Av alla tillgängliga verktyg på Microsoft Teams är Wiki den överlägset mest underanvända funktionen. Trots att det är ett praktiskt produktivitetsverktyg är det bara ett fåtal team som använder Wiki-verktyget i sina kanaler.
Detta beror på att de flesta inte verkar förstå hur det fungerar. Om du inte är bekant med hur man använder Wikis i Microsoft Teams, så är det här artikeln för dig!
Wikis är en standardapp för Microsoft Teams som låter teammedlemmar använda sina kanaler för att skapa, lägga till eller redigera information inom Microsoft Teams. Det fungerar som en smart textredigerare och kommunikationsverktyg för teamet.
Det låter dig också starta olika sektioner inom Teams-kanalen och samarbeta med andra medlemmar för att samla information på en centraliserad plats. Det finns massor av saker du kan göra med Wikis på Microsoft Teams.
Skapa en Wiki-flik
Även om varje kanal i Microsoft Teams har en standard Wiki-flik, kan du skapa ytterligare flikar beroende på ditt behov vid tidpunkten och storleken på ditt team. Du kan till och med ta bort den ursprungliga Wiki som följer med Microsoft Teams och skapa din egen anpassade Wiki.
För att skapa en ny Wiki-flik, följ dessa steg:
- Klicka på Lägg till flik knappen på din Wiki-flik.
Sök och välj Wiki.
Byt namn på din Wiki som du önskar. (Ett idealiskt namn skulle vara ämnet för Wiki eftersom det gör det lättare att hitta).
Klicka på Spara. Börja lägga till information till din Wiki.
Lägga till sidor
Det första du bör veta om din Wiki-flik är hur du lägger till sidor. När du har skapat den första sidan och vill lägga till extra sidor med ytterligare information, gör du helt enkelt:
- Dölj din Wiki-meny genom att trycka på knappen uppe till vänster. Klicka på Ny sida alternativ.
Byt namn på din sida.
Till sist, klicka på sidan och börja redigera.
Visa en Wiki-sida
För att visa en redan befintlig Wiki-sida:
- Välj din önskade Wiki-fliken från ditt lags kanal.
När den är öppen, skanna skärmen efter den Wiki du vill komma åt.
Klicka på Expandera Wiki för att visa tillgängliga sidor och avsnitt.
Välj önskad sida eller sektion så visar Wiki den på skärmen.
Redigera en Wiki-sida
En av fördelarna med att använda Wiki-sidor är att du alltid kan redigera och uppdatera informationen utan problem. Så länge du har tillgång till sidorna har du automatiskt behörighet att redigera sidan.
Detta fungerar till stor del till förmån för team som samarbetar i ett projekt. För att redigera en Wiki-sida:
- Klicka på valfri åtgärd på din önskade Wiki-sida för att aktivera redigeringsläget. Skriv in dina ändringar eller tillägg på sidan. Formatera sidan som du vill med hjälp av formateringsalternativen.
Observera att Wiki har alla populära formateringsalternativ, inklusive fetstil, kursiv stil, understrykning, etc.
Lägga till avsnitt
Att lägga till sektioner på dina Wiki-sidor hjälper dig att organisera innehållet på dina Wiki-sidor i undersektioner. Det gör det också lättare för dig och ditt team att kommunicera och kommentera specifika avsnitt utan att vara för generella.
Du kan skapa flera avsnitt på en enda Wiki-sida och märka dem som du vill för enklare åtkomst. Att göra detta:
- Håll muspekaren över en befintlig avsnittsrubrik. Klicka på + symbol som kommer att visas och uppmanar dig att göra det Lägg till ett nytt avsnitt här.
Ett nytt avsnitt kommer att visas under ditt tidigare avsnitt. Byt namn på den och lägg till information som du vill.
Redigera dina avsnitt
Du kan redigera dina befintliga sektioner genom att antingen ordna deras ordning eller till och med ta bort de du inte vill ha.
- För att kontrollera dina sektioner, klicka på Dölj avsnitt menyn till vänster på skärmen. Ordna om dina sektioner genom att flytta dem uppåt eller nedåt som du vill. Om du inte behöver ett avsnitt på din Wiki-sida kan du ta bort dem genom att klicka på Fler alternativ > Radera.
Att nämna människor på en Wiki-sida
Att samarbeta på en Wiki-sida kräver ofta att du fångar dina lagkamraters uppmärksamhet på den specifika sidan. För att dra dem till sidan kan du använda @-omnämnanden följt av deras användarnamn.
Den här funktionen är praktisk när du behöver åtgärder från en viss medlem snarare än hela laget. För att nämna en medarbetare:
- Skriv en @ på den öppna Wiki-sidan som du redigerar, tillsammans med personens namn. Välj din målmedarbetare från förslagslistan som visas. Teammedlemmen kommer sedan att få ett meddelande om omnämnandet och uppmanar deras svar
Starta ett avsnittssamtal
När du samarbetar med Wiki-sidor kan du kräva att teammedlemmar bidrar och kommenterar de Wiki-sidor du arbetar på. Men det sista du vill är att dessa kommentarer ska visas på själva Wiki-sidorna.
För att undvika detta kan du skapa en separat konversationsdel för dessa diskussioner.
- Till högermarginalen i avsnittet, välj Visa avsnittskonversation knapp.
Skriv in ditt avsedda meddelande i konversationsrutan som dyker upp.
Klicka på Skicka. Observera att teammedlemmar också kan se denna konversation på teamkanalen.
Fördelarna med att använda wikis inom ditt team
Nu när du vet allt om Wikis och hur man använder dem, kanske du letar efter nya sätt att integrera dem i ditt team. Här är några idéer om var man kan använda Wikis.
Arbetsregler
Varje organisation förlitar sig på regler för att fungera smidigt. Ditt är inget undantag. Du kan använda Wikis för att spela in och dela ditt företags regler med hela ditt team. Om du till exempel arbetar med ett fjärrteam, kanske du vill skapa en Wiki-sida för att vägleda dem om vad du förväntar dig av dem.
Resurser
Om du kämpar med det perfekta sättet att utfärda teaminloggningar till medlemmar utan att riskera obehörig åtkomst, bör du överväga att lägga upp dem på en Wiki. På så sätt kan du tillåta begränsad åtkomst till endast de som behöver resurserna, samtidigt som deras säkerhet bibehålls. Teammedlemmar kan också dela relevanta länkar som hjälper dem i deras uppgifter.
Hur-to-guider och instruktioner
Wiki-sidor är perfekta för att beskriva instruktioner som du kanske vill kommunicera över hela teamet. Dessa instruktioner kan innehålla projektriktlinjer eller arbetsplatshierarkin. Allt detta kommer väl till pass när du har att göra med nyanställda. Det är också bra för detaljerade instruktioner och steg som dina teammedlemmar kan behöva hänvisa till då och då.
Vanliga frågor
Har ditt team ett avsnitt med vanliga frågor? Om inte, måste du skapa en med Microsoft Teams. Du kan använda Wiki med dina vanliga frågor för att beskriva alla frågor som kan dyka upp i teamet, som vilka processer teamet behöver utföra och när. Detta kan vara extremt användbart för ditt team.
Dela anteckningar om ett projekt
Har du ett projekt som du behöver genomföra i etapper? Då behöver du en virtuell anteckningsbok som kommer att innehålla alla detaljer om varje steg i projektet och vara tillgänglig för alla teammedlemmar i varje fas av projektet.
Wiki-sidor låter ditt team göra just det. Med hjälp av Wiki-sidor kan teammedlemmar detaljera all information som rör deras projektfas för nästa teams referens. Detta möjliggör en sömlös överföring och ökar produktiviteten.
Förbättra din produktivitet idag
Ett av de bästa sätten att öka produktiviteten i ditt team är genom att uppmuntra användningen av Wikis. Med Wiki kan experterna i teamet dela kunskap och skapa ett arkiv där nya teammedlemmar kan hämta instruktioner och tekniskt kunnande.
Detta kommer att hjälpa dig att spara på onödig och repetitiv träning varje gång en ny lagmedlem kommer ombord.
Om författaren
David Perry (47 artiklar publicerade)
David är din ivrige tekniker; Inget illa menat. Han sover, andas och äter teknik, specialiserad på produktivitet inom teknik, Windows, Mac, iOS och Android. En 4-årig krönt frilansskribent, Mr. Perry har hjälpt miljontals människor via sina publicerade artiklar på olika webbplatser. Han är skicklig på att analysera tekniska lösningar, felsöka problem, bryta ner om din digitala uppdatering, knäppa ihop, koka ner tekniskt kunnigt språkspråk till grundläggande barnvisor, och i slutändan ge dig intressanta tekniska bitar som kommer att låsa ditt intresse. Så, inte säker på varför de lärde dig så mycket om moln och ingenting om molnet? David är här för att på ett informativt sätt överbrygga den kunskapsklyftan.
Mer från David Perry
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
