Nuförtiden är vi ofta överväldigade av många projekt och aktiviteter. Några av dem är komplexa och energikrävande. Lyckligtvis har Notion utvecklat formler för att övervinna alla hinder, oavsett hur krävande.
Om du vill veta hur du använder formler i Notion har du kommit rätt. Den här artikeln kommer att berätta allt du behöver veta.
Begrepp: Hur man använder formler
Även om de kan låta överväldigande, är Notions formler verkligen enkla att använda. Här är vad du behöver göra för att använda formler i Notion:
- Logga in på Notion
- Öppna databasen och lägg till en ny egenskap i databasen och välj en formel.
- Klicka på formeln och ett popup-fönster visas.
- Välj konstanten och operatorerna.
Kom ihåg att formler kräver en databas, så du behöver en sida som innehåller en.
Vad används begreppet till?
Notion är en tom arbetsyta som låter dig skapa sidor. Du kan dedikera varje sida till ett projekt eller evenemang du arbetar med. Dessa sidor kan delas med andra användare eller endast användas av dig. Observera att delning med andra användare kan kräva en prenumeration.
På varje sida kan du skapa en databas. Databaser kan komma i olika former, beroende på data och vad du använder den till. Det här är de tillgängliga vyerna:
- Kronologi
- Galleri
- Kalender
- Tabell
- Lista
Du kan alltid ändra synen på din databas så att den passar dina behov. Det kan göras med bara två klick och kräver inte att du börjar från början. Du kan också ta bort den om det behövs. Även om du vill ändra dig och återställa något du raderat är det också möjligt.
Vad används formler för?
Som du säkert redan vet hjälper Notion dig att hålla reda på dina skyldigheter genom att skapa sidor. Som sådan kan du skapa dina egna databaser i de vyer som passar dig bäst.
Allt detta kan få dig att undra: “Om jag redan har valt en databas, varför skulle jag behöva formler?” Det finns tre anledningar till att införliva formler i din data:
- Beräkna nya värden. Du har till exempel en rad aktiviteter riktade till olika medlemmar. Om du vill räkna ut hur mycket varje medlem lägger till i projekt kan du räkna ut deras andel av aktiviteterna jämfört med det totala antalet aktiviteter.
- Visar värdena på ett annat sätt. Du kan ha angett åldern på var och en av dina teammedlemmar. Men eftersom detta är variabel information kan du beräkna ditt födelseår genom att implementera en formel.
- Hitta en korrelation mellan värdena. Du kanske vill kontrollera om en information som är kopplad till en medlem också innefattar annan information. Du kan till exempel kontrollera om gifta medlemmar i ditt team har barn eller inte. På så sätt kan du upptäcka en regel i dina data.
Som du kan se kan manipulering av dina data med hjälp av formler leda till slutsatser som du annars inte skulle ha kommit fram till.
Beståndsdelar i en formel
Det här är elementen du behöver för att skapa en formel i Notion:
- Indatavärden: representerar de data du vill manipulera.
- Åtgärden: Vad exakt vill du göra med din data? Lägg till? Subtrahera? Dela?
- Möjliga villkor: I vissa fall kan du ha vissa villkor där formeln uteslutande gäller. Till exempel vill du inte subtrahera ett tal om det inte är större än fem.
Nu när du vet vad som utgör en formel i Notion kan du testa dem på dina data.
Terminologi kopplad till formler
Här är lite terminologi som du kan ha nytta av när du använder formler:
- Funktion: bestämmer förhållandet mellan dess variabler, det vill säga dess indata.
- Syntax: Avser ordningen i din formel, vilket kommer att påverka utdata.
- Argument: Det här är dina inlägg.
- Sträng: En grupp av värden i en formel. Dessa är vanligtvis sammankopplade med citat.
- Boolean: Visar resultatet som sant eller falskt.
- Sammanfoga – Detta låter dig slå samman två värden till ett.
Formlerna kan vara ganska förvirrande. Vi hoppas att detta klarnar upp lite.
Olika typer av funktioner i Notion
Nu kanske du frågar, “Visst, Notion kan hjälpa mig att använda formler, men för vilka funktioner?” Dessa är de typer av funktioner som dessa formler täcker:
- Logiska funktioner: Dessa används för att testa vissa antaganden, såsom om värden är lika, större, tomma, etc.
- Numeriska funktioner: Används för matematiska beräkningar, såsom subtraktion, division, hitta roten till osv.
- Textfunktioner: kan användas för att slå samman ord, ersätta dem, räkna tecken, etc.
- Datumfunktioner: De kan hjälpa dig att beräkna tiden mellan datum, bestämma ett datum, returnera slutdatum, etc.
Möjligheterna är nästan oändliga. Det finns ingen anledning att oroa sig för att Notion inte kan tillgodose dina dataanalysbehov, oavsett dataformat.
Skillnader mellan Excel- och Notion-formler
Excel är det mest använda verktyget i världen när det kommer till formler. Men vad är skillnaderna mellan Excel och Notion? Här är namnet på några:
- Egenskapsreferenser: I Excel refereras till enskilda celler. Med Notion kan du referera till kolumner. För varje element i en kolumn kommer dess formel att tillämpas i hela databasen. Detta kan säkert påskynda saker och ting för dig.
- Anslutande värden: I Excel kommer du att använda “&” för att koppla två eller flera värden i en formel. I Notion kommer du att använda “+” istället.
- Komplexa beräkningar: Även om Notion har sina fördelar, tar Excel vinsten när det kommer till komplexa beräkningar.
- Datavisualiseringsfunktioner: Excel erbjuder olika typer av diagram: stapel, cirkel, kolumn, område, etc. Tyvärr är de ännu inte tillgängliga i Notion. Så om du behöver diagram måste du hålla dig till Excel.
- Referera till hela databasen: Att använda formler i Excel gäller ett enda kalkylblad. Så du kan ha två kalkylblad med samma data och göra helt olika saker i dem. Å andra sidan, i Notion kommer dina formler att tillämpas på hela databasen. Vi skulle kunna säga att en databassida i Notion skulle kunna se ut som ett kalkylblad i Excel.
Är du osäker på vilket verktyg du ska välja? Allt beror på varje persons smak. Även om Excel kan vara det mest välkända alternativet, kan det ge oväntade resultat att prova nya saker.
Formler är användbara
Varje projekt i Notion kommer att ha sin sida med databaser i olika format. Eftersom databaser innehåller ett stort antal variabler kanske du vill manipulera dem. Du kan ange olika typer av formler för att få nya data eller upprätta kopplingar mellan befintliga data. Även om Excel är det mest kända verktyget för detta, kan att prova nya saker överraska dig på ett positivt sätt. Så varför inte prova formler i Notion?
Matematik kanske inte var ditt favoritämne i skolan, men vi måste komma överens, att använda formler kan vara till hjälp. Speciellt när det kommer till ett brett spektrum av information, oavsett om det är numerisk, logisk, textuell eller till och med relaterad till datum. De låter dig analysera det för att nå slutsatser och lösningar. De kunde till och med visa dig förhållandet mellan data, vilket du inte ens var medveten om.
Har du använt formler i Notion? Upplevde du dem som svåra? Berätta för oss i kommentarsfältet nedan.
