Under många år har Microsoft 365 varit en enhetlig produktivitetsstation för familjer till stora företagsteam. Du kan använda den för allt från fillagring, e-postvärd, delning och kommunikation, till att bearbeta rejäla datamängder, automatisera arbetsflöden och planera storskaliga projekt. En av de fiffigaste delarna av Microsofts program är deras interaktivitet, där varje program arbetar tillsammans för att säkerställa strömlinjeformad produktivitet.
I den här artikeln går vi igenom bara två av dessa anslutningar: Microsoft OneDrive – ett fillagringssystem för samverkan och Teams – en kommunikationsplattform. Att integrera dessa program har enorma fördelar i flexibilitet, effektivitet och transparens.
Hur ansluter jag dessa program?
En av de största fördelarna med att vara en Microsoft 365-användare är att du, bara genom att ha ett konto och ha apparna nedladdade (webbversioner finns, men de är inte lika effektiva som skrivbordsversioner), får du automatiskt tillgång till integrationerna att dessa program skryter.
Därför är det bara några knapptryck bort att ansluta dessa program, där du kan synkronisera filer som skickas till dig via Teams till din OneDrive, eller dra och släppa från ditt molnlagring till en specifik Teams-kanal för ditt jobb eller studier.
Om du navigerar till Teams, gå Filer > OneDrive > Synk (finns i det övre navigeringsfältet), kommer du omedelbart att kopplas upp mellan Teams och OneDrive, förutsatt att du har konfigurerat båda dessa program med din användarinformation. Du kan bli ombedd att uppdatera vissa inställningar som vilka filer som sparas och när, och platsen för din molnlagringsmapp.
Härifrån kommer alla filer som skickas mellan dina kanaler att sparas automatiskt, och du kan bifoga allt som finns i dina OneDrive-mappar till chattar direkt genom team.
Detta innebär ökad smidighet i kommunikationen med dina medarbetare, mer säkerhet för potentiellt värdefulla filer och en mer effektiv upplevelse.
Vilka är några användningsfall?
Det är verkligen frågan! Varför använda synkronisering mellan OneDrive och Teams? Varför skulle jag inte bara spara dem på min lokala enhet? Eller hålla kommunikation och filer åtskilda? Det finns en massa olika fördelar som kan göra denna integrationsfunktion superanvändbar.
Offlineanvändning för innehåll du har valt kan du fortsätta arbeta på språng och var du än inte har tillgång till internet. Om du reser till jobbet med kollektivtrafiken, åker till himlen för en semester eller är på väg till ett möte i parken med dina klasskamrater, kan du få tillgång till och samarbeta med alla dina filer med den här funktionen.
Om du använder Teams över flera arbetsytor eller organisationer, synkroniseringsfunktion kan konfigureras för att automatiskt synkronisera filer till olika platser i din OneDrive, vilket innebär att dina filer alltid är ordnade och tillgängliga, i ett system du är bekant med.
På samma sätt synkroniseras allt automatiskt till molnet var du än är, och filer är tillgängliga för dig från vilken enhet som helst så länge du är inloggad.
Med integration för andra Microsoft 365-produkter, kan du enkelt använda filer på en mängd olika sätt. Du kan ladda upp data direkt från din enhet till Excel så att du snabbt kan komma åt dina data, använda dra och släpp-funktioner för PowerPoint-presentationer, bifoga information till e-postmeddelanden eller olika team vid behov, eller analysera data i Word eller OneNote.
SharePoint talas också ofta om i samma andetag, som att vara kopplingen mellan individuell fillagring i OneDrive och organisation av fillagring och samarbete.
Slutligen, en av de mest avgörande egenskaperna i dagens tid och ålder är att din filer är skyddade, oavsett vad. Om den har synkroniserats till din OneDrive från Teams kommer den alltid att finnas där, och med molnlagringens decentraliserade natur är dataförlust extremt sällsynt.
Det finns också en snygg funktion i OneDrive där genom att trycka på återvinningsknappen kan du återgå till tidigare historik, om en olycka inträffar eller om det finns ett dataintrång.
Ytterligare affärsanvändningar
För större organisationer eller företag ger uppgradering till OneDrive-verksamhet ännu fler fördelar och integreras med Teams med exakt samma nivå av smidighet och effektivitet. Designad för företag, kan du komma åt, skapa, dela och ändra filer var som helst, med olika nivåer av åtkomst till olika nivåer av anställda eller kollegor – kontorsanställda upp till högre ledning.
Med ännu större filstorlekar och bibliotek kan du skapa delbara länkar, ge åtkomst som upphör med tiden och konfigurera regler för synlighet och säkerhet. När du har laddat upp kan du helt enkelt klicka för att dela filer till Teams-kanaler, och teammedlemmar kan börja kommentera eller göra ändringar från början.
Med den flexibla kapaciteten att konfigurera kanaler för att passa alla aspekter av din verksamhet kan detta vara ett fantastiskt sätt att förbättra ditt företags produktivitet. Du kan till och med arbeta med människor utanför ditt företag, dela säkra filer i realtid och ansluta dem till OneNote, Word, PowerPoint, Excel och mer, på alla plattformar – webben, mobilen eller skrivbordet.
På samma sätt med Microsoft Teams affärsplaner kan du få tillgång till en rad uppgraderade funktioner i möten och samtal, konferenser, chatt, säkerhet och produktivitet. Dessa planer går till och med så långt som att kunna hålla 300 personer onlinekonferenser, spela in och publicera webbseminarier, tvåfaktorsautentisering för kanaler, konfigurerbara användarsäkerhetsinställningar och mer.
Som vi nämnde är allt detta sammanflätat tack vare briljansen i Microsoft 365-sviten. Dessa affärsplaner länkar ihop sömlöst och ansluter till och med alla andra appar eller produkter som kommer med ett 365-abonnemang. Det är ofta så enkelt som att logga in på ditt Microsoft-konto, klicka på en knapp och boom – du är redan synkroniserad och arbetar på flera plattformar. Vad betyder allt detta? En enorm möjlighet att förbättra din personliga och professionella produktivitet!
Att integrera Microsoft Teams och OneDrive är ett smart drag
Som vi har sett i den här artikeln finns det massor av fördelar med att ansluta Teams till OneDrive och tvärtom. Den förbättrar din transparens, säkerhet, smidighet och mer och är tillgänglig med bara ett knapptryck.
Om du är en Microsoft 365-användare eller funderar på att uppgradera din produktivitet, förhoppningsvis är detta ytterligare ett bra exempel på de möjligheter som ligger framför Teams, OneDrive och Microsofts produkter!
Om författaren
Elliott Gooding (20 publicerade artiklar)
Elliott Gooding är en skicklig digital marknadsförare, blivande lärare, affärsman inom musikbranschen och humaniora. Även om han har tagit en udda kurs genom jobb- och utbildningsvärlden, har det lämnat honom med en mängd erfarenheter över många olika digitala världar. Med många års studier under bältet är hans skrivande välkomnande men ändå exakt, effektiv men ändå rolig att läsa och säkerligen engagerar dig.
Mer från Elliott Gooding
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
