Google har lagt till nya funktioner till sina Workspace-produktivitetsappar, inklusive automatiserade dokumentsammanfattningar och möjligheten att integrera Google Maps i dokument.
Förändringarna bygger på konceptet “smart canvas” som företaget introducerade förra året för att modernisera sin svit av applikationer genom att koppla de olika verktygen till en delad allt-i-ett-arbetsyta. Bland de initiala funktionerna som tillkännagavs förra året var “smarta chips” som tillåter användare att länka information mellan dokument med till exempel “@”-symbolen.
Ett nytt tillskott meddelade på tisdagen är ett smart chip för Google Maps, som gör att användare av Dokument lättare kan infoga en förhandsgranskning av kartan i ett dokument. Det smarta chippet genererar en miniatyrbild som ger en snabb vy av platsinformation, samt en länk för att komma åt Maps i en sidofält. Kartor är allmänt tillgängliga nu.
En annan ny funktion är Google Docs Summaries, en automatiskt genererad textöversikt över huvudpunkterna i ett dokument. Sammanfattningen skapas för användaren med hjälp av en artificiell intelligens (AI) algoritm, även om användaren också kan redigera texten manuellt. Den nya sammanfattningsfunktionen är nu tillgänglig för Workspace-användare.
Utkast till e-postmallar, inställda för allmän tillgänglighet under “de kommande veckorna”, tillhandahåller en knapp för att exportera tidigare skrivet innehåll till ett utkast till meddelande i Gmail med de relevanta fälten redan ifyllda.
Två tidigare annonserade funktioner är nu också inställda för allmän tillgänglighet. “Sidlös formatering” i Dokument, som tar bort gränserna för en dokumentsida, kan användas nu, medan formelfixar i Kalkylark kommer snart, sa Google.
“Workspace-uppdateringarna återspeglar en välbehövlig förnyelse, inte bara för Google utan också för dokumentet, som har behövt en stor översyn i flera år”, säger Raúl Castañón, senioranalytiker på 451 Research, en division inom S&P Global. Marknadsintelligens.
Han sa att de smarta canvasuppdateringarna hjälper Google att överbrygga gapet med Microsoft och framväxande rivaler som Coda och Notion som har tagit nya tillvägagångssätt för att skapa dokument.
Brist på sammankoppling mellan applikationer är ett konstant problem för många arbetare, enligt resultat från 451 Researchs undersökning “Voice of the Enterprise: Workforce Productivity & Collaboration: Work Execution Goals & Challenges 2021”. Undersökningen visade att hinder för produktiv användning av affärsverktyg och applikationer inkluderar: information som förblir lagrad i silos i olika applikationer (28 %); den allmänna bristen på integration mellan applikationer (26 %); och svårigheter i samverkan mellan ansökningar (21 %).
Förändringarna i Workspace återspeglar det förändrade sättet människor samarbetar på, säger Angela Ashenden, huvudanalytiker på CCS Insight. “Det här är inte bara traditionella, formella ordbehandlare dokument: innehållet tar alla typer av former och används på många sätt,” sa han.
Strömmar ger vika för Spaces
I en annan förändring som kommer till Workspace, Google meddelade förra veckan att användarkonton på företagets sociala nätverk, Currents, kommer att migreras till Spaces i början av 2023. (Currents lanserades 2019 som en konsumentinriktad jobbversion av Google+.)
Spaces, som introducerades förra sommaren, ändrar effektivt Google Workspaces chattrum för att ge en “central plats för att engagera sig i ämnesbaserade diskussioner, dela kunskap och idéer, främja projekt och bygga gemenskaper och teamkultur”, sa Google.
När Google förbereder sig för att migrera konton kommer Google att börja ta bort Currents-funktioner som användare sällan kommer åt, inklusive antal “följare” och “följare”, inläggsanalyser och mobilaviseringar.
Beslutet att ersätta Currents är inte förvånande, sa Ashenden, särskilt med tanke på Googles nya produktstrategi för Workspace, där Spaces blir den viktigaste tyngdpunkten för produktinnovation.
“Strömmar… hittade aldrig riktigt sin nisch på företagsmarknaden, och även om ett litet antal kunder fortfarande litar på den för att stödja online-gemenskaper, passade den inte riktigt in i Googles bredare samarbets- och produktivitetsstrategi,” sa han. .
”Det ska dock bli intressant att se exakt hur Currents möjligheter kring online-communities och top-down-kommunikation införlivas i Spaces; “Kanalbaserat samarbete tenderar att vara bättre lämpat för dagligt lagarbete än för att bygga relationer och nätverka.”
Castañón sa att det är vettigt för Google att optimera sin portfölj för att förbättra den övergripande användarupplevelsen. Currents och dess föregångare, Google+, uppstod inom ramen för företagets sociala nätverk; Det konceptet har till stor del fallit i onåd, med många av funktionerna som migrerat till andra appar.
“Spaces speglar bättre dagens arbetsplatsdynamik, med en virtuell miljö som möjliggör asynkront deltagande i realtid, snarare än envägskommunikation uppifrån och ned, vilket är hur nätverk till stor del är placerade.” “affärssocialt”, sa Castañón.
