I den här handledningen kommer vi att visa hur automatiskt lägga till en rad i ett Smartsheet-kalkylblad varje gång a En ny rad läggs till i ett Google-kalkylblad.. Detta kan vara särskilt användbart när du behöver dela ett kalkylblad med flera användare som använder olika tjänster, som Google Sheets och Smartsheet.
Huvudmålet med den här handledningen är att säkerställa sömlöst samarbete mellan användare av olika kalkylarksplattformar. Genom att automatiskt uppdatera Smartsheet-kalkylarket varje gång en ny rad läggs till i Google-arket kan användare du kan enkelt komma åt och arbeta med samma datamängd, oavsett vilken plattform du föredrar. Detta förenklar inte bara delningsprocessen, utan säkerställer också att alla stannar på samma sida och kan samarbeta effektivt.
Hur fungerar detta?
När nya datafunktioner läggs till i ett Google-ark:
Den kommer automatiskt att uppdateras och läggas till i Smartsheet.
Denna integration låter användare fokusera på att hålla sina data uppdaterade i Google Sheets, utan att behöva oroa sig för dubbel datainmatning i Smartsheet. Som ett resultat kommer Smartsheet-data alltid att vara uppdaterad och korrekt, utan att det krävs någon extra ansträngning från användaren.
Vad du kommer att behöva:
Att börja integrera oss emellan Google Kalkylark och Smartsheets kommer vi att använda Zapier. Om du inte redan har ett konto på dessa plattformar kan du registrera dig (gratis) genom att klicka på lämpliga knappar nedan.
Skaffa ett gratis Smartsheet-konto.
Skaffa ett gratis Zapier-konto.
När du väl har registrerat dig eller om du redan har ett konto, Logga in på dina Zapier-, Google Sheets- och Smartsheets-konton.
Vad vi ska göra
För den här självstudien kommer vi att använda ett Google Kalkylark som består av flera kolumner: , , , och .
Målet är att säkerställa att när en ny rad med data läggs till i detta kalkylblad, reflekteras det automatiskt i Smartsheet utan behov av manuell datainmatning.
Vi gör det!
1. Skapa kalkylblad i Smartsheet och Google Sheets
Börja med att skapa ett nytt ark i både Google Sheets och Smartsheet. Se till att de har identiska kolumner, märkta “”, “”, “”, “” och “”.
Skaffa ett gratis Smartsheet-konto.
Ge varje kalkylblad ett namn. Namnge till exempel kalkylarket för Google Kalkylark “Intervjupersoninformation (GS)” och kalkylarket Smartsheet “Intervjupersoninformation (SS)“.
Ange en exempelrad med data i Google Kalkylark.
2. Skapa integrationer med Zapier
Först länkar vi Zapier till Google Sheets.
Länka Zapier med Google Sheets.
- Tillgång till ditt Zapier-konto.
- Klicka på den här länken för att lägga till den i din Zapier.
- Klicka på första raden och klicka sedan på “Logga in.“
- Klicka på “Fortsätta.“
- Nu måste du tala om för Zapier vilket kalkylblad du ska använda. Klicka på rullgardinsmenyn under “” och välj “”
- Berätta sedan för Zapier vilket ark inom “” som ska användas. I rullgardinsmenyn “” väljer du “” och klickar på “Fortsätta.“
- Klicka på “Bevis” och då “aktiveringstest” för att kontrollera om anslutningen mellan Zapier och kalkylarket fungerar.
- Om det lyckas kommer du att se exempeldata som du angav tidigare. Klicka på “Fortsätta“.
Därefter länkar vi Zapier till Smartsheet.
Länka Zapier med Smartsheet.
- Klicka först på “Logga in” till ”” för att ansluta Zapier till ditt Smartsheet-konto. Klicka sedan “Fortsätta“.
- Välj ark “” från rullgardinsmenyn “”.
- Bestäm om du vill att ny data ska läggas till högst upp eller längst ned på raden. Välj “” eller “” från rullgardinsmenyn.
- Klicka på “Uppdatera fält” för att matcha kolumnerna mellan de två kalkylbladen. Se till att informationen för “”, “”, “”, “” och “” har angetts korrekt. Klicka sedan “Fortsätta“.
- Klicka på “Testa åtgärd” för att kontrollera om allt synkroniseras korrekt. Om du ser ett “”-meddelande betyder det att kolumnerna är korrekt synkroniserade.
- Klicka slutligen på “Posta” för att avsluta processen.
3. Testa automatisering
Nu när både Google Sheets och Smartsheets kalkylblad är integrerade kan du enkelt överföra och hantera dina data.
För att överföra befintliga data från ditt Google Sheet till Smartsheet, klicka bara på “Överför befintliga data” knapp. Detta säkerställer att all data som redan finns i ditt Google-ark kopieras till Smartsheet.
Eller så kan du börja fylla i eller ange data i Google Kalkylark…
…och det kommer automatiskt att återspeglas i Smartsheet.
Data kommer inte att visas i Smartsheet omedelbart
Observera att data kommer inte att återspeglas omedelbart i Smartsheet när du använder Zapier.
Under planerna “” och “” är uppdateringstiden 15 minuter, vilket innebär att Zapier söker efter ny data och uppdatera din Zap var 15:e minut.
Om du behöver en snabbare uppdateringstid kan du överväga att uppgradera till planerna “Professionell” eller “Team”, där uppdateringstiden reduceras till 2 minuter respektive 1 minut. Detta kommer att hjälpa till att säkerställa att dina Smartsheet-data uppdateras oftare och mer exakt.
