Om du funderar på att investera i ett nytt verktyg för ditt företag måste du göra din research.
I många fall kommer den utredningen att börja med en begäran om information (RFI).
Är du osäker på vad en begäran om information är? Vi tar upp dig i den här snabbguiden.
Vad betyder RFI?
En begäran om information eller en begäran om information är ett utbildningsverktyg som används av upphandlingsteam för att förstå de alternativ som finns för att lösa ett problem eller slutföra en uppgift.
Till exempel, om ett företag behövde en ny serverlösning skulle det skicka en förfrågan om information och företag som erbjuder servrar skulle svara för att dela mer information om sina produkter och tjänster för att utbilda inköpsteamet.
RFI:er är viktiga eftersom de minskar blinda fläckar och låter ditt team fatta bättre beslut. Med mer information till ditt förfogande kan du förstå marknaden och få en bättre uppfattning om de frågor du behöver ställa när du går igenom förvärvsprocessen.
RFI vs RFP
Både RFI:er och RFP:er är verktyg som används när du skaffar nya verktyg, tjänster eller leverantörer. En begäran om förslag (RFP) skiljer sig dock från en begäran om information (RFI) på vissa sätt, inklusive tidpunkten och typen av information som krävs.
En RFI är det första steget ett företag tar för att begära information från potentiella leverantörer, enligt beskrivningen ovan. Dess huvudsakliga mål är att få information, inte att fatta ett slutgiltigt beslut. När informationsförfrågningar har skickats kommer företaget att granska dem och välja de bästa alternativen, beväpnad med mer information. Då kommer de vanligtvis att skicka ut en förfrågan om förslag.
En begäran om förslag är en formell begäran från utvalda leverantörer att svara på en specifik kontraktsmöjlighet. Dokumentet anger omfattning och pris så att potentiella leverantörer kan lägga bud på arbetet.
Dessa erbjudanden jämförs sedan för att förstå styrkorna och svagheterna hos varje leverantör, och det bästa alternativet väljs. RFP:er är ett beslutsdokument, så frågorna är mer specifika och specifika.
Efter en offertförfrågan kan företaget kontaktas med en offertförfrågan eller offertförfrågan som delar upp projektet ytterligare i specifika kostnadsstrukturer och leveranser.
Bästa praxis för RFI-dokumentation
Ju mer eftertänksam du är om ditt dokument för begäran om information, desto bättre kvalitet får du på svaren. Istället för att slentrianmässigt skicka ett e-postmeddelande till en säljare och be om information, kommer att skapa RFI-dokumentation att säkerställa att du får exakt den information du behöver. Se till att i det dokumentet:
- Var tydlig med den information du efterfrågar så är det lättare att granska alla svar du får.
- Var specifik om hur och när du vill få svar från leverantörer.
- Var öppen så att leverantörer kan ge information som de tycker är relevant, men som du inte vet att fråga. Det är vad RFI:er är bra för.
- Var kortfattad och respektera leverantörernas tid.
Förfrågningar om information presenteras vanligtvis i PDF-format eller publiceras på en webbplats så att leverantörer enkelt kan läsa och svara på dem.
Begäran om informationsmall
Att skapa din första RFI kan vara överväldigande. Vad ska du beställa? Vilken information behöver leverantören veta? För att besvara dessa frågor, använd den här enkla mallen för att få ut det mesta av processen för informationsbegäran.
1. Allmän beskrivning eller behovsangivelse
Beskriv dina mål och mål, tillsammans med allmän information om ditt företag. Det här avsnittet bör vara kortfattat och ge en översikt över ditt projekt till någon utan bakgrund.
2. Organisationens sammanhang
Att inkludera ytterligare information om din organisation kan hjälpa leverantören att skräddarsy sitt svar efter dina behov. Du kanske vill nämna vilken avdelning som leder projektet, vilka dina kunder är och vad ditt företags värderingar är, bland annat.
3. Detaljer om vad som behövs
Vilket problem vill du lösa? Vilken information behöver du? Det är här du kan specificera vad du letar efter. Inkludera all ytterligare information som en leverantör kan behöva för att utveckla ett komplett RFI-svar. Det kan inkludera:
- Alla nödvändiga färdigheter och meriter som respondenten kan behöva för att lyckas.
- Deadlines eller allmän omfattning
- Vad du är Nej Sökande
4. Information om processen
Förklara hur berörda parter ska svara på begäran om information. Bifoga en svarsmall om du har en, ange tidslinjer och notera om och när du kommer att svara respondenterna när informationsförfrågningar har samlats in. Du kanske vill nämna eventuella utvärderingskriterier du kommer att använda när du skapar RFP-shortlistan.
3 RFI-prover (begäran om information)
Behöver du mer inspiration? Läs följande exempel på informationsförfrågningar för fler idéer om vad du ska inkludera i din. Dessa tre förfrågningar om information kommer alla från olika branscher och har olika behov, så de är en bra översikt över de alternativ som finns för dig.
1. NASA
När NASA tar bort delar från sina rymdfärjor gillar de att visa dem på museer eller andra utbildningsinstitutioner. För att mäta intresse och förstå potentiella alternativ för en kommande återkallad del, öppnade de en RFI. Här är ett exempel på dokumentet:
“Denna RFI används för att sammanställa marknadsundersökningar för NASA för att fatta beslut angående utvecklingen av strategier för placeringen av rymdfärjorna i omloppsbana och rymdfärjornas huvudmotorer (SSME) för offentlig visning efter slutförandet av SSP. “NASA söker information från utbildningsinstitutioner, vetenskapsmuseer och andra lämpliga organisationer om samhällets förmåga att skaffa och visa en rymdfärja efter att fordonen tagits bort från flygstatus.”
Vi gillar det här RFI-exemplet eftersom det ger en enkel översikt över syftet med RFI och beskriver vad NASA vill lära av processen.
2. Kanadas regering
Offentliga webbplatser är ett bra ställe att hitta exempel på informationsförfrågningar eftersom de krävs för att göra alla upphandlingsprocesser offentligt tillgängliga. Följande exempel är från en RFI för ekonomisk planeringsprogramvara.
Kravsektionen i denna RFI är ett bra exempel på att förklara vad du behöver och vad du inte behöver i svar. Medan den kanadensiska regeringen letar efter programvara för finansiell planering kommer den att behålla sin CRM- och datasjöleverantör.
3. University of Ottawa
I följande RFI-utom letar University of Ottawa efter en ERP-integrationslösning. Det enda med denna RFI är hur de vill ta emot svaren. Istället för att samla in svar eller skriftliga dokument, schemalägger U of O strategidiskussioner med leverantörer. Detta är ett unikt sätt att samla in information, men användbart när du ännu inte har tillräckligt med kunskap inom området för att sammanställa en arbetsomfattning.
“University of Ottawa (University) utfärdar denna begäran om information (RFI) för att schemalägga strategidiskussioner (via konferenssamtal) från intresserade leverantörer med erfarenhet av ERP-integrationer.
Avsikten med dessa diskussioner är att få feedback från leverantörer för att hjälpa universitetet att utveckla en mer exakt arbetsomfattning och ett övergripande tillvägagångssätt för en kommande Request for Proposal (RFP) för ERP-integrationslösningar.”
Framgångsbegäran
Varje RFI kommer att vara unik för din organisation och den information du behöver. Använd mallen ovan som en guide för att skapa en begäran om information som sparar tid på att utvärdera potentiella lösningar.
Med rätt information skickad till dig är allt du behöver göra att läsa! Du kommer att vara på väg att få den bästa lösningen för ditt teams behov.
