Den här guiden beskriver arbetsbeskrivningen för anläggningschefen och utforskar ledtrådar som visar när det kan vara dags att anställa en på ditt företag.
Hur ett företag hanterar tillväxt är en bra indikator på framtida framgång. Som företagare och ledare tenderar vi ibland att stanna kvar i startup-mentaliteten för länge, särskilt när det kommer till att hantera kontorsverksamhet på språng. Detta beror på att våra anställda, i företagets tidiga skeden, mer än gärna samarbetar och bär mer än en hatt för att hålla kontoret igång. Men det kommer en tid då detta tillvägagångssätt slutar fungera effektivt.
Facilities Manager Arbetsbeskrivning: Vad gör en Facilities Manager?
Ansvarsområdet för en anläggningschefs arbetsbeskrivning är ganska omfattande. Det omfattar inte bara tekniska utan även administrativa uppgifter inom byggteknik och byggnadsförvaltning. Anläggningschefen planerar, övervakar och sköter det drabbade området. Det primära fokus i en facility manager arbetsbeskrivning är på hållbarhet, resursanvändning och energihushållningsfaktorer.
Typiska uppgifter för en Facilities Manager Arbetsbeskrivning
- Utveckling av underhållsplaner och samordning av underhållsagendor.
- Projektering och kontroll (underhåll, renovering, renovering, teknisk optimering etc.) Administration inom anläggningens infrastrukturområde (byggnadsplaner, dokumentation av provningsrapporter, fordonsflotta, försäkringar etc.)
- Styrning och optimering av processer och kvalitet
- Permanent besiktning av platsen och kontroll av föremål.
- Planera utplacering av personal (arbetare, städpersonal)
- Kontakt med hyresgäster och ägare
- Etablering och expansion av affärsrelationer.
Krav på en facility manager arbetsbeskrivning
- Fullständig teknisk utbildning eller examen, gärna inom området anläggningsförvaltning.
- Strukturell och ekonomisk förståelse
- Praktisk förståelse för byggtjänster.
- Goda MS Office-kunskaper
- Förhandlingsförmåga och utmärkt kommunikationsförmåga.
- Självsäkerhet, pålitlighet, organisatorisk förmåga och självsäkert beteende
Hur kan en Facilities Manager hjälpa ditt företag?
Små, medelstora och stora kontor kan dra nytta av att ha en erfaren och dedikerad chef som sköter rutinunderhållsuppgifter för att lindra den dagliga skillnaden mellan viktiga affärsaktiviteter. Till skillnad från vanligt administrativt arbete, såsom arkivering eller beställning av förnödenheter, kommer en anläggningschefs ansvar att ta hand om viktiga komponenter för att hålla kontorets ben välsmorda.
Ansvar som att skapa ett förebyggande underhållsprogram för kritisk kontorsutrustning, såsom VVS-systemet och kopiatorer, eller förhandla kontrakt för rutinmässiga kontorstjänster, såsom skadedjursbekämpning eller sophämtning, faller under anläggningschefens ansvarsområde.
Möjligheten att förhandla kontrakt som är specifika för kontorsbehov, som “Just In Time” pappersleverans för att hålla lagret lågt på små kontor eller få kontokrediter för att noggrant övervaka kontraktstjänster, är en annan uppsättning ansvarsområden som en bra lokalchef kan täcka. Investeringen kommer att betala sig över tid och hålla kontoret igång med en exponentiellt hög effektivitetsgrad.
Det finns många anledningar till varför företagsledare väljer att skjuta upp anställningen av en anläggningschef. Att ha alltför kompetent personal som utför underhållsuppgifter som att ta ut soporna, byta glödlampor eller beställa kontorsmaterial kan skapa falsk komfort i att veta att dessa uppgifter tas om hand.
Andra chefer gillar idén att hålla driftskostnaderna låga. Medan anställda utför arbete som inte ingår i deras arbetsbeskrivning, kan andra områden av företagets prestation påverkas av att personalens ansvarsområden utvidgas för mycket.
Ha detta i åtanke med din anläggningschefs arbetsbeskrivning.
Beslutet att anställa en anläggningschef kan uppstå som en proaktiv åtgärd för att positionera ditt företag för tillväxt eller som svar på ett akut behov av att få det tillbaka på rätt spår.
Om du kommer på dig själv att ringa flera “nöd”-leverantörer för saker som luftkonditionering, värmeproblem, igensatta rörledningar, elektriska problem, övertagande av gnagare eller till och med kör sista minuten i en kontorsbutik, kanske du behöver en chef som kan hålla koll på dessa frågor hela tiden.
Även om dessa uppgifter kan hanteras av nuvarande personal, är tidsåtgången skadlig för att hålla sig på mål med företagets mål om nyckelmedarbetare avleds och sätts in för att hantera kontorsunderhållsfrågor.
Teknik kan förbättra resultatet
Förutom att göra rätt anställning för jobbet kan implementering av ett CMMS (datoriserat underhållshanteringssystem) skapa ett effektivt arbetsflöde som inte bara kommer att förhindra onödiga nödsituationer, utan också etablera processer och protokoll som kommer att växa med ditt företag.
Att skapa en standardoperativ procedur (SOP) som beskriver de grundläggande principerna för hur ett företag rapporterar, spårar, reparerar och löser problem är bara en av många viktiga skäl att använda ett datoriserat underhållssystem. Genom att ha möjlighet att granska serviceförfrågningar, svarstider och resultat kan processer implementeras för att öka effektiviteten inom nödvändiga områden och därmed minska framtida haverier.
En chef som är ansvarig för CMMS kan tilldela arbetsbiljetter till förfrågningar som läggs in i systemet där de kan spåra alla områden som behöver åtgärdas. Kommunikation och transparens mellan chef och personal bygger förtroende. Ledningen kan också enkelt övervaka kontorsverksamheten genom att ställa in mätvärden och generera rapporter för att spåra pågående reparationer och förfrågningar.
Utan ett system för att rapportera och spåra klagomål och reparationsförfrågningar kan behoven av kontorsunderhåll gå vilse i ogräset i den dagliga verksamheten, skapa konflikter och frustration och så småningom sänka de anställdas moral. Det är en växande smärta som många företag möter och kan betyda tusentals dollar ut genom fönstret med efterföljande serviceavgifter efter arbetstid, förseningsavgifter, kostnader för utbyte av utrustning och arbetskostnader för övertid. , bara för att nämna några.
Behöver du en anläggningschef?
Beslutet att anställa en anläggningschef är i slutändan ett som bestäms av tillväxtstadiet och produktiviteten för din personal och verksamheten som helhet. Här är några saker att tänka på när du bestämmer om en anläggningschef är rätt för ditt företag:
- Lägger du eller din nyckelpersonal ner mycket tid på att ta itu med underhållsfrågor?
- Har du erfarenhet av att förhandla underhållsavtal?
- Är din företagsmiljö proaktiv eller reaktiv när det kommer till den dagliga kontorsdriften?
- Kan du dra nytta av att implementera ett effektivt lager- och arbetsflödessystem?
Om du svarade ja på någon av frågorna ovan kan det vara dags att börja planera en ny anställning.
En bra anläggningschef kommer inte bara att spara dig värdefull tid som du kan omdirigera till dina egna prioriteringar, utan du kommer också att se en enorm förbättring av den övergripande produktivitetsnivån för ditt företag och en ökning av medarbetarnas moral när problem uppstår. . försvinna. Allt detta, direkt eller indirekt, kommer att påverka ditt resultat.
