DocuSign är utan tvekan världens ledande molntjänstleverantör för elektroniska signaturer och avtal. Men även om det kan effektivisera arbetsflöden, transaktioner och dokumentutbyten, är DocuSign inte perfekt.
Ett av de största problemen som användare kan stöta på är att korrigera fel i en signatur. Själva processen är ganska enkel. Det finns dock många fall där det kanske inte fungerar på grund av olika faktorer.
Den här artikeln granskar processerna för att anta och ändra kuvertsignaturer, kontoprofilen och skälen till varför DocuSign inte tillåter dig att ändra din signatur.
Ändra kontosignaturen i DocuSign
Ett av de snabbaste sätten att ändra signaturen i DocuSign är att använda ett kontotäckande tillvägagångssätt. Så här kan du hantera din profil för att ändra, ta bort eller lägga till signaturer:
- Logga in på ditt DocuSign-konto.
- Klicka på användarikonen.
- Välj “Hantera profil”.
- Klicka på “Signaturer”.
- Välj “Ändra”, “Ta bort” eller “Lägg till ny” för att ändra dina kontosignaturer.
Kom ihåg att du kan justera stilen och designen på en signatur innan du laddar upp den till ditt konto.
Anta en ny signatur i DocuSign
Du kan alltid anta en ny signatur om du vill ändra signaturen när du signerar ett dokument. Även om det är en lång process är det ganska enkelt för de flesta användare.
Det här är stegen du måste följa:
- Använd DocuSign för att gå till önskat dokument.
- Markera rutan “Utlämnande av elektroniska signaturer och register”.
- Tryck på “Fortsätt” för att öppna dokumentet.
- Tryck på “Start” för att flytta till det första signaturfältet.
- Klicka på fältet “Obligatoriskt – Signera här” för att öppna rutan “Anta din signatur”.
- Gör dina ändringar.
- Klicka på knappen “Adoptera och signera”.
- Tryck på “Slutför”.
Du har fyra alternativ när du ändrar och antar en signatur.
Först kan du ändra stilen för att justera utseendet på initialerna och signaturen som helhet. För det andra kan du välja att rita en ny signatur att använda på ditt dokument.
“Use Signature Pad” är ett annat solidt alternativ.
Du kan fånga en signatur i realtid från en signaturplatta. Men alla har inte en signaturblock eller ritfärdigheter.
Om det är du så finns det ett alternativ. Alternativet “Ladda upp” låter dig ladda upp en signaturbildfil. Kom bara ihåg att bekräfta ditt fullständiga namn och initialer i sina respektive fält innan du tar en ny signatur och signerar filen.
Hur man ändrar kuvert i DocuSign
Dokumentsignaturen är kanske inte det enda elementet som behöver en korrigering eller två. Den goda nyheten är att du kan korrekturläsa kuvert i DocuSign. Du kan dock inte göra detta om kuvertet redan är ifyllt.
Om du hittar ett kuvert med fel med statusen “väntar på andra” är det här vad du behöver göra för att åtgärda det.
- Logga in på ditt DocuSign-konto.
- Gå till fliken “Kuvert”.
- Klicka på ett kuvert märkt “Väntar på andra” och tryck på “Rätta”.
- Redigera kuvertet för att korrigera eventuella fel och klicka på knappen “Skicka” för att bekräfta korrigeringarna.
När du redigerar ett kuvert kan du korrigera flera fält, till exempel:
- De uppladdade dokumenten
- Mottagar information
- Namnet på kuvertet
- E-postmeddelandet till mottagarna.
- Signaturfältet
Du kan också lägga till fler mottagare i kuvertet genom att klicka på knappen “Lägg till mottagare”.
Anledningar till varför du inte kan ändra signaturen i DocuSign
Bara för att du kan ändra signaturen i DocuSign betyder det inte att du alltid kan. Vissa scenarier hindrar användare från att ändra signaturen.
Blockerade mottagarnamn
Avsändare har möjlighet att blockera mottagarnamn i DocuSign. När de gör det kan du inte ändra signaturen efter behag. Det är bäst att kontrollera med kontoadministratören för att ta reda på om detta är problemet.
Ibland är det inte möjligt att skicka namnen på blockerade mottagare för att ändra deras signatur, särskilt när det finns flera mottagare. I så fall är det bäst att annullera ett kuvert, ändra signaturen och skapa ett nytt kuvert.
Användning av mobilapplikationen
Om du använder DocuSign för Android och iOS kommer du att upptäcka att mobilapparna har begränsad funktionalitet. Trots DocuSigns stöd för iPads, iPhones, Android-telefoner och Windows-enheter kan du inte ändra signaturen direkt.
Endast skrivbordsversionen av DocuSign tillåter användare att lägga till en ny signatur. Byt till skrivbordsversionen och se om problemet kvarstår. Annars använder du standardprocessen för att redigera eller anta en ny signatur. Ändringarna kommer att synkroniseras på alla dina enheter och du kan använda den nya signaturen från din DocuSign-mobilapp.
Du är den enda undertecknaren
Ibland kanske du vill lägga till en signatur sparad i DocuSign. Tyvärr fungerar detta inte som standard om du är den enda undertecknaren.
För att undvika detta måste du först skicka ett nytt kuvert till dig själv och bli den enda mottagaren. Detta gäller din standardsignatur. Du kommer dock att ha möjlighet att välja en annan sparad DocuSign-signatur.
Kontot är inaktivt
Användare utan aktiva DocuSign-konton kan inte ändra den valda signaturen. Se till att ditt konto är aktivt innan du ändrar signaturen. Om ditt konto är aktivt kan det hända att du har ett annat problem.
Andra problem med signaturändringar kan inkludera följande:
- Filen innehåller universella signaturer som de för Sign Part 11 Module Enabled-dokument.
- Ditt dokument har redan undertecknats och returnerats.
- Du använde signaturen personligen.
Det fullständiga namnet har redan en signatur
DocuSign tillåter endast en signatur per fullständigt namn. För att ändra den antagna signaturen till ett fullständigt namn med en redan existerande signatur, måste du ta bort den gamla signaturen och skapa en ny från början.
Om så är fallet är processen ganska enkel. Det här är stegen att följa:
- Logga in på ditt DocuSign-konto.
- Klicka på användarikonen.
- Välj “Hantera profil”.
- Klicka på “Signaturer”.
- Gå till “Radera” och ta bort en signatur från ditt konto.
- Tryck på knappen “Lägg till ny” för att skapa en ny signatur för ett givet fullständigt namn.
Varför användare behöver ändra en signatur i DocuSign
Många scenarier kan kräva en signaturändring, antingen i farten eller för hela kontot. Några av de vanligaste inkluderar följande:
- Felstavade namn måste ändras.
- Användaren har ändrat sitt namn sedan de senast loggade in.
- Storleken på signaturen måste ändras för att passa dokumentet.
- Mottagare delar en e-postadress men har olika signaturer.
Naturligtvis kan användare också vilja ändra sina DocuSign-signaturer på grund av personliga preferenser och stilistiska skäl.
Ytterligare vanliga frågor
Kan jag redigera ett DocuSign-dokument efter att jag har skickat det?
DocuSign-kuvert märkta “Completed” kan inte längre ändras. Det enda sättet att rätta till fel innan mottagaren signerar kuvertet är att ogiltigförklara det gamla kuvertet och skapa ett nytt.
Kan jag dra tillbaka en signatur i DocuSign?
När du har signerat ett dokument via DocuSign skickas kuvertet till nästa mottagare på listan som ska signeras. Därför kan han inte personligen dra tillbaka signaturen.
Den ursprungliga avsändaren kan dock hjälpa dig att granska din signatur för att ändra den eller ta bort den helt från kuvertet. Mottagaren med kuvertändringsprivilegier kan också hjälpa dig att ta bort en signatur.
Hur kan jag avbryta ett färdigt och signerat DocuSign-dokument?
Du kan inte korrigera eller avbryta (åsidosätta) ett dokument eller “Slutför” i DocuSign. De enda dokument du kan redigera, för att ändra en signatur, till exempel, är de som är märkta “Skapat”, “Skickat” eller “Levererat”. Även då måste du ha privilegierna att göra det.
Hur man aktiverar mottagarredigering i DocuSign
Som avsändare kan du göra det möjligt för mottagare att redigera ett DocuSign-dokument eller -kuvert. Innan du skickar kuvertet, gå till menyn “Avancerade alternativ”. Därifrån går du till “Redigera” och markerar rutan bredvid “Tillåt” för att tillåta mottagarna att redigera kuvertet.
Detta hjälper andra användare att ändra dina signaturer eller göra korrigeringar av filer, e-postmeddelanden, kontaktinformation etc.
Gör din signatur unik och omedelbart igenkännbar
Som du kan se erbjuder DocuSign tillräckligt med flexibilitet när det kommer till signaturer. Du kan rita, fånga och ändra stilar nästan när du vill. Appen låter dig enkelt ta bort, ändra och lägga till nya signaturer på ditt konto och redigera signaturfältet på kuvert.
Det enda problemet är att se till att du uppfyller kriterierna för signaturändring som fastställts av DocuSigns policyer och kontoadministratörer. Så länge du uppfyller villkoren bör det ta mer än några minuter att ändra en signatur.
Vad tycker du om DocuSigns signaturhanteringssystem? Låt oss veta i kommentarsfältet.
