Microsoft Word har gjort utskriften enkel och okomplicerad. Men bara för att något fungerar betyder det inte att du inte kan göra det bättre.
Du kan justera Words utskriftsinställningar för att göra utskriften enklare och bättre. Om utskrift är något du gör ofta är dessa tips ett måste att läsa för dig.
1. Skriv ut många kopior av specifika sidor
Du kan be Word att skriva ut många kopior av ett dokument i Word genom att ange ett nummer för kopiorna. Detta kommer dock att skriva ut hela dokumentet flera gånger.
Vad händer om du vill skriva ut olika antal kopior för olika sidor? Denna uppgift är fortfarande förvånansvärt lätt att utföra.
När du har ditt dokument redo att skrivas ut, gå till menyn Skriv ut. Gå till Arkiv > Skriv ut från navigeringsmenyn eller använd genvägen Skift + P.
Under inställningar, det finns en textruta för att välja sidor att skriva ut. Tricket att skriva ut specifika sidor flera gånger är att infoga dem flera gånger. Om du till exempel vill skriva ut en enda kopia av sida 1, tre kopior av sida 2 och två kopior av sida 3 ska du infoga: 1, 2, 2, 2, 3, 3.
Observera att ordningen du anger är viktig eftersom skrivaren kommer att skriva ut sidorna i nämnda ordning. Om du till exempel lägger 3, 2, 1 i textrutan kommer din skrivare att skriva ut sida 3 före sida 2 och skriva ut sida 1 sist.
Klick Skriva ut och din skrivare kommer att skriva ut flera kopior av de sidor du ville ha i den ordning du ville ha.
2. Ta bort hyperlänkar före utskrift
Microsoft Word försöker skilja hyperlänkar från vanlig text genom att understryka dem och ge dem en annan färg. Men hyperlänkar är inte användbara när de skrivs ut på papper och bryter också enhetligheten i texten. Så det är bra att ta bort dem innan du skriver ut dokumentet.
Hyperlänkar kan tas bort på samma sätt som de skapas i Word. Så här gör du:
- Markera ankartexten och högerklicka på den. Välj från menyn Ta bort hyperlänk.
Detta är enkelt men tidskrävande om det finns många hyperlänkar i dokumentet. Använd det här kortkommandot istället.
- Markera texten med alla hyperlänkar. (Om detta råkar vara hela dokumentet kan du använda genvägen Ctrl + A) När du har markerat texten trycker du på Ctrl + Shift + F9. Det borde döda alla hyperlänkar i din text.
Kommentarer gör det enkelt att granska, revidera och samarbeta om varandras arbete. Word kan också skriva ut dessa kommentarer tillsammans med huvudtexten.
Du kan läsa vår artikel om hur du använder kommentarer i Microsoft Word om du vill använda det här verktyget mer effektivt. Kommentarer betraktas som markeringar och för att få dem utskrivna måste du markera en specifik ruta innan du börjar skriva ut.
- Gå till Skriva ut meny (Ctrl + P). Välj det första alternativet i inställningar sektion. (Skulle säga Skriv ut alla sidor om du inte har ändrat det.) Från rullgardinsmenyn, kontrollera Skriv ut markering alternativ. Du kan omedelbart se ändringarna i Förhandsgranskning.
När du är klar klickar du Skriva ut.
Se ett exempel på ett dokument som har skrivits ut med Print Markup aktiverat.
4. Ställ in utskriftsgenvägar
Genvägar är gjorda för att göra livet enklare och det gäller utskrift i Microsoft Word. Men Microsoft Word har en begränsad uppsättning kortkommandon för utskrift med Ctrl + P (även Ctrl + Shift + F12) som huvud för menyn Skriv ut.
Du kan skapa dina egna tidsbesparande kortkommandon med Makron och tilldela dem sedan genvägar. Makron är grupper av kommandon som låter dig automatisera en ofta använd uppgift.
Om du inte vet hur man använder makron eller behöver fräscha upp minnet, läs vår guide om hur man använder makron i Word.
Skapa ett makro för utskrift
Låt oss skapa ett makro som skriver ut två kopior av den aktuella sidan i dokumentet. Så i praktiken, om du kör det här makrot när du är på sida 5 i ett 20-sidigt dokument, kommer det att skriva ut två instanser av sida 5.
- Gå till Utvecklaren fliken och välj Spela in makro. Detta kommer att öppna Spela in makro fönster.
I dialogrutan anger du ett namn och en beskrivning för ditt makro. Lämna Lagra makro i sätta på Alla dokument så att du kan använda detta makro i alla andra dokument. Nästa, i Tilldela makro till avsnitt, klicka på Tangentbord för att ställa in en kortkommando. Detta öppnar fönstret Anpassa tangentbord. I den Anpassa tangentbordet fönstret klickar du på textrutan under Tryck på ny genvägsknapp. Tryck sedan på det kortkommando som du vill tilldela detta makro på ditt tangentbord. Microsoft Word kommer att meddela dig om genvägen du angav redan är tilldelad en annan uppgift. Klicka på Tilldela. Du kan alltid ändra genvägen senare, så oroa dig inte om du inte är nöjd med genvägen eller om den krockar med en annan.
Klick Stänga. Detta kommer omedelbart att starta inspelningen. Gå till Skriva ut skärmen och ändra antalet kopior till 2. Ändra sedan inställningen från Skriv ut alla sidor till Skriv ut aktuell sida. Klick Skriva ut. I den Utvecklaren fliken, klicka Stoppa inspelning. Ditt makro är nu inspelat och sparat.
Testa ditt nya makro genom att trycka på kortkommandot. Om du inte har tilldelat en genväg än kan du även hitta makrot genom att klicka på Makron i Utvecklaren flik. Välj den och klicka sedan på Springa. Du bör få två kopior av den aktuella sidan i ditt dokument.
Koden bakom utskriftsmakrot
Nu när makrot är klart, låt oss ta en titt på vad du spelade in.
- Från Utvecklaren fliken, klicka på Makron. Detta öppnar ett fönster som innehåller alla dina makron.
Välj ditt makro och klicka sedan på Redigera. Detta öppnar Microsoft Visual Basic for Application, en plattform som låter dig redigera dina makron. Du kan se koden som är kopplad till ditt makro i huvudfönstret.
Koden bör vara ungefär så här:
Sub PrintCurrentPageX2()
'
' PrintCurrentPageX2 Macro
'
'
Application.PrintOut FileName:="", Range:=wdPrintCurrentPage, Item:= _
wdPrintDocumentContent, Copies:=2, Pages:="", PageType:=wdPrintAllPages, _
Collate:=True, Background:=True, PrintToFile:=False, PrintZoomColumn:=0, _
PrintZoomRow:=0, PrintZoomPaperWidth:=0, PrintZoomPaperHeight:=0
End Sub
Den huvudsakliga metoden i denna kod som skriver ut dokumentet är Application.PrintOut. Alla rader precis före End Sub är parametrar för denna metod. Ta en titt på parametrarna, särskilt parametrarna Range och Copies.
Du kan se att intervallet är inställt på den aktuella sidan och antalet kopior är inställt på 2 och det gör att det här makrot gör vad du ville att det skulle göra.
Skapa andra makron
Ett makro registrerar varje åtgärd i Word tills du slutar spela in. Detta låter dig göra genvägar för alla åtgärder med ett makro.
Du kan till exempel skapa ett makro som skriver ut kommentarerna med dokumentet om det finns fler än tre kommentarer samtidigt som dokumentet krymper till 75 % av den faktiska storleken. Genom att bifoga en genväg till detta makro kan du be Word att göra dessa med ett par knapptryckningar.
För att skapa och ändra makron är det bättre att ha en uppfattning om parametrarna för metoden i ditt makro. I vårt fall är Skriv ut metod användes.
Det finns över ett dussin parametrar för PrintOut-metoden och du kan utforska dem i Microsoft-dokumentationen. Dokumentationen täcker också några användbara exempel på hur man använder PrintOut-metoden.
Du kan skriva ut som ett proffs
Du kan få bättre resultat av din skrivare och få dem snabbare än någonsin. Det finns fortfarande mer att skriva ut i Microsoft Word, och de är värda att veta.
Om författaren
Amir M. Bohlooli (65 artiklar publicerade)
Amir är en farmacistudent med en passion för teknik och spel. Han gillar att spela musik, köra bil och skriva ord.
Mer från Amir M. Bohlooli
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
