Att samla in pengar från kunder kan vara en stor huvudvärk för småföretagare, men det är en viktig del av att få betalt och att hålla i verksamheten.
Faktureringsprocessen är nyckeln till att omvandla ett företags varor och tjänster till kontanter. Och i affärer är kontanter kungen.
En försäljningsfaktura är det uttalande som du, leverantören av varor och tjänster, skickar till köparen av din produkt. Det är köparens skyldighet att betala fakturan och i sin tur skapa en kundreskontra. Det är en handling som i grunden är ett avtal mellan köparen och säljaren om varor eller tjänster som ska betalas inom en viss tid.
Även om fakturor kan vara jobbigt för din bokförings- och bokföringspersonal (eller dig!), är det en nödvändig del av att registrera försäljningstransaktioner. Här är några tips för att göra fakturering mindre stressande:
När du ska fakturera och betalningsvillkor
Klockan börjar ticka så fort datumet läggs till på fakturan. Det är en påminnelse till dig och alla andra när betalning ska ske. Oavsett om du fakturerar före eller efter projektet, se till att betalningsvillkoren är tydligt angivna på fakturan. Du kan ange något som “netto 30 dagar”, vilket innebär att hela beloppet måste betalas inom 30 dagar. Vissa företag kommer att få dig att betala 50 procent av fakturan samma dag som en faktura skapas med resterande belopp när jobbet är slutfört.
Fakturan bör innehålla försäljningsvillkor som kan se ut så här: “2/10 Netto 30.” Detta innebär att kunden får 2 procent rabatt om betalningen tas emot inom 10 dagar eller om hela saldot ska betalas inom 30 dagar.
Att stimulera kunder att betala i tid kan spara dig besväret med att spåra deras pengar och förhindra förlorade intäkter över tid. Ingen gillar att hantera obetalda fakturor, du eller kunden.
Bokföringsprogram för onlineföretag eller gör-det-själv?
Det finns gott om affärsfaktureringsprogram, som Quickbooks eller Freshbooks, som gör det enkelt att automatiskt skicka fakturor och varna kunder om väntande förfallodatum. Du kan hantera flera kunder, automatisera betalningar och ställa in återkommande fakturor. Redovisningstekniken går alltid framåt och många populära programvarualternativ är endast tillgängliga i molnet.
Använder en online fakturagenerator Det kommer att effektivisera informationen på varje faktura, och kunden kommer att veta exakt vad de betalar för. Det är mindre sannolikt att klienten skjuter upp betalningen om det inte finns något mysterium kring dina tjänster. Kunder gillar inte att bli överraskade.
Vissa företag föredrar fortfarande att själva generera fakturor med hjälp av ett Excel-kalkylblad. För att få ut det mesta av hur du använder programmet har Excel University massor av tips och tricks om hur du ställer in ett faktureringssystem och använder villkorliga formateringsverktyg för fakturering som låter dig tillämpa formatering på en cell eller ett cellområde att göra så. lättare att organisera, till exempel om du vill se en lista över öppna fakturor.
Påföljder för sen betalning
Om du inte redan har ett, skapa ett standardiserat kundavtal som inkluderar förseningsavgifter. En typisk ränta är 1,5 procent ränta per månad efter att betalningen förfaller. Om kunder undertecknar ett avtal i förväg är det mindre troligt att de skjuter upp betalningen. De vill inte bli trakasserade, men om det krånglar så har man ett avtal med klienten som anger villkoren. Om du inte har ett affärskontrakt är det svårt att fullfölja de pengar du är skyldig.
Om du är den enda i branschen, som en frilansare, kan det vara en överväldigande och skrämmande process att försöka samla in pengar. Du kan överväga att anlita en revisor som är ansvarig för att fakturera, organisera, spåra och analysera dina böcker. Oavsett vilken riktning du väljer är det i slutändan upp till dig att göra allt du kan för att vara förberedd och ställa in dig på framgång från början.
