Chefer spenderar dubbla tiden i möten som de var för femtio år sedan.
Det är frustrerande. Brainstorming, planering och samordning är värdefulla processer, men i slutändan vad vi alla vill göra.
Det finns många anledningar till att mötesprocessen har blivit uppsvälld, och alla är inte dåliga i och för sig. Å ena sidan ser vi lite mer demokrati i dagens arbetskraft. I de bästa företagen har alla en röst. Inte konstigt att det blir lite bråkigt.
Men mycket av problemet beror på enkla dåliga vanor. När du spenderar halva ditt arbetsliv på möten är det lätt att tappa helheten ur sikte.
Här är en titt på Nio sätt att optimera dina affärsmöten och varför de fungerar.
Gå igenom agendan
Världen snurrar snabbare. Verksamheten utvecklas snabbare. Vad som var viktigt när agendan skickades ut på morgonen kan vara irrelevant när den presenteras i konferensrummet efter lunch.
Att rusa direkt till artikel ett kan vara en falsk ekonomi. Avsätt fem minuter i början av ditt möte för att gå igenom dagordningen, stryka över eller flytta över punkter som inte längre är brådskande och lägga till saker som kom upp i sista minuten.
Dela dina mål
En elementhuvud utan ett verb är som en karta utan någon riktning.
Innan du börjar bör du definiera syftet med varje diskussion och det ideala resultatet. På så sätt är det lätt att få dina kollegor tillbaka till uppgiften när vandring hotar att ta över.
Lägg till tidsramar
Varje punkt på din dagordning bör ha en deadline inom vilken den måste lösas. Du kan spara tid för alla i förväg genom att tänka på hur mycket tid varje element behöver, baserat på komplexitet och antalet röster som kommer att höras.
Visst, ibland tar saker längre tid. Men åtminstone när man har en tidsram vet alla när flytten blir brådskande och kan skräddarsy sin input till den tilldelade perioden.
Var specifik
Arbetsuppgifterna och kunskapen för din besättning är som ett Venn-diagram. Vissa delar överlappar varandra, andra inte.
Det är lätt att låsa sig i ditt eget perspektiv på vad som händer i ditt företag. Att skriva en tydlig och specifik agenda utan oklarheter ger alla möjlighet att vara på samma sida och förbereda mötet på lämpligaste sätt.
Välj artikelledare
Att ge varje agendapunkt en egen ledare har många fördelar.
Det ger presidenten en paus att uppdatera, och laget en paus från samma röst och perspektiv. Främjar demokrati och fräscha idéer. Och uppmuntrar de marginaliserade att säga ifrån.
Det betyder också att varje punkt får mer uppmärksamhet och förberedelse från den som styr den, vilket ger energi för att uppnå det elementets mål.
prioritera
Det verkar vara en självklarhet, men när du har samma möte vecka efter vecka är det lätt att låta den här processen komma i sidspår. Enkelt uttryckt: Identifiera varje ämne som väsentligt eller extra så att inget brådskande utelämnas, och glöm inte att lyfta fram glömda saker vid nästa möte.
Fråga frågor
Du tog med de här människorna in i rummet av en anledning. Du vill ha din kunskap, dina idéer, dina svar och du vill ha din kemi.
Ni kan uppdatera varandra med relevant information i förväg. Använd mötesrummet för att kort sätta scenen och ställ sedan meningsfulla frågor för att styra dina kollegor mot det önskade resultatet.
Gör det lätt att läsa
Återigen, din tid tillsammans i det rummet är värdefull. Du vill inte att någon ska upprepa sig för att deras kollegors huvuden har fastnat i agendan.
Skapa en tydlig, lättläst agenda med mycket vitt utrymme och korta meningar. Håll referensmaterial visuellt när det är möjligt så att de kan konsulteras och absorberas tillsammans med det talade ordet.
Bedöma
Ta några minuter i slutet av varje möte för att sammanfatta vad som har åstadkommits och lyft fram områden i processen som inte var så effektiva som de kunde vara. Nu när ditt möte är enkelt och effektivt vill du inte hamna i samma vanor igen!
