Google Formulär är arbetsflödesgränssnittet på kontoret som du inte visste att du behövde.
Google Formulär är inte bara ytterligare ett enkelt undersökningsverktyg. I sin enklaste form kan den användas som en free verktyg för datainsamling. Med lite kunskap kan du släppa loss den kombinerade kraften inom Google Formulär, Google Kalkylark och tillägg för att skapa kraftfulla arbetsflöden som hjälper dig att få mer gjort på kontoret.
Varför skapa ett interaktivt arbetsflöde för Google Formulär?
Med Google Forms kan du samla in data och lagra varje svar som en rad i ett kalkylblad. Här kommer vi att visa dig hur du kan använda samma formulär för att arbeta med den insamlade informationen för att lägga till information till en befintlig rad eller utlösa en process.
Detta är användbart i alla situationer där du behöver vidta åtgärder på den data du samlar in istället för att bara rapportera om den. Ett exempel på detta är när du använder ett formulär för att samla in en begäran om en tjänst som kräver ett svar, godkännande eller någon annan åtgärd. Istället för att manuellt manipulera varje ny begäran i kalkylarket kan du öppna begäran igen i ditt formulär för att utföra nästa steg i din process.
Hur man designar ett interaktivt Google Form Workflow
För att demonstrera konceptet, överväg ett scenario där du behöver skapa en strukturerad process för att ta emot, dokumentera, svara och rapportera om hjälpförfrågningar som skickats till ditt team.
Ja, du kan använda ett sofistikerat incidenthanteringsverktyg för dessa typer av förfrågningar. Men detta kanske inte är genomförbart i ett litet företag, eller så kan det bara vara ett sätt att hantera den ad-hoc typen av situationer som egentligen inte kräver den nivån av sofistikering (eller byråkrati).
Lyckligtvis gör Google Formulär det enkelt att hantera dina svar och att anpassa hur varje undersökningsdeltagare hittar sin väg genom ditt formulär. Hur?
Hur man skapar ett nytt Google-formulär
Logga in på Google Drive för att skapa ett nytt Google-formulär. Välj Min enhet > Google Formulär > Tom form.
Se till att ditt formulär samlar in all data som du vill samla in data om. Se till att få kontaktinformationen för varje undersökningsdeltagare i början av undersökningen.
Hur man använder förgreningslogik i Google Formulär
Sidförgrening är nyckelkomponenten i denna Forms arbetsflödesprocess. Det låter dig hoppa till en specifik del av formuläret baserat på ett svar som du tillhandahåller.
Du kan ställa en viktig förgreningsfråga i början, så att du kan dirigera användaren till lämplig sektion så snabbt som möjligt. I det här exemplet, de med affärsförfrågningar kommer omedelbart att dirigeras till lämplig del av Google-formuläret, medan de som är intresserade av att lära sig mer om vårt imaginära produkt kommer att skickas någon annanstans.
Så här lägger du till sidförgrening i ditt formulär:
- Klicka på menyikonen längst ner till höger i avsnittet. Välj Gå till avsnitt baserat på svar. Klicka på rullgardinsmenyn bredvid frågan och välj rätt siddestination.
Du kommer att märka att du inte kan länka till andra enkätfrågor direkt.
Den sista ikonen längst ner i menyn längst till höger som visas här, den Lägg till avsnitt knappen, låter dig skapa en partition som buffrar varje sektion av förgreningsformuläret. Du kommer att använda dessa avsnittsrubriker för att tala om för Google vart varje fråga ska leda.
Google Forms Input Validering: Hur man lägger till ett lösenord till Google Forms
Om någon del av formuläret är reserverat för en typ av respondent, i synnerhet, kan du begränsa åtkomsten med indatavalidering. Inmatningsvalidering används främst för att sålla bort olämpliga svar, men du kan också använda den för att skapa ett lösenord för ditt formulär.
Inställningar för indatavalidering kan användas för att avvisa alla inlämningar som inte innehåller lösenordet för din specifikation. Du kan till och med anpassa felmeddelandet som de ser.
Det är inte nödvändigtvis det mest lufttäta sättet att säkra ditt interaktiva Google Formulär-arbetsflöde, men det kommer förmodligen att räcka för att förhindra att eventuella felaktiga respondenter kommer in i fel delar av din undersökning.
Testa ditt arbete, dela ditt formulär och se dina svar
Innan du går live med ditt fantastiska nya Google-formulär, se till att göra en fullständig genomgång av ditt arbetsflöde. Bekräfta att varje steg fungerar som det är tänkt.
För att dela din Google-formulärprocess, öppna ditt formulär och klicka på Skicka knapp. Du har ett par alternativ för att dela formuläret; välj den som fungerar bäst för din situation, antingen via ett direkt e-postmeddelande eller en delbar länk.
Efter att din formulärlänk har skickats kan du börja övervaka ditt kalkylblad för svar och analysera resultaten. Uppgifterna kommer att lagras i det kalkylblad som undersökningen är länkad till. Du hittar den under Svar fliken högst upp i undersökningen.
Gör mer med Google Formulär
Som vi har visat ovan kan Google Formulär göra mer än att hjälpa dig att samla in data. Det ger också ett bra gränssnitt för enkla processer och arbetsflöden.
Om författaren
Emma Garofalo (310 artiklar publicerade)
Författare, konstnär och älskare av teknik.
Mer från Emma Garofalo
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
