter att ha slutfört sina avsedda uppgifter.
3. Reglera extern åtkomst
Standardinställningen för Microsoft Teams tillåter teammedlemmar i andra organisationer att komma åt kommunikationsdata. Det låter dig också ställa in möten med externa parter som använder Teams eller Zoom.
Använd den här inställningen noggrant för att kontrollera vem som kan komma åt din organisationsdata. Du kan lägga till en specifik domän i blockeringslistan eller avblockera vissa domäner för att kontrollera åtkomsten.
Medan extern åtkomst är för andra medlemmar i din organisation, hänvisar gäståtkomst till att ge personer utanför ditt företag åtkomst till teamdata. Om ditt arbete involverar ett nära samarbete med kunder eller tredjepartspartners kan du aktivera den här funktionen i begränsad omfattning.
4. Kom med en policy för möten och sms
Microsoft Teams är en plattform för professionell kommunikation, och ju mindre personlig den blir desto bättre. Skapa policyer för meddelanden och möten i linje med organisationens standarder.
Kontrollera eller förbjud användningen av klistermärken, GIF:er och memes som inte är professionella. Du kan också tillåta ett innehållsklassificeringssystem att lokalisera allt irriterande innehåll.
Du kan också tillåta användare att redigera eller ta bort alla skickade meddelanden, men kom ihåg att du kan behöva spåra det ursprungliga meddelandet. Inspelning och transkribering av Teams-möten är också möjliga.
Men överväg dessa funktioner enligt företagets policy, och om du bestämmer dig för att utföra dessa åtgärder, informera alla deltagare tydligt. Du bör också ge direkt tillgång till mötena endast för teammedlemmarna, och gäster bör gå med efter godkännande.
5. Reglera tredjepartsappintegrationer
Som teamledare bör du vara glad över den sömlösa tredjepartsintegreringsfunktionen i Microsoft Teams. Men det faktum att alla medlemmar kan integrera en app som stöds kan bli en angelägenhet för dig. Du måste hålla Microsoft Teams-kanalerna rena och säkra.
För det bör du endast tillåta en specifik lista över tredjepartsappar för integration. Du kan besöka Sidan Hantera appar från Microsoft Teams administratörscenter för att hantera de Teams-appar som du vill tillåta för dina kollegor. Där kan du också ändra appupplevelsen från tredje part för enskilda användare.
6. Granska samtal och meddelanden
Microsoft Teams-administratörer kan kontrollera och granska samtalshistoriken för alla medlemmar under de senaste 30 dagarna. Du kan använda samtalshistorikens data för individen, trafik, headset, nätverkskvalitet, etc., för att lösa kommunikationsproblem de möter.
Du kan också komma åt trenddata för samtalskvalitet för de senaste 90 dagarna i Skype för företags äldre portal för att få en överblick över nätverkets prestanda.
7. Ställ in en regel för dataklassificering
Datakategorisering är metoden som ger dig viktig information om datakänslighetsnivån. Med den här klassificeringen kan du veta var känsliga uppgifter finns, dess riskfaktorer och hur teammedlemmar använder uppgifterna. För att enkelt känna till denna information genom kategorisering, ställ in ett dataklassificeringsschema.
Denna uppsättning regler kommer tydligt att förklara de tillgängliga alternativen för slutanvändarna. Sätt därför reglerna på ett lättförståeligt språk. Tillämpa klassificeringsreglerna för alla Microsofts team.
Efter att du har klassificeringsschemat på plats kan du också skapa och implementera dataförlustförebyggande (DLP), lagringsetiketter, etc.
8. Anpassade regler för säkerhet och länkdelning
Dina teammedlemmar behöver friheten att inkludera nya resurser, men detta bör inte riskera datasäkerhet till varje pris. Du kan erbjuda en hållbar lösning på detta problem genom att anpassa säkerhetsinställningarna för Microsoft Teams enligt projektkonfidentialitetsnivåer.
Beroende på syftet med uppgifterna kan du till och med lägga till fler begränsningar, som att inaktivera länkdelning. Eftersom Teams är en enhetlig plattform som är integrerad med andra Microsoft 365-appar måste du gå igenom olika behörighetsnivåer för att utföra konfigurationer i flera administratörscenter.
När du hanterar inställningarna, överväg hur kritiska varje team är för att komma fram till lämpliga inställningar.
9. Utbilda ditt team i MS Teams policyer
Det är osannolikt att en gruppmedlem ensam kommer att ta reda på det bästa sättet att få ut det mesta av Microsoft Teams. Därför måste du samarbeta för att utforska och växa med den här plattformen. Oavsett om ditt lag ska använda Teams för första gången, eller om det har gått ett tag, kommer ett regelbundet träningspass att vara till hjälp.
Där kan människor dela sina erfarenheter av Microsoft Teams med andra. De kan också prata om eventuella tidigare problem med Teams och hur de hanterar dessa problem effektivt. Du kan också notera deras förslag och implementera de genomförbara.
Enkelt teamsamarbete
Lämplig användning av verktyg är nyckeln till framgången för vilket team eller projekt som helst. Därför är det teamledarens ansvar att genomdriva en uppsättning regler som organiserar hur medlemmarna kommunicerar och samarbetar.
Ovanstående tips hjälper dig att säkerställa att ditt team använder Teams-appen för produktiv teamkommunikation.
Om författaren
Tamal Das (294 artiklar publicerade)
Tamal är frilansskribent på MakeUseOf. Efter att ha fått gedigen erfarenhet av teknik, ekonomi och affärsprocesser i sitt tidigare jobb på ett IT-konsultföretag, antog han skrivandet som ett heltidsyrke för tre år sedan. Även om han inte skriver om produktivitet och de senaste tekniska nyheterna älskar han att spela Splinter Cell och binge-titta på Netflix/ Prime Video.
Mer från Tamal Das
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
