För att hålla reda på pågående aktiviteter, från projektmilstolpar till enkla kontorsärenden, är en att-göra-listahanterare som Google Tasks till hjälp. Tasks låter dig ställa in väntande aktiviteter (uppgifter) och få påminnelser om dem via aviseringar på din PC eller telefon på dagar och tider som du anger.
Det som skiljer Tasks från andra att göra-appar är att det är integrerat med Google Workspace-appar, inklusive Gmail, Google Kalender, Google Dokument och mer. Det gör det lätt att komma åt och arbeta hela dagen. Och Gmail, Google Chat och Google Kalender erbjuder specialfunktioner som är kopplade till uppgifter.
Det är enkelt att använda Google Tasks. Men det är ganska kraftfullt när du förstår alla dess möjligheter. Låt oss börja.
Tillgång till Google Tasks
När du använder en Google Workspace-app via din webbläsare finns ikonen för Tasks-appen i det tunna vertikala verktygsfältet till höger på skärmen. Klicka på den blå cirkeln med en bock. Detta öppnar sidofältet Uppgifter till höger (och flyttar verktygsfältet till vänster).
Du kan komma åt Tasks på det här sättet från följande Google Workspace-appar: Kalender, Chat, Gmail, Dokument, Drive, Kalkylark och Presentationer.
Notera: Om du inte ser verktygsfältet med ikonen för appen Uppgifter klickar du på i det nedre högra hörnet. Verktygsfältet kommer att glida in från höger.
Mobil: Google Tasks finns även som app för Android, iPadoch iPhone.
Lägga till uppgifter och skapa en uppgiftslista
Så här skapar du en ny uppgift: Klicka på i sidofältet Uppgifter. Ange sedan ett namn för uppgiften på raden “Titel”. Om du vill kan du ange mer information om denna uppgift på raden “Detaljer” nedan.
Klicka någon annanstans på skärmen (som överst i sidofältet Uppgifter) för att ställa in din nya uppgift som den första i vad som nu är din standarduppgiftslista.
Så här skapar du en uppgiftslista: Upprepa stegen ovan för att lägga till fler uppgifter.
Så här ordnar du om uppgifter i listan: Flytta pekaren över en uppgift du vill flytta, klicka och håll den, dra uppgiften nedåt eller uppåt i listan och släpp sedan mus- eller pekplattans knapp för att placera uppgiften på dess nya plats i listan.
Du kan också snabbt flytta en uppgift till toppen av listan genom att flytta pekaren över uppgiften, klicka på ikonen med tre prickar till höger och välja från menyn som öppnas.
Lägg till deluppgifter
En underuppgift dras in till höger i din uppgiftslista, gömd under en överordnad uppgift. Deluppgiften är en del av den övergripande uppgiften och måste vara klar innan huvuduppgiften.
Så här skapar du en ny deluppgift: Flytta pekaren över uppgiften där du vill att deluppgiften ska visas. Klicka på ikonen med tre prickar till höger. Välj i menyn som öppnas.
Precis som när du skapar en vanlig uppgift kommer du att bli ombedd att ange ett namn och andra detaljer för deluppgiften. Faktum är att du kan göra vad som helst med en deluppgift som du kan göra med en vanlig uppgift, som att markera den som klar eller ställa in en avisering för den, som beskrivs längre fram i den här guiden.
Så här konverterar du en befintlig uppgift till en underuppgift: Du kan förvandla en uppgift som redan finns på din lista till en deluppgift för den föregående uppgiften. Flytta pekaren över uppgiften. Klicka på ikonen med tre prickar till höger. Välj i menyn som öppnas.
Om du vill göra en befintlig uppgift till en deluppgift för en uppgift som inte är omedelbart ovanför den, dra och släpp först uppgiften under den överordnade uppgiften du vill att den ska visas under.
Så här konverterar du en deluppgift till en vanlig uppgift: Flytta pekaren över deluppgiften, klicka på dess ikon med tre punkter och välj från menyn.
Ställa in en avisering för en uppgift
Du kan välja en dag och tid för att få ett meddelande för att påminna dig om en uppgift du måste ta itu med. Aviseringen skickas som ett e-postmeddelande (via Gmail) och ett kort som visas när du använder en Google Workspace-app.
Så här ställer du in ett uppgiftsmeddelande: Klicka på uppgiften i din uppgiftslista som du vill ställa in ett meddelande för. Klicka sedan på ikonen som visas under uppgiftens namn och beskrivning. En kalenderpanel öppnas ovanför sidofältet Uppgifter. Klicka på det datum du vill få uppgiftspåminnelsen. (Klicka på > till höger om den aktuella månadens namn för att flytta till nästa månader).
Genom att klicka på rutan “Ställ in tid” öppnas en panel som visar en lista över tider i halvtimmessteg. Välj den tid du vill ta emot aviseringen. Alternativt kan du skriva en tid i rutan “Ställ in tid”, och den kan vara specifik ner till minut. Se till att lägga till ett “a” eller “p” i slutet av tiden, för “AM” eller “PM”.
Klicka längst ner till höger för att konfigurera aviseringsschemat för denna uppgift.
Instruktionerna ovan är till för när du bara vill ha ett meddelande om en uppgift. Du kan också ställa in en upprepad påminnelse. Du kan anpassa hur ofta du får ett meddelande och schemaläggningen av dessa meddelanden kan vara extremt specifik.
Så här ställer du in och justerar en upprepad avisering: Klicka på uppgiften i din uppgiftslista som du vill ställa in en upprepad avisering för. Klicka sedan på ikonen Upprepa (två pilar arrangerade som en kvadrat) till höger. Detta öppnar en panel ovanför sidofältet Uppgifter.
Under “Upprepar varje” kan du klicka på den första rutan för att justera om du ska få aviseringen varje dag, varannan dag, var tredje dag, etc., eller så kan du klicka för att ändra detta till , eller . I den tredje rutan kan du klicka för att ställa in en tid för meddelandet eller ändra tiden du ursprungligen ställde in. Detta öppnar panelen som visar timmarna i halvtimmessteg som du kan välja, eller så kan du helt enkelt skriva in en ny tid.
Under “Startar” kan du ställa in eller ändra datumet då du vill få aviseringen. Genom att klicka på det visade datumet öppnas kalenderpanelen ovanför sidofältet Uppgifter, så att du kan välja ett nytt datum.
Under “Slutar” kan du välja ett datum då du slutar få aviseringar för den här uppgiften, eller så kan du låta aviseringar stoppas efter ett visst antal gånger.
Klicka i det nedre högra hörnet för att konfigurera det återkommande meddelandeschemat för denna uppgift.
Hantera dina uppgifter
Så här tar du bort en uppgift från din uppgiftslista: Flytta pekaren över uppgiften och klicka på ikonen med tre prickar till höger om den. Välj i menyn som öppnas.
Så här prioriterar du en uppgift på din att göra-lista: Flytta pekaren över uppgiften och klicka på stjärnikonen till höger om den.
Så här ser du bara de uppgifter du har markerat: Högst upp i sidofältet Uppgifter klickar du på nedåtpilen till höger om uppgiftslistans namn. Klicka sedan på från menyn som öppnas.
Så här ändrar du sorteringsordningen för dina uppgifter: Till höger om klickar du på ikonen med tre punkter. I menyn som öppnas ser du tre “Sortera efter”-alternativ. är valt som standard. Du kan välja eller för att automatiskt ändra i vilken ordning uppgifterna visas i din uppgiftslista.
Så här markerar du en uppgift som slutförd: När du har slutfört en uppgift klickar du på cirkeln till vänster. Detta tar bort det från din uppgiftslista och placerar det i listan Slutförda.
Så här visar du dina slutförda uppgifter: Klicka längst ned i sidofältet Uppgifter.
Så här returnerar du en slutförd uppgift till din uppgiftslista: Klicka på bockmarkeringen till vänster.
Så här tar du bort en slutförd uppgift: Flytta pekaren över den slutförda uppgiften och klicka på papperskorgen.
Så här raderar du alla slutförda uppgifter på en gång: Högst upp i uppgiftslistan klickar du på ikonen med tre prickar till höger om . Välj i menyn som öppnas.
Skapa fler uppgiftslistor och hantera dem
Du kan skapa ytterligare uppgiftslistor och till och med flytta en uppgift från en lista till en annan.
Så här skapar du en ny uppgiftslista: Högst upp i sidofältet Uppgifter klickar du på nedåtpilen till höger om uppgiftslistans namn. Klicka på i menyn som öppnas. En liten panel öppnas som ber dig att ange ett namn för din nya uppgiftslista.
När du klickar på visas din nya uppgiftslista i sidofältet Uppgifter, redo för dig att lägga till uppgifter till den.
För att byta till en annan uppgiftslista: Högst upp i sidofältet Uppgifter klickar du på nedåtpilen igen. I menyn som öppnas väljer du namnet på en annan uppgiftslista för att växla till den i sidofältet Uppgifter.
Så här byter du namn på eller tar bort en uppgiftslista: I det övre högra hörnet klickar du på ikonen med tre prickar till höger om . Välj eller i menyn som öppnas.
Så här ordnar du om dina uppgiftslistor: Klicka på nedåtpilen högst upp i sidofältet Uppgifter. Från menyn som öppnas flyttar du pekaren över namnet på uppgiftslistan du vill flytta. En ikon med sex punkter visas till höger om den. Klicka och håll den här ikonen, dra uppgiftslistans namn nedåt eller uppåt i listan dit du vill flytta den och släpp mus- eller pekplattans knapp för att ställa in uppgiftslistans namn till dess nya plats i listan.
Så här flyttar du en uppgift från en uppgiftslista till en annan: Flytta pekaren över uppgiften i din nuvarande uppgiftslista. Klicka på ikonen med tre prickar till höger. I menyn som öppnas ser du en bock till vänster om namnet på uppgiftslistan där denna uppgift finns. Klicka på namnet på en annan uppgiftslista i den här menyn för att flytta uppgiften till den listan.
Alternativt kan du välja och ange ett namn för en ny uppgiftslista. Denna uppgiftslista kommer att skapas och din uppgift flyttas till den.
Använda Gmail och Google Chat med Google Tasks
Du kan förvandla vilken e-post som helst i ditt Gmail-konto till en uppgift. Detta kan vara användbart om du vill skapa en uppgift för att påminna dig om att göra något som nämns i ett e-postmeddelande. På samma sätt kan du förvandla ett chattmeddelande från Google Chat till en uppgift.
Så här konverterar du ett e-postmeddelande till en uppgift: Från gmails startskärm, öppna e-postmeddelandet. Klicka på ikonen högst upp i e-postmeddelandet (en bock och + inuti en cirkel).
Sidofältet Uppgifter öppnas till höger om Gmails startskärm (om du inte redan har öppnat det). En ny uppgift kommer att läggas till din uppgiftslista. Namnet på denna uppgift kommer att vara detsamma som ämnet för ditt e-postmeddelande. Du kan ändra namnet, lägga till detaljer för uppgiften, ställa in en avisering för den och hantera den som vilken annan uppgift som helst.
Denna uppgift kommer att innehålla en länk till e-postmeddelandet. När du klickar på det öppnas e-postmeddelandet till vänster om sidofältet Tasks, på webbläsarfliken Gmail. (Om du använder Tasks tillsammans med en annan Google Workspace-app, till exempel Google Drive, öppnas en ny webbläsarflik genom att klicka på den här länken som visar dig detta e-postmeddelande i Gmail.)
Så här konverterar du ett chattmeddelande till en uppgift: Från Gmail eller Google Chats startskärm, öppna chatten. Flytta pekaren över meddelandet som du vill konvertera till en uppgift. Klicka på ikonen med tre prickar till höger och välj . En ny uppgift kommer att läggas till i din uppgiftslista; ditt namn kommer att vara chattmeddelandet. Du kan byta namn på eller hantera den som vilken annan uppgift som helst.
Använda Google Kalender med Google Tasks
Google Tasks interagerar också med Google Kalender, så att du kan hantera dina uppgifter i din kalender. Och du kan importera påminnelser i din kalender till en uppgiftslista i Google Tasks.
Så här visar du dina uppgifter i Google Kalender: Öppen google kalender i en webbläsare. Längst ned till vänster klickar du för att öppna listan nedan (om den inte redan är öppen). Om det finns en bock bredvid “Uppgifter” kommer du att se dina Google Tasks-uppgifter i din kalender. Om det inte finns någon bock klickar du bara för att se dina uppgifter i din kalender. (Observera att kalendern endast visar uppgifter som har ett aviseringsdatum inställt.)
Så här visar och hanterar du en uppgift i din kalender: Inom datumet med uppgiften klickar du på dess tid och namn. Om det finns mer än en uppgift på datumet och du inte kan se alla, klicka för att öppna en liten panel som listar alla uppgifter för detta datum. Välj sedan en uppgift för att visa den.
En liten panel öppnas som visar uppgiften. Här kan du klicka på pennikonen för att redigera uppgiftens namn, detaljer och/eller aviseringsschema. Eller så kan du ta bort uppgiften (klicka på papperskorgen) eller markera den som slutförd (eller ofullbordad) längst ner till höger.
Så här skapar du en uppgift via Google Kalender: Klicka på ett datum. Klicka på i panelen som öppnas. Ange sedan en rubrik, en tid för påminnelseaviseringen och en beskrivning av uppgiften. Under beskrivningsrutan ser du din standarduppgiftslista; Du kan spara uppgiften här eller klicka på nedåtpilen bredvid den för att öppna en lista med uppgiftslistor som du skapat i Google Tasks. Välj namnet på uppgiftslistan där du vill placera denna nya uppgift.
Om du redan har ställt in påminnelser i Google Kalender kan du omvandla dessa påminnelser till uppgifter så att de visas i en av dina att göra-listor i Google Tasks. Observera att om du gör detta kommer de inte längre att finnas som påminnelser.
Så här flyttar du dina påminnelser från Google Kalender till Google Tasks: Klicka på ikonen med tre prickar till höger om högst upp i sidofältet Tasks. Välj i menyn som öppnas. En ruta “Flytta påminnelser till uppgifter” visas längst ned i sidofältet för uppgifter. Klicka och, från menyn som öppnas, välj uppgiftslistan du vill flytta dina påminnelser till, eller klicka och skapa en ny uppgiftslista.) När du har gjort ditt val klickar du på .
Dina påminnelser kommer att flyttas till uppgiftslistan du valt och varje påminnelse kommer att visas som en ny uppgift i listan. Varje påminnelse som har konverterats till en uppgift kan bytas om, schemaläggas och hanteras som alla andra uppgifter.
Läs nedan: 5 smarta hemligheter för en bättre Google Tasks-upplevelse
