Excel är ett viktigt verktyg för att kontrollera och hantera företagens interna verksamhet. Och även om de flesta känner till det här programmet är det väldigt få som vet hur man använder Excel korrekt och får ut det mesta av det. Excel är fördelaktigt och kan användas för enkla operationer, som en enkel summa för en komplex lånekalkyl. Processer som manuellt försvåras och förstörs med ett enkelt fel blir enkla processer.
Felmarginalen i de processer som utförs genom Excel är minimal eftersom applikationen i sig gör att de kan lösas utan ytterligare komplikationer. Utöver numerisk information kan du även inkludera diagram utöver de data du kan lämna till Excel. Det finns ett brett utbud av grafik att välja mellan.
Lägg snabbt till ny data i diagrammet
Om nya data dyker upp på arket för det konstruerade diagrammet, som behöver läggas till, kan du välja ett område med ny information, kopiera det (Ctrl + C) och sedan klistra in det direkt i diagrammet (Ctrl + V).
blixtfyllning
Anta att du har en lista med fullständiga namn (Ivanov Ivan Ivanovich), som du behöver konvertera till förkortade namn (Ivanov II). För att göra detta måste du börja skriva önskad text i den intilliggande kolumnen manuellt. På den andra eller tredje raden kommer Excel att förutsäga våra handlingar och göra ytterligare bearbetning automatiskt. Allt du behöver göra är att trycka på Enter för att bekräfta, så kommer alla namn att konverteras direkt. På samma sätt kan du extrahera namn från e-post, klistra in namn från fragment, etc.
Kopiera utan att bryta format
Troligtvis känner du till den magiska markören för autoslutförande. Detta är ett tunt svart kors i det nedre högra hörnet av cellen, genom att dra som du kan kopiera innehållet eller formeln i en cell till flera celler samtidigt. Det finns dock en obehaglig nyans: sådan kopiering bryter ofta mot tabelldesignen, eftersom inte bara formeln kopieras utan också cellformateringen. Detta kan undvikas. Efter att ha dragit i det svarta krysset, klicka på den smarta etiketten, en speciell ikon som visas i det nedre högra hörnet av det kopierade området.
Excel kopierar din formel utan formatering och förstör inte layouten om du väljer alternativet Fyll utan formatering.
Visa data från en Excel-tabell på en karta
I Excel kan du snabbt visa dina geografiska data på en interaktiv karta, till exempel försäljning per stad. För att göra detta, gå till Office Store under fliken Bädda in och installera Bing Maps-tillägget därifrån. En direktlänk från webbplatsen kan göra detta genom att klicka på knappen Hämta det nu.
När du har lagt till en modul kan du välja den från rullgardinsmenyn Mina appar på fliken Infoga och placera den på ditt kalkylblad. Det återstår att välja dina celler med data och klicka på knappen Visa platser i kartmodulen för att se våra data. Om du vill kan du välja vilken typ av diagram och färger som ska visas i plugin-inställningarna.
Snabbt hoppa till önskat ark
Om antalet kalkylblad i filen har överskridit 10 blir det svårt att navigera genom dem. Högerklicka på någon av rullningsknapparna för arkfliken i det nedre vänstra hörnet av skärmen. Innehållsförteckningen kommer att visas och du kan direkt hoppa till vilket ark du vill.
Konvertera rader till kolumner och vice versa
Om du någonsin har behövt flytta celler från rader till kolumner för hand, kommer du att uppskatta följande knep:
- Markera intervallet.
- Kopiera den (Ctrl + C) eller, genom att klicka med höger musknapp, välj “Kopiera” (Kopiera).
- Högerklicka på cellen där du behöver klistra in data och välj från snabbmenyn ett av alternativen för Klistra in special: Transponeringsikonen. Äldre versioner av Excel har inte den ikonen, men du kan åtgärda problemet genom att använda Klistra in special (Ctrl + Alt + V) och välja alternativet Transponera.
Rullgardinslista i en cell
Om du ska ange strikt definierade värden från den tillåtna uppsättningen i vilken cell som helst. Till exempel bara “ja” och “nej” eller bara från listan över företagsavdelningar och så vidare. Detta kan sedan enkelt organiseras med hjälp av rullgardinsmenyn.
- Välj en cell (eller ett cellområde) som ska ha en sådan begränsning.
- Klicka på knappen “Validering” på fliken “Data” (Data → Validering).
- I rullgardinsmenyn “Typ” (Tillåt) väljer du alternativet “Lista” (lista).
- I fältet “Källa” anger du intervallet som innehåller referensvarianterna av elementen, som sedan försvinner när du skriver.
smart bord
Om du väljer ett intervall med data och på fliken “Hem” klickar du på “Formatera som tabell” (Hem → Formatera som tabell), kommer vår lista att bli en smart tabell som kan göra många användbara saker:
- Den sträcker sig automatiskt när nya rader eller kolumner läggs till i den.
- De angivna formlerna kommer automatiskt att kopieras till hela kolumnen.
- Rubriken för en sådan tabell fästs automatiskt på scroll och inkluderar filterknappar för filtrering och sortering.
- På fliken “Design” som visas kan du lägga till en rad totaler med automatisk beräkning i den tabellen.
Sparklines
Sparklines är miniatyrgrafer ritade direkt in i celler som visualiserar dynamiken i våra data. För att skapa dem klickar du på knappen Linje eller Kolumner i gruppen Sparklines på fliken Infoga. Fönstret som öppnas kommer att ange intervallet med de ursprungliga numeriska data och cellerna där du vill visa gnistlinjerna.
Efter att ha klickat på “OK”-knappen kommer Microsoft Excel att skapa dem i de angivna cellerna. På fliken “Design” som visas kan du ytterligare anpassa dess färg, typ, aktivera visning av lägsta och högsta värden, etc.
Återställ osparade filer
Föreställ dig: du stänger rapporten du har lekt med den sista halvan av dagen och i dialogrutan som visas “Spara ändringar i fil?” Plötsligt, av någon anledning, trycker du på “Nej”. Kontoret meddelar ditt hjärtskärande skrik, men det är för sent: de sista timmarna av arbete har gått i sjön. Det finns en möjlighet att rätta till situationen.
Om du har Excel 2010, klicka på “Arkiv” → “Senaste” och leta efter knappen “Återställ osparade arbetsböcker” i det nedre högra hörnet av skärmen.
I Excel 2013 är sökvägen något annorlunda: Arkiv → Information → Versionskontroll → Arkiv – Egenskaper – Återställ osparade arbetsböcker.
I senare versioner av Excel, öppna Arkiv → Information → Arbetsbokshantering. En viss mapp kommer att öppnas i insidan av Microsoft Office, där tillfälliga kopior av alla arbetsböcker som skapats eller ändrats men som i så fall inte sparats kommer att lagras.
Jämförelse av två intervall för skillnader och tillfälligheter
Ibland när du arbetar i Excel behöver du jämföra två listor och snabbt hitta samma eller olika objekt. Detta är det snabbaste och mest intuitiva sättet att göra det:
- Välj båda jämförda kolumnerna (håll ned Ctrl).
- Välj Hem → Villkorlig formatering → Markera cellregler → Duplicera värden på fliken Hem → Villkorlig formatering → Markera cellregler → Duplicera värden.
- Välj Singel från rullgardinsmenyn.
Val (justering) av beräkningsresultat för de erforderliga värdena
Har du någonsin justerat ingångsvärdena i din Excel-beräkning för att få den utdata du vill ha? I sådana ögonblick känner du dig som en erfaren skytt: bara ett par dussin repetitioner av “flygningar”, och här är den, den efterlängtade framgången!
Microsoft Excel kan göra detta åt dig, snabbare och med större noggrannhet. För att göra detta, klicka på knappen “Tänk om…” på fliken “Data” och välj kommandot “Parameterval” (Infoga → Vad händer om analys → Hitta mål). I fönstret som visas anger du cellen där du vill välja önskat värde, önskat resultat och inmatningscellen som ska ändras. När du klickat på “OK” kommer Excel att köra upp till 100 “bilder” för att hitta den totala summan med en precision på 0,001.
Grundläggande tips
När du behöver kopiera något många gånger kan du klicka på den lilla gröna pricken som visas i hörnet när du är över en cell; Du kan göra det åt sidan eller nedåt.
- Om du vill kopiera åt sidan kan du också använda tangenterna Ctrl + D.
- För att inkludera tiden i en cell, tryck helt enkelt på Ctrl + Alt +:
- Du kan flytta från ett ark till ett annat med Ctrl + Page Down och Ctrl + Page Up.
- Funktionen “COUNTIF” kommer att räkna antalet gånger ett värde visas i ett valt område.
- Funktionen “SUMARIF” lägger till värdena i ett intervall när ett av dessa motsvarar det val vi har gjort.
Vanliga frågor om hur du använder Excel
Förutom data, vad mer kan jag ge till Excel?
Du kan också inkludera diagram utöver de data du kan tillhandahålla till Excel.
Jag har en lista med fullständiga namn och jag måste konvertera dem till korta namn; Vilka steg ska jag följa?
För att göra detta måste du börja skriva önskad text i den intilliggande kolumnen manuellt. Allt du behöver göra är att trycka på Enter för att bekräfta, så kommer alla namn att konverteras direkt.
Hur kan jag visa mina geografiska data på en interaktiv karta?
För att göra detta, gå till Office Store under fliken Bädda in och installera Bing Maps-tillägget därifrån. En direktlänk från webbplatsen kan göra detta genom att klicka på knappen Hämta det nu.
Hur kan jag skapa sparklines?
För att skapa dem klickar du på knappen Linje eller Kolumner i gruppen Sparklines på fliken Infoga. Fönstret som öppnas kommer att ange intervallet med de ursprungliga numeriska data och cellerna där du vill visa gnistlinjerna.
Hur kan jag kopiera något mer än en gång?
Du kan klicka på den lilla gröna pricken som visas i hörnet när du är över en cell; Du kan göra det åt sidan eller nedåt.
Slutsats om hur man använder Excel
Hur använder man Excel? Du kan använda den för att göra en omfattande lista över saker relaterade till ledningen av ditt företag, så det är viktigt att både du och personerna i ditt arbetslag vet hur man behärskar åtminstone de avgörande funktionerna i programmet. Nu när du är redo för en mästarklass, se hur du beräknar P-värdet i Excel.
