Vi förstår alla att en rörlig process inte kan organiseras utan stress och överdrivet tänkande. Kontinuerlig planering och kontroll gör oss galna. Under en flyttprocess måste du ta hänsyn till många saker och data. Så, är det verkligen möjligt att organisera en flyttprocess på ett sådant sätt att den är helt avslappnad och stressfri? Självklart inte. Men vad vi kan göra är att göra vår flyttprocess enklare och snabbare. Att bara känna till några viktiga tips kan hjälpa dig mycket.
I den här artikeln ska vi titta närmare på hur du gör din framtida flyttprocess mindre irriterande och irriterande. Så anslut med din flytta floden ca (eller någon annan region du flyttar till), diskutera alla detaljer kring överföringen och börja implementera våra flytttips så snart som möjligt.
7 tips om flyttprocessen
Vi kommer att dela upp våra tips i två delar:
Förberedelse inför flyttprocessen
Varje flyttprocess börjar långt före flyttdagen. Efter att ha kontaktat din flyttfirma bör du tydligt förstå vilken del av arbetet företaget kommer att göra och vad du behöver göra själv. Vanligtvis gör kunderna packningen medan flyttarna gör flyttningen. Så vad ska du göra?
- Ta reda på vilken typ av material du behöver för att packa alla föremål du överför. En typ av material beror på bräckligheten hos en möbel (glas, metall, trä, etc.).
- Packa och slå in alla föremål du tar till en ny plats. Börja med mindre föremål, rör dig långsamt mot större såsom soffor, stolar, sittpuffar, tavlor, etc. Och packa en resväska med de nödvändiga föremålen för den första dagen på en ny plats.
- Bjud in en flyttkonsult från en flyttfirma du samarbetar med för att uppskatta vilka tillhörigheter du har. Diskutera aldrig denna fråga via telefon. Endast ett samtal ansikte mot ansikte kan hjälpa till att fastställa ett visst pris för föremålen du flyttar.
- Markera ömtåliga saker. Gör alltid en “Bräcklig” etikett på lådor som innehåller föremål som lätt kan skadas så att de är säkra under transport. Blanda aldrig tunga och lättare bitar i en låda. Packa till exempel böcker separat från andra saker.
- Ta hand om apparaterna. Förbered dem först genom att rengöra dem och stänga av dem. Om du packar dem själv, skaffa flera paneler av undergolv för enkel flyttning. De hjälper dig att flytta apparaterna över golvet.
flyttdag
- Separera din resväska med viktiga föremål från andra lådor. Det är bättre att transportera det själv snarare än på ett vanligt flyttspår.
- Om du har djur, be dina vänner eller grannar att ta hand om dem på flyttdagen. Därför kommer du att kunna koncentrera dig fullt ut på själva flyttprocessen.
Komplett flyttprocesschecklista
1 till 3 månader innan flytt
Intern och extern kommunikation
Informera anställda och företagsnämnd så snart som möjligt om företagets flytt.
Kommunicera fördelarna med den nya platsen för att få arbetsstyrkan entusiastisk över projektet.
Håll anställda uppdaterade, till exempel med bilder på nya anläggningar för att skapa buzz.
Lyssna på deras önskemål och bekymmer.
Särskilt viktigt när det nya företagets huvudkontor är långt borta: tänk på att vissa anställda kan säga upp sig.
Gör nu
Informera kunder och affärspartners
Förbered ett cirkulär med information om den planerade flytten.
Meddelande om förestående rörelse i alla anställdas underskrifter.
Skapa en vidarebefordran för affärspost.
Informera vanliga tjänsteleverantörer, kontor och myndigheter, kammare och föreningar.
banker, domänoperatörer, städföretag, energileverantörer
Skattekontor, arbetsförmedling, handelskontor, GEZ
yrkesförening, fackförening
Organisatoriska frågor
Uppdatera kataloger online och offline
Ändra anteckningen i handelsregistret
Ändra en post i telefonboken och gula sidorna.
Uppdatera tryckta poster (redaktionella och reklamdeadlines har ofta långa handläggningstider!).
eventuellt uppdatera onlineposter, t.ex. B. Google Maps, Yelp, GoLocal, branschspecifika sidor, …
Vid behov avsluta avtal.
Upphörande av parkeringsplatser, florister, fruktleveranser till kontoret,…
Planera transporter
Söker en transportbyrå som är specialiserad på företagsflytt
Begär en parkeringsförbudszon
Klargör om transportföretaget kommer att hantera non-stop-områden på flyttdagen,
Om inte: fråga inte efter en parkeringsplats
Få material på resande fot: Få ett komplett, bekymmersfritt paket från fraktbolaget eller skaffa kartonger, ark och liknande själv.
Hyra eller köpa flyttkartonger?
Bestäm ordningen för flytten
Alternativ baserat på vikt: vilka rum måste städas eller städas först?
Ställ in flyttdatum
Välj om möjligt en dag med låg arbetsbelastning för att minska stilleståndstiden.
Finans och försäkring
Kan anställda B. städa sin arbetsplats själv (till exempel när du flyttar ditt kontor) eller måste det göras av proffs?
Vad kostar dig mer: fraktbolagets förpackningsservice eller dina anställdas tid?
Teckna en tilläggsförsäkring mot skador under transport
Rederier är i allmänhet försäkrade upp till 620 euro per kubikmeter; Om lager är dyrt, då är ytterligare försäkring vettigt.
jämför erbjudanden
Rum och inventarier
Planera rehabiliteringsåtgärder för det gamla och nya företagets huvudkontor.
Inhämta erbjudanden från hantverkare.
För komplexa konverteringar: Planera mer än 3 månader i förväg om det uppstår förseningar.
Planera arbetsytans layout
Nya lokaler som en möjlighet att optimera arbetsprocesser.
Inkorporera vid behov medarbetarnas önskemål.
katalogisera befintligt lager
Sortera gamla pärmar, kontorsmöbler mm. som inte längre behövs: allt som inte behövs sparar pengar under transporten.
Observera lagringstiden för dokument!
Förstör kritiska dokument i enlighet med dataskyddsbestämmelser.
Flytt kan vara en bra anledning att gå över till elektronisk arkivering.
beställa nya kontorsmöbler osv.
Kontrollera EDP och telefonsystem, mjukvara.
Är tekniken fortfarande aktuell?
Är det värt att byta leverantör?
Behöver du IT-specialister för byggnation och avveckling?
1 till 2 veckor innan flytt
Bekräfta möten
transportband
underhållspersonal
externa tjänsteleverantörer
Påminn anställda att flytta
Anlita en städfirma
Vid behov städa nya rum innan inflyttning
Städning i det tidigare företagets lokaler strax efter flytten
Rengör trappan på flyttdagen
Diskutera kostnadsredovisning med den tidigare hyresvärden
Diskutera värme- och elräkningar
Läs av mätaravläsningar
Ordna överföringsmöten med ägaren
Förbered överföringsprotokoll
Leverans av den nya företagslokalen av den nya hyresvärden
Sista datum för överlämnande av det gamla utrymmet till den gamla hyresvärden
Läs och dokumentera mätaravläsningar
Intern organisation
Organisera återlämnande av nycklar för anställda
Få annonsmaterial tryckt med ny adress, samt kontorsmaterial, visitkort, pennor,…
Märk möbler
Flyttdag
Kontrollera nya och gamla trappor för tidigare skador
ta bilder för att få bevis i händelse av tvist
Tidigare plats: Har du inte glömt något?
Nya rum: är allt på rätt plats?
Efter flytten
uppackning
Anslut enheter
Anmäl eventuella skador till fraktbolaget
Håll en inflyttningsfest
Ange rörelsen på din skattedeklaration
Ansök om flyttkostnader med din skattedeklaration
Skicka in motsvarande fakturor som bevis vid behov.
