Du behöver inte använda en viss app eller ens anlita en bokhållare för att skapa finansiella dokument. Allt du behöver är Microsoft Excel och lite kunskap.
De flesta finansiella rapporter är sammansatta av kassaflödesanalysen, resultaträkningen och en balansräkning. Men för nu, låt oss fokusera på det första dokumentet.
Så här är en guide om hur du gör din kassaflödesanalys i Excel.
Vad är en kassaflödesanalys?
En kassaflödesanalys är ett finansiellt dokument som visar hur likvida medel och likvida medel rör sig i ditt företag. Du kunde se var alla pengar i ditt företag kom ifrån och var du spenderade dem.
Detta dokument kan berätta hur du hanterar din verksamhet. Har du tillräckligt med pengar för att driva ditt företag? Kan du betala av dina kommande åtaganden?
Du kan exakt berätta vilka kontanter du har tillgängliga för en viss period med detta.
1. Välj en period att täcka
Kassaflödesanalyser är vanligtvis uppdelade i månatliga perioder. På så sätt kan du se hur mycket du tjänat och spenderat.
De flesta företag börjar sitt räkenskapsår på grunddatumet. Men du kan välja att börja under andra månader (som januari) om det är bekvämare för dig.
2. Förbered dina data
Innan du skapar din kassaflödesanalys bör du ha dina uppgifter till hands. Detta gör att du kan få exakta resultat. Så om du har en dagbok, håll den inom räckhåll.
Om du inte har en journal är en lista över alla dina utgifter och intäkter en bra utgångspunkt. Så länge du skriver ner datum, betalningsmottagare, betalare, detaljer och belopp för varje kontantrörelse kan du göra en kassaflödesanalys.
3. Sortera dina data
När du har alla dina transaktioner är det dags att dela upp dem i tre kategorier: Operations, Investments och Finance.
Verksamheten avser kontanter som görs och används för den dagliga verksamheten. Dessa inkluderar pengar som tjänas på att sälja produkter och tjänster. Kontanter som betalas på omkostnader, löner och inventarier faller också under denna kategori.
Investering täcker utgifter för långsiktiga tillgångar som fastigheter och utrustning. Eventuella kontanter från försäljningen av dessa tillgångar beaktas också här.
Finansieringen kommer från investerare (inklusive ägarna) och från lån. I detta avsnitt diskuterar vi även utdelningar och återbetalningar av lån.
4. Skapa din Excel-fil
För att börja göra ditt kassaflödesutdrag, öppna Excel och skapa en ny fil.
På den översta raden skriver du ner din [Company Name] Kassaflödesanalys. Detta låter dig enkelt identifiera filen vid öppning.
Lämna en rad tom för formatering och skriv sedan Periodens början och Period slut i de följande två raderna. Gör detta för att veta vilken period du exakt täcker.
Återigen, lämna en rad tom och skriv sedan Cash Början och Kontant slut. Dessa rader visar vad du har i början och slutet av perioden.
5. Bestäm dina underkategorier
De tre huvudkategorierna förblir i allmänhet desamma mellan företag. Underkategorierna varierar dock kraftigt. De skulle bero på din typ av verksamhet och verksamhet.
För att hjälpa dig komma igång, här är några utmärkta exempel per kategori.
1. Verksamhet
Under Cash Inflow Under Cash Outflow Lager Löner Driftskostnader: dessa inkluderar omkostnader som hyra, telekom, el. Ränta: det här är räntebeloppet du betalar på lån du har tagit. Skatter
2. Investeringar
Under Kassainflöde Tillgångar sålda Lån som betalas tillbaka: dessa är betalningar till lån som du har gett till personer eller institutioner. Under Kassautflöde Tillgångar Köpta Lån Utgivna: dessa är det belopp du har lånat ut till personer eller institutioner.
3. Finansiering
Under Cash Inflow Borrowing: det är pengar du får från låneinstitut. Aktieemission: dessa är investeringar gjorda av ägarna och andra tredje parter. Under Återbetalning av lån med kontantutflöde: detta är det belopp du spenderar på att betala tillbaka huvudbeloppet på dina lån. Utdelning: detta är pengarna som spenderas när du delar vinst med investerare och ägare (inklusive dig själv).
Dessa är de vanligaste underkategorierna, men känsla free för att lägga till fler som du tycker passar. Bara en påminnelse: varje kategori måste relatera till faktiska pengar som spenderas och tas emot.
Lägg till en tom rad i slutet av varje kategorilista och skriv sedan Nettokassaflöde – [Category]. Detta är delsumman som visar hur mycket pengar du har tjänat (eller spenderat) för varje avsnitt.
Slutligen, efter att ha listat alla kategorier, underkategorier och delsummor, längst ner, skriv Nettokassaflöde. Detta visar det totala inflödet (eller utflödet) av pengar du hade för perioden.
Glöm inte att lägga till en tom rad mellan kategorier (efter delsumman) och ett indrag för varje underkategori. Du kan hitta Indrag knappen under Inriktning avsnitt av Hem band. Detta möjliggör renare formatering och gör det lättare att se och analysera.
Ändra också storleken på den första kolumnen för att undvika att dess innehåll spiller över till nästa kolumn. Dubbelklicka på linje mellan kolumn A och B för att göra detta automatiskt.
6. Förbered dina formler
Formler för kassaflödesanalys är ganska enkla. Allt du behöver är att använda summa kommando för att summera varje kategori.
- Välj först nettokassaflödet – [Category] cell under motsvarande period och kategori delsumma. Skriv sedan =summa( och välj alla celler för varje avsnitt. Glöm inte att hålla i shift-tangenten så att du kan markera flera celler. När du är klar trycker du på Enter-tangent, och du bör se delsumman för den kategorin.
4. För att få nettokassaflödet, upprepa proceduren ovan.
5. Typ =summa(, välj sedan varje motsvarande delsumma.
6. Håll den här gången ctrl nyckel- för att markera flera celler som inte är bredvid varandra.
7. När du är klar trycker du på Enter-tangent igen, och du har ditt totala kassaflöde för den valda perioden.
För att få dina kontanter slut:
- Gå till motsvarande cell och skriv =summa( Medan du håller ned ctrl-tangenten, klicka på cellerna med nettokassaflödet och kassastartvärden för motsvarande period. tryck på Enter-tangent, och du får det belopp du borde ha i slutet av din valda period.
7. Ställa in flera månader
Om du vill jämföra ditt kassaflöde över flera månader måste du först ställa in denna formel. Under Starting Cash för nästa månad, skriv “=Klicka sedan på motsvarande cell för sista månadens slutkassa. Detta kopierar automatiskt slutkassan för föregående månad till startkassan för följande månad.
När det gäller resten av formlerna behöver du bara kopiera dem över resten av de månader du vill täcka.
- Håll flytta nyckel- för att välja alla celler från Cash Ending hela vägen till Net Cash Flow. När du är klar skriver du ctrl + c att kopiera dem. Klicka sedan på motsvarande cell för Cash Ending för följande månad och skriv ctrl + v. Excel kommer automatiskt att justera dessa formler för att återspegla motsvarande kolumn.
Notera: se till att det inte finns några andra värden i cellerna du valde förutom formlerna.
8. Formatera dina rader och siffror
Formatera dina poster så att negativa tal visas röda. Detta låter dig analysera ditt uttalande mycket enklare.
- För att göra det, välj alla numeriska poster och klicka sedan på rullgardinsmenyn i siffra sektion. Du hittar dem på Hem band.
3. Klicka Fler nummerformat… Ett nytt fönster heter Formatera celler kommer öppna.
4. Under siffra fliken, gå till Kategori menyn och välj sedan Valuta.
5. Välj rätt Symbol i rullgardinsmenyn.
6. Sedan, under Negativa tal: underfönster, välj -$1234,10 med en röd teckenfärg alternativ.
Detta bör låta dig se dina utgifter i rött, vilket gör det lättare att skilja inflödet från utflödet.
Du kan också välja varje kategori och delsumma rad och fylla dem med olika färger. Detta kommer att göra det lättare att skilja mellan sektioner på ett ögonkast.
9. Ange dina värderingar
När du har förberett allt är allt som återstår att mata in de faktiska värdena. Glöm inte att lägga till ett negativt tecken på utgifter! När du är klar har du nu en ifylld kassaflödesanalys.
Du kan komma åt och spara en kopia av denna kassaflödesanalys här.
Planera ditt nästa drag
Nu när du har fyllt i din kassaflödesanalys har du en bättre bild av ditt företags likviditet. Det kan hjälpa dig att planera dina nästa drag, så att du kan fatta kloka beslut.
Med en kassaflödesanalys har du det första dokumentet du behöver för att se ditt övergripande affärsresultat. Para ihop det med en resultaträkning och en balansräkning, så vet du exakt var du står.
Om författaren
Jowi Morales (181 artiklar publicerade)
Jowi är författare, karriärcoach och pilot. Han utvecklade en kärlek till allt PC ända sedan hans far köpte en stationär dator när han var 5 år gammal. Sedan dess har han använt och maximerat teknik i alla aspekter av sitt liv.
Mer från Jowi Morales
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
