Rädslan är verklig när du tittar på en version av dina Google Dokument som tidigare var perfekt men nu ser hemsk ut. När ett helt team arbetar med samma dokument vill du vara säker på att du vet exakt vem som gör ändringar och när de gjordes. Google Docs versionshistorik kan ta dig tillbaka i tiden till alla versioner med bara ett par klick.
Låt oss lära oss hur det fungerar.
Hur du kommer åt din versionshistorik
Det finns två sätt att komma åt ett dokuments versionshistorik i Google Dokument.
- Klicka på Fil > Versionshistorik. Du kommer att se två alternativ: Namnge aktuell version, som vi kommer att ta upp senare, och Se versionshistorik. Klicka på Se versionshistorik. En panel till höger är en tidslinje för de ändringar som har gjorts i dokumentet.
Använd den senast redigerade länken i verktygsfältet
Det andra sättet att komma åt det här avsnittet är något snabbare eftersom det finns en länk som visar tiden från när den senaste redigeringen gjordes. Den kommer att omdirigera dig till versionshistoriken men du kommer bara att se den här länken om du har gjort faktiska ändringar i ditt dokument.
- Klicka på Öppna versionshistoriklänken.
Denna metod för att komma åt versionshistoriken kommer inte att uppmana dig med ett alternativt alternativ för att namnge din nuvarande version. Du kan fortfarande byta namn på valfri version av ditt dokument när du omdirigeras till versionshistoriken.
Granska din versionshistorik
När du väl har kommit åt din versionshistorik finns det mycket data som kan komma till nytta, särskilt om du samarbetar med Google Dokument.
Datumet i det övre vänstra hörnet av din skärm kommer att informera dig om när den senaste redigeringen gjordes i dokumentet. Om du byter namn på dina versioner kommer detta namn att visas i stället för datum och tid. Under datumet finns ett alternativ för att skriva ut dokumentet, eller spara det på din dator, och ett alternativ för att zooma in på dokumentet.
På höger sida kommer du att märka i huvuddokumentfönstret det totala antalet ändringar som gjorts. Detta nummer är specifikt för den version som du för närvarande visar.
Klicka på de två pilarna för att bläddra igenom varje redigering för en bättre uppfattning om vilka ändringar som gjordes för den versionen.
Till höger finns ett sidofält som innehåller ytterligare information för alla sparade versioner av ditt dokument.
Det är lätt att se exakt vem i ditt team som har gjort ändringar och när de gjorde det med en annan inringad färg bredvid deras namn. Den färgen kommer att motsvara ändringarna du ser på huvuddokumentskärmen.
Så här kan du enkelt identifiera vem i ditt team som gjort de specifika ändringarna i dokumentet. Du kommer att märka att bredvid varje sparad version av dokumentet finns en pil som pekar på datum och tid.
Klicka på pilen så hjälper de extra detaljerna dig att välja vad som ska återställas. Du kan välja att inkludera några av de ändringar som gjordes den dagen men utesluta andra.
Klicka på de tre prickarna bredvid datum och tid för fler alternativ som de du ser nedan. Det finns till och med en växel högst upp i sidofältet där du bara kan visa de versioner som har fått ett namn.
Vi tar upp varför detta kan vara användbart och de bästa metoderna för att namnge dina dokumentversioner.
Återställ tidigare versioner
Medan du är i avsnittet Versionshistorik har du chansen att återgå till äldre versioner av dina dokument innan vissa ändringar har gjorts.
Gå till en av de äldre versionerna av ditt dokument och du kommer omedelbart att se en stor blå knapp visas högst upp på skärmen som säger Återställ den här versionen.
Klicka på Återställ den här versionen och bekräfta om du vill återställa den här versionen av ditt dokument.
Ditt Google-dokument kommer automatiskt att uppdateras för att återspegla den äldre versionen. Det finns till och med en liten popup högst upp på skärmen som låter dig veta vilken version du ser.
Varje äldre version kommer att ha ännu fler dolda versioner som du kan se genom att utöka avsnittet med pilen till vänster om datum och tid. Dessa versioner kommer att ha varje enskild redigering som gjordes den dagen och du har möjlighet att återställa någon av dessa versioner också.
Du kan till och med lagra en tidigare version men ändå ta bort en av sidorna om du vill skriva om en del av materialet men inte allt.
Bästa metoder för att spara en dokumentversion
Under hela din skriv- och redigeringsprocess, särskilt om du har flera gruppmedlemmar, vill du använda smarta sparmetoder. Detta kommer att göra det mycket lättare att gå igenom dina äldre versioner om det finns några potentiella problem.
För att byta namn på dina versioner, klicka på Fil > Versionshistorik > Namnge aktuell version. En popup kommer att be dig komma på ett namn för din nuvarande version.
Håll namnet något enkelt som beskriver vad som gjordes med dokumentet den dagen. Om ett utkast gjordes för första gången kan du byta namn på den versionen Första utkastet.
Om redaktören har gjort ändringar kan du namnge den versionen Editor. Samma process kan följas för att implementera feedback och det slutliga utkastet.
Detta kommer att göra det mycket lättare att gå tillbaka genom redigeringarna och förstå vilka steg som gjordes och när de slutfördes.
Du kan också använda reglaget på höger sida för att bara visa versioner som har fått ett namn för att göra det ännu tydligare.
Enklare redigering och revidering i Google Dokument
Namnge de olika versionerna av ditt dokument i varje skede av skrivandet. Detta gör det lättare att gå tillbaka till tidigare versioner om det finns ett problem.
Versionshistoriken visar vilka teammedlemmar som gör vilka ändringar. Dessa steg lägger samman för att hjälpa dig att få den perfekta versionen av din artikel när du behöver den.
Om författaren
Raul Mercado (129 publicerade artiklar)
Raul är en innehållskännare som uppskattar artiklar som åldras väl. Han har arbetat med digital marknadsföring i över 4 år och jobbar på Camping Helper på fritiden.
Mer från Raul Mercado
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
