Effektiv personalintroduktion hjälper till att se till att dina teammedlemmar stannar kvar på ditt företag under lång tid.
Det är dock något som de flesta företag hoppar över helt. Faktum är att endast 20 % av företagen täcker all nödvändig information när de anställer en ny anställd. Problemet är att om anställda inte uppmärksammas särskilt när de går in i ett företag, eller inte får omvårdnad så att de kan nå sin fulla potential, känner de sig ofta undervärderade.
Detta är anledningen till att många anställda lämnar sina jobb efter en kort tid. Faktum är att 21 % av millennials bytte jobb under det senaste året och mer än 50 % av dem gjorde det under sitt första år på jobbet på ett nytt företag. Detta är inte bara dåligt för anställda, det är dåligt för affärer.
Här är vad nya medarbetare vill ha den första arbetsveckan:
En anställds lön plus förmåner kan lägga till upp till 1,25 – 1,40 x sin grundlön, vilket innebär att en anställd som tjänar 50 000 USD kommer att kosta ditt företag mellan 62 000 och 70 000 USD.
Lägg därtill utbildningskostnaderna, produktivitetsförlusten under inlärningskurvans tid, plus den totala tiden du lagt ner på att anställa medarbetaren. Det är mycket pengar!
Föreställ dig nu att den anställde lämnade ett år efter anställningen. Det betyder att du måste gå igenom hela processen från början till slut, igen. Det är delvis därför Boston Consulting Group rankar onboarding som den näst högsta prioritet när det kommer till listan över personalpraxis.
Det är mycket lättare att spendera lite mer tid på att fullända din introduktionsprocess snarare än att spendera månader (eller år) på att gå igenom samma företag om och om igen.
I den här artikeln visar vi dig hur du effektivt tar med nyanställda så att de stannar under lång sikt.
Förbättra effektiviteten av din onboarding
Många företag har en informell introduktionsprocess som innebär att anställda vanligtvis måste ta reda på sin plats inom företaget utan mycket vägledning.
Här är några saker du kan göra för att förbättra effektiviteten för din anställdas introduktion och hjälpa till att säkerställa att du är ett av få företag som uppfyller alla kriterier.
Minska mänskliga fel
Mänskliga fel i utbildningsprocessen för nyanställda kan bidra till bristande effektivitet som leder till att saker förbises. Genom att automatisera så mycket av dina processer och bygga system som möjligt kan du minska risken för mänskliga fel och säkerställa att din onboarding är så komplett som möjligt.
Ett enkelt sätt att göra detta är att använda ett samarbets- och/eller organisationsverktyg. Trello har till exempel “tavlor” som du kan använda för att organisera varje steg i din nya anställningsprocess för varje anställd, skapa att göra-listor (eller “kort”) för dem eller de personer som tränar dem och se till att de är alla på samma sida.
När varje punkt på listan är klar kan du flytta uppgiften, eller “kortet”, till “klar”-brädet. Du har också möjlighet att enkelt redigera Trello-tavlan efter behov när din process ändras. Alla organisationsverktyg, som Asana, Basecamp eller SmartSheet, kommer att fungera.
Betona det immateriella
Människor lämnar inte jobbet utan en bra anledning. De kanske slutar för att de tycker att företaget inte är roligt, inte har en positiv arbetsmiljö eller att andra anställda klagar för mycket.
Enligt LinkedIn beskriver de flesta nyanställda den traditionella introduktionsupplevelsen som “överväldigande”. De ser det som att det tar för mycket tid för nödvändiga men tråkiga uppgifter, som att gå igenom pappersarbete och andra administrativa uppgifter.
Hjälp till att visa dina nya medarbetare att de är på väg att börja en intressant tjänst på ett riktigt roligt företag! Prova att erbjuda dem en påse med små men roliga presenter eller företags-t-shirts, kalendrar och annan utrustning, ge dem en livlig rundtur på kontoret och planera en afterworkfest eller happy hour för att få kontakt med nuvarande anställda.
Du kan också betona andra kärnvärden under denna tid. Till exempel, om en av ditt företags viktigaste värderingar är tillväxt och lärande, kan du köpa några relevanta böcker som en del av din introduktionsprocess, skapa anpassat utbildningsmaterial baserat på vad de vill lära sig, eller ge dem en kupong till en relevant kurs eller workshop.
På så sätt kan du hjälpa dina nya rekryter att känna sig känslomässigt investerat i ditt företag, vilket kan leda till högre produktivitet och högre retentionsgrader.
Begär feedback
Många företagare är extremt proaktiva när det gäller att söka feedback från sina kunder eller investerare, men försummar sina anställda.
Du vet att det bästa sättet att ta reda på vilken produktmarknad som passar är att prata med kunderna. På samma sätt är det bästa sättet att ta reda på vilka delar av din introduktionssekvens som fungerar och vilka som kan förbättras genom att prata med dina anställda.
Vad gillade du med din onboardingprocess? Vad tyckte du var användbart? Vilka delar gillade du inte?
Du kan be dina nya medarbetare att betygsätta varje utbildningsuppgift på en skala från 1 till 10, där 1 representerar “inte alls användbart” och 10 representerar “extremt användbart.” Fråga dem varför de valde det betyget de gjorde. Om dina anställda är på ett kontor kan du sitta ner och ställa frågor till dem om deras introduktionsupplevelse. Att ta en promenad eller ta en fika skapar en trevligare och mer informell atmosfär.
Nyanställda har ett nytt perspektiv på din verksamhet, som snart kommer att försvinna när de väl har kommit till rätta och börjat jobba ett tag. Det är viktigt att dra nytta av det nya objektiva perspektivet så mycket som möjligt från början.
När du implementerar deras feedback, se till att berätta för dem; På så sätt kommer de att veta att deras röst verkligen hördes och kommer att vara mer benägna att ge dig ytterligare feedback i framtiden.
Skapa en 90-dagarsplan
När du anställer nya medarbetare vill du hjälpa dem att nå toppproduktivitet så snabbt som möjligt, och ett sätt att göra detta är att skapa en graderad 90-dagarsplan för att sakta men säkert få dem igång.
Här är ett exempel på 90-dagarsplan:
Den första månaden ska till största delen bestå av att lära sig rätt verktyg, bli bekväm med företagskulturen, lära sig detaljerna i produkten eller tjänsten, slutföra ett litet projekt eller uppnå ett småskaligt mål. Detta hjälper till att lägga grunden för dem, så det är viktigt att ge dina nyanställda en fullständig förståelse för de verktyg ditt företag använder så att de känner sig bekväma med sin roll.
För den andra månaden vill du öka den lite mer. Låt dem slutföra ett större projekt, ta på sig ett långsiktigt ansvar, arbeta med andra team och vänja sig vid de dagliga processerna.
Vid 90-dagarsstrecket bör anställda nå den punkt där de kan slutföra projekt självständigt och börja ta på sig större ansvar utanför sin omedelbara roll.
I slutändan vill du att dina anställda ska kunna ta initiativ och starta sina egna projekt, men det är bara möjligt om du först lär dem reglerna och processerna.
Skapa en utbildningsprocess
Det är mycket viktigt att nyanställda vet vad som förväntas av dem. Om de inte gör det kommer de sannolikt att underprestera.
Ett av de bästa sätten att utbilda nya medarbetare är att låta dem skugga andra anställda i ditt företag som gör samma eller liknande jobb. Att se andra gå igenom alla steg i varje uppgift eller process och ställa frågor i realtid är ett värdefullt sätt att lära sig.
Om din anställde är distans kan du skicka en skärmsänd videoinspelning av dig eller en av dina anställda som utför en viss uppgift så att de kan granska den (och se om den vid behov) på egen hand.
Genom att ge dina anställda praktisk utbildning och möjlighet att lära sig genom att titta på sina medarbetare, ger du dem en mer fullständig förståelse för alla aspekter av ditt företag, och det sammanhanget kommer att hjälpa dem att introducera dig till nya idéer så småningom. .
Det kan vara bra att ha ett resursbibliotek fullt av utbildningsdokument och processer som du kan dela med dina nya medarbetare. På så sätt kan de samla allt sammanhang de behöver om sin roll, såväl som andra roller som de kan ha ett nära samarbete med.
Bildkälla
Upprätthålla en strukturerad process
När en ny medarbetare träffar nyckelintressenter i sitt team är det viktigt att de tilldelas vissa ansvarsområden i förväg.
Ofta säger startups till nya anställda att bara “få reda på saker” på egen hand. Även om detta kan vara lämpligt efter de första 90 dagarna, är det ofta ett dåligt beslut att få anställda att ta reda på saker och ting med minimal information när de först anställs.
De bör ha en viss nivå av sammanhang om hur ditt företag fungerar, vad dina förväntningar är och vad det innebär att göra kvalitet eller dåligt arbete. Du kan hjälpa till att ställa dessa förväntningar och befästa sammanhanget genom ett exempelprojekt under de första 30 dagarna.
Google gjorde en del efterforskningar för att testa vilka faktorer som har störst inverkan på nyanställda produktivitet och fann att att skicka ett enkelt “varningspåminnelse” e-postmeddelande med en lista över nyckeluppgifter till rekryteringschefen minskade den nyanställdes tid till produktivitet på en hel månad.
Detta e-postmeddelande bör påminna rekryteringschefen om att utföra följande uppgifter:
- Ha en diskussion om roller och ansvar.
- Matcha din nya medarbetare med en “vän”
- Hjälp din nya medarbetare att bygga ett nätverk inom företaget
- Ställ in onboarding-poster en gång i månaden under de första sex månaderna
- Uppmuntra feedback
En av de mest effektfulla delarna här är att matcha din nya medarbetare med en vän eller mentor inom företaget. Det kan vara överväldigande för nyanställda att komma in i en helt ny miljö och inte känna en enda person.
Till exempel har Google ett “Hiring Buddy Program” där nya medarbetare får mentorer för att hjälpa dem att gå snabbare på vägen mot att bli produktiva medarbetare. Detta unika tillvägagångssätt har förbättrat Googles integrationsresultat med 25 %.
Om nya medarbetare har en mentor som de kan vända sig till inom företaget för råd, frågor eller annan hjälp, kommer de att känna sig mer avslappnade, vilket i slutändan kommer att bidra till att förbättra produktiviteten. Att spåra tiden det tar för en ny anställd att nå toppproduktivitet kan också hjälpa att anställa chefer, mentorer och andra medlemmar i ditt team hjälpa nya teammedlemmar att komma igång ännu snabbare.
Att ha en enkel checklista som det här blogginlägget att följa hjälper till att förbättra kommunikationen mellan anställande chefer och nyanställda, vilket kan göra stor skillnad.
Och när du har anställt din nya teammedlem behöver du ett enkelt kalkylblad för tidsregistrering, som dessa gratis nedladdningsbara Excel-tidrapportmallar från Clockspot.
Slutsats
Genom att fullända introduktionsprocessen för dina anställda skapar du inte bara ett team av gladare, mer självsäkra medarbetare som sannolikt kommer att stanna kvar på ditt företag längre, du kommer att öka produktiviteten över hela linjen och spara pengar på hög personalomsättning.
Vilka nya funktioner kommer du att implementera i din anställningsprocess? Låt oss veta i kommentarerna nedan!
