Att komma ihåg eller skriva ner allt som sägs på ett möte kan vara krävande. Det är därför många appar som Microsoft Teams har inspelningsalternativet. Det är dock lätt att glömma att trycka på inspelningsknappen när mötet väl börjar och du behöver fokusera på andra saker. Lyckligtvis låter Teams dig spela in alla dina möten automatiskt.
Den här artikeln kommer att förklara hur du hittar alternativet att automatiskt spela in dina möten i Teams och andra användbara inspelningsfunktioner.
Hur man spelar in teammöten automatiskt
Med Microsoft Teams kan du automatiskt spela in video, ljud och skärmdelning för varje möte. Det här alternativet är tillgängligt för både Microsoft 365-webbklienter och de som använder Android- och iPhone-apparna. Inspelningar sparas i MP4-format till OneDrive eller SharePoint kopplat till kanalen om det är ett kanalmöte.
Tyvärr finns det inget alternativ för att aktivera automatisk inspelning för alla framtida möten. Du kan bara ställa in funktionen för separata eller återkommande möten när du har schemalagt dem.
Innan du kan aktivera automatisk inspelning måste du se till att du uppfyller andra krav:
- Aktivera OneDrive eller SharePoint-lagring
- Ha tillräckligt med lagringsutrymme (en timmes inspelning tar upp cirka 400 MB lagringsutrymme)
- Ha inställningen “Möteinspelning” aktiverad om du är användaren som spelar in mötet
Oavsett din enhet skickar Microsoft Teams ett meddelande till varje deltagare innan mötesinspelningen börjar och detta kan inte stängas av.
På Microsoft Teams webbplats
Om du är en Teams webbanvändare kan du aktivera automatisk inspelning för ett möte genom att följa dessa steg:
- Schemalägg ett möte som du brukar och “SPARA”.
- Klicka på den session du vill spela in automatiskt.
- Välj “Redigera” i det lilla popup-fönstret.
- Klicka på knappen “Mötesalternativ” i det övre högra hörnet.
- Välj omkopplaren bredvid “Spela in automatiskt” för att aktivera inställningen och tryck på “Spara” för att bekräfta dina val.
I Microsoft Outlook
Du kan också aktivera alternativet för automatisk inspelning via Outlook.
- Skapa ett möte som du brukar.
- Klicka på det schemalagda mötet i din kalender.
- Tryck på “Öppna”.
- Gå till knappen “Mötesalternativ” bredvid “Mer information”.
- Klicka på knappen bredvid “Spela in automatiskt” för att aktivera inställningen och välj “Spara” för att bekräfta dina val.
Inspelningen startar nu automatiskt när den första personen i organisationen går med i det schemalagda mötet. Inspelningen fortsätter även om personen som startade den har lämnat mötet.
Vem kan spela in Teams möten
Lagmöten kan inte spelas in av alla. Endast de med specifika licenser och som uppfyller vissa kriterier kan trycka på inspelningsknappen eller aktivera automatisk inspelning för ett möte. Dessa är vanligtvis mötesarrangörer, medarrangörer, presentatörer eller de som tillåts det här alternativet av en IT-administratör.
Om du är mötesarrangör kan du aktivera mötesinspelning för “värdar och medvärdar” eller “värdar och presentatörer” medan du skapar mötet. För att göra det, följ dessa steg:
- Starta ett möte som du brukar.
- Bjud in andra.
- Gå till “Mötesalternativ” i inbjudan.
- Utse mötesdeltagare som “presentatörer och medvärdar”.
- Välj ditt alternativ i rullgardinsmenyn bredvid “Vem kan spela in”.
- Tryck på “Spara” för att bekräfta ändringarna.
Gäster, anonyma användare och personer från andra organisationer eller företag kan inte spela in mötet eller utses att spela in mötet av mötesarrangören.
Hur man hanterar en Teams-mötesinspelnings utgång
Microsoft Teams-inspelningar upphör som standard efter 120 dagar. Detta frigör lagringsutrymme för nya inspelningar.
Förfallodatumet syns i meddelandet som visas i chatten efter mötets slut. Du kan se det genom att följa dessa steg:
- Öppna inspelningen i din webbläsare.
- Välj “i”-ikonen för att se detaljer.
ANTINGEN:
- Gå till “Mina filer” i OneDrive eller SharePoint, beroende på var inspelningen är sparad.
- Håll muspekaren över inspelningen vars förfallodatum du vill visa.
- Klicka på de tre vertikala prickarna bredvid filnamnet,
- Välj “Detaljer”.
Som mötesvärd kan du ändra standarddatum härifrån genom att öppna rullgardinsmenyn. Du kan förlänga utgångsdatumet med 14, 30 eller 60 dagar, välja ett datum från kalendern eller ställa in det på “Inget utgångsdatum”.
Som Teams-administratör kan du ställa in ett nytt standardförfallodatum genom att följa dessa steg:
- Klicka på “Microsoft Application Launcher”.
- Gå till “Administratör”.
- Välj “Teams”.
- Leta efter “Mötesregler” under “Möten”.
- Gå till “Global (standard i hela organisationen)”.
- Under “Inspelning och transkription” kan du stänga av utgången genom att klicka på reglaget bredvid “Möten löper ut automatiskt”, eller så kan du ändra “Standard utgångsdatum” genom att ange önskat antal dagar.
Att ändra standardförfallodatumet påverkar bara framtida mötesinspelningar. För att ändra utgångsdatumet för befintliga inspelningar måste du följa stegen som beskrivs ovan.
Den utgångna inspelningen raderas vanligtvis efter en dag och ägaren kommer att få ett e-postmeddelande som meddelar dig. Den raderade inspelningen kommer att ligga kvar i papperskorgen i 90 dagar. Om du väljer att återställa inspelningen kommer den inte längre att ha ett utgångsdatum.
Inspelningar kan också raderas i förtid om du inte måste uppfylla vissa krav på radering av inspelning. Dessutom kan du ladda ner inspelningarna eller flytta dem till en annan plattform för längre lagring om arrangören aktiverar det här alternativet.
Ytterligare vanliga frågor
Vad händer om jag glömmer att sluta spela in i slutet av ett Teams-möte?
Om du glömmer att trycka på “Stopp”-knappen när mötet är slut, ska inspelningen stoppas automatiskt och sparas i möteschatten eller OneDrive. Om någon glömmer att lämna mötet avslutas inspelningen automatiskt efter fyra timmar.
Kan du återställa ett möte om du glömmer att spela in det?
Tyvärr lagrar Microsoft Teams inte dina möten om du inte har tryckt på inspelningsknappen. Du kan inte komma åt en session som inte har spelats in av deltagarna, eftersom det strider mot användarnas integritet.
Vem kan se Teams mötesinspelningar?
Mötesdeltagare kan automatiskt se inspelningen utan nedladdnings- eller delningsalternativ. Gäster kan bara se inspelningen om värden tillåter det.
Kan du transkribera Teams mötesinspelningar?
Du kan se utskriften av inspelningen om arrangörerna tillåter det. Så här aktiverar du mötestranskription:
1. Gå till “Möten”.
2. Välj “Mötesregler” och “Inspelning och transkription.”
3. Aktivera knappen “Transkription”.
Automatisk inspelning för din sinnesfrid
Automatisk mötesinspelning är en användbar funktion när du har många saker på din agenda och du tenderar att glömma dessa detaljer. Genom att följa instruktionerna i den här artikeln kan du ställa in automatisk inspelning för enskilda möten när du väl har skapat dem. Du kan vara säker på att värdefull information på din dator kommer att lagras för återbesök och granskning senare.
Har du redan försökt spela in ett Teams-möte automatiskt? Använde du något av tipsen i den här artikeln? Berätta för oss i kommentarerna nedan.
