Funderar du på hur du ska genomföra ditt projekt? Hur kommer du igång? Kommer du att hålla tidsfristerna? Dessa ångestframkallande tankar passerar ditt sinne. Trots deras giltighet borde de inte sakta ner dig.
Genom att använda rätt verktyg kan du slutföra ditt projekt. Att använda en tidslinje för projektledning kan hjälpa dig att vinna ditt projekt. Verktyget hjälper dig att kartlägga ditt projekt och säkerställer att du har en tydlig strategi för hur du ska tackla det. Du kan skapa din tidslinje för projektledning genom att följa den här guiden.
1. Utforma en projektöversikt
För att se till att alla i ditt projekt är på samma sida, börja med att skriva ett projektkort. En projektbrief är en snabb sammanfattning av projektet. Se det som en komprimerad version av din projektplan. Den borde svara på frågorna:
Vad är syftet med projektet? Vilka är målen med projektet? Vilka är de viktigaste milstolparna? Hur lång tid tar det att slutföra projektet? Hur mycket är budgeten?
Håll det kort för att inte överväldiga projektets intressenter med onödiga detaljer. Det kommer att vara dokumentet som dina projektintressenter och projektmedlemmar hänvisar till ofta när projektet pågår.
2. Skapa en arbetsuppdelningsstruktur
När du har skapat din projektrapport måste du skapa en handlingsplan för att få igång projektet. Denna handlingsplan kallas en arbetsnedbrytningsstruktur (WBS). Istället för att skriva varje åtgärd som ska vidtas för att avsluta ett projekt, fokuserar WBS på resultat och milstolpar. Reglerna för att göra en WBS är:
100 % regel: Allt arbete som finns i WBS måste vara 100% nödvändigt för att uppnå projektmålen. Det bör inte finnas något orelaterat eller överflödigt arbete i den. Deluppgifter måste också till 100 % behövas för att slutföra en överordnad uppgift. Ömsesidigt uteslutande: Redovisa inte för något arbete två gånger. Du kommer att bryta mot 100%-regeln och har felberäkningar när du beräknar de resurser som krävs för att slutföra projektet. Resultat, inte åtgärder: Ditt primära fokus bör vara på resultat och inte på åtgärder. Till exempel, om du bygger ett hus, är en produkt att göra grunden. Stegen i denna leverans kommer att vara att välja en plats, gräva, installera och täta foten. Så gå inte vilse i dessa handlingar, utan fokusera på resultatet, som är att ha en grund. 8/80-regeln: Denna regel säger att en uppgift ska ta minst 8 timmar att slutföra och inte heller bör den ta mer än 80 timmar. När du tillämpar denna regel, om arbetet tar mer än 80 timmar att slutföra, dela upp det ytterligare i ett mindre arbetspaket. Tilldela: Du bör tilldela en uppgift till en specifik person eller grupp. Om din WBS är grundlig bör det inte finnas en överlappning av arbete mellan individer eller team.
3. Skapa en tidsram
När du har skapat din arbetsuppdelningsstruktur, avsätt tid för att slutföra varje uppgift. För uppgifter kommer du inte att göra själv, rådgör direkt med den eller de personer som ska göra det. Fråga dem vad de behöver för att utföra arbetet och hur mycket tid de kommer att behöva.
Var inte för optimistisk när du gör detta. Skapa en balans mellan att ge tillräckligt med tid för att utföra uppgifterna och att hålla sig inom projektets övergripande tidsram. Tillåt även lite rörelseutrymme för eventuella oväntade situationer.
4. Schemalägg i beroenden
Du vet nu hur mycket tid det kommer att ta att slutföra varje uppgift. Men hur är det med uppgifter som är beroende av varandra? Det finns ofta flera sekvenser i ett uppdrag som beror på varandra.
Det finns vanligtvis fyra typer av projektberoende för projektledning. Dessa är:
- Avsluta till start: den första uppgiften måste vara klar innan den andra uppgiften kan börja. Avsluta till slut: den andra uppgiften kan inte slutföras innan den första uppgiften är klar. Till exempel, om du gör elektriska ledningar för ett hus, kan du inte lägga ledningarna förrän en inspektion. Börja från början: på varandra följande uppgifter kan inte starta innan den första uppgiften startar. Du kan till exempel inte avjämna ett betonggolv förrän du gjuter betongen. Börja till slut: den första uppgiften måste börja innan den andra är klar. Om du till exempel uppgraderar till ny programvara kommer du att börja installera den nya programvaran innan du fasar ut den gamla.
Så se till att du identifierar vilken typ av beroenden du har till hands och jobbar sedan med dem. I vissa situationer är beroenden mer komplexa processer, så skapa ett flödesschema, simbanor eller färgkodning för att hjälpa dig att visualisera och identifiera dem.
5. Skapa en bastidslinje
Nu är det dags att visualisera ditt projekts tidslinje. Det finns flera projektledningsverktyg som du kan använda för att bygga din projekttidslinje. Go-to för de flesta projekt är Gantt-diagrammet.
Gantt-diagrammet ger dig en snabb ögonblicksbild av ditt projekt, start- och slutdatum för uppgifter, viktiga milstolpar, beroenden och mottagare av varje uppgift. Gantts diagram är interaktiva och kan uppdateras och redigeras i realtid. Andra tidslinjeverktyg du kan använda för att bygga och hantera din tidslinje är den historiska tidslinjen och den vertikala diagramtidslinjen.
6. Skicka ut det
Dela tidslinjen med alla projektintressenter. Det kommer att bli spännande att se en tydlig handlingsplan för projektet. De kommer också att vilja väga in och ge förslag på hur man kan gå tillväga för att förbättra vissa saker i projektet. Var öppen för feedback.
7. Ändra efter behov
Ett projekt är en levande varelse och kommer att fortsätta att förändras och utvecklas allt eftersom. Det är inte nödvändigtvis en dålig sak. Det betyder bara att du måste anpassa dig när saker och ting hela tiden förändras.
Det som är bra är att när du redan har en tidslinje kommer du att få större befogenhet att införliva förändringen. Se också till att du kommunicerar förändringarna i realtid med alla intressenter i projektet.
Skapa din tidslinje för projektledning
Att skapa din första tidslinje för projektledning kan vara skrämmande. Men med stegen ovan kan du skapa en noggrann tidslinje och leverera ditt projekt framgångsrikt. Så se till att implementera ovanstående riktlinje och ha en fantastisk tidslinje.
Om författaren
Hilda Munjuri (23 artiklar publicerade)
Hilda är en frilansande teknikskribent och tycker om att hänga med i ny teknik och innovationer. Hon tycker också om att hitta nya hacks för att spara tid och underlätta arbetet. I henne free tid kommer du att se henne sköta sin grönsaksträdgård.
Mer från Hilda Munjuri
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
