En av de fantastiska sakerna med att arbeta digitalt är att det kan dra ner på mycket onödigt repetitivt arbete. Om du till exempel måste fylla i samma innehåll i flera celler i ett kalkylark kan du bara kopiera och klistra in värdena för att spara tid.
Även om det här kan bli lite knepigt om du behöver kopiera formler. Lyckligtvis har Excel flera sätt att kopiera och klistra in formler. Men det finns ett par saker du måste tänka på när du gör det.
Relativa cellreferenser
Innan vi kan hoppa in i att kopiera formler behöver du veta lite om hur Excel refererar till celler. Excel spårar relationen mellan cellerna i formeln, inte de faktiska cellerna.
Till exempel, i bilden nedan, innehåller cell C2 formeln A2 + B2. Men tack vare relativa cellreferenser läser Excel detta som: lägg till cellen som är två platser till vänster till cellen som är en plats till vänster.
Dessa relativa cellreferenser kan vara mycket praktiska. Om du vill lägga till värdena på rad 3 och 4 på samma sätt som du gjorde för rad 2, behöver du bara kopiera ner formeln utan att behöva oroa dig för att ändra raderna själv. Excel uppdaterar raderna i varje formel så att cellerna till vänster om den adderas.
Men ibland vill du inte att en cells plats ska ändras när du kopierar en formel.
Låt oss till exempel säga att du vill räkna ut momsen på en serie produkter, som vi har gjort nedan. Om du lägger till momsen i en cell vill du att cellen ska förbli densamma i formeln för varje produkt. För att göra detta måste du tala om att Excel platsen för den cellen är fixerad, inte relationell. Du gör detta med en $ tecken framför raden, kolumnen eller båda.
Att lägga till $ före B:et säger till Excel att oavsett var vi klistrar in formeln så vill vi titta på B-kolumnen. För att förhindra att raden ändras lade vi också till en $ före 1:an. Nu, oavsett var vi klistrar in formeln, kommer den alltid att referera till B1 för skattevärdet.
När vi kopierar formeln ner i kolumnen uppdateras prisplatsen, men momsplatsen förblir densamma.
Använda F4-kortkommandot
Det finns en kortkommando för att växla mellan en cells referensalternativ. När du skriver en formel och klickar på en cell, tryck F4 för att fixa den cellen. Om du till exempel klickar på B1 och trycker på F4 ändras referensen till $B$1. Om du trycker på F4 igen ändras cellreferensen till B$1, sedan till $B1 och slutligen tillbaka till B1.
Kopiera och klistra in en formel manuellt
Det mest välbekanta sättet att kopiera och klistra in en formel är att kopiera och klistra in formeltexten i en cell. Detta liknar hur du skulle kopiera och klistra in text i Word.
Kopiera texten genom att markera cellen och högerklicka på formeln högst upp på skärmen. Detta tar upp en popup med olika alternativ, välj Kopiera. Du kan också använda kopieringsknappen i bandet, som finns i Urklipp avsnitt av Hem flik.
Avmarkera sedan texten genom att trycka på Lämna tillbaka nyckel. Högerklicka slutligen på den nya cellen du vill klistra in i och klicka på urklippsikonen eller använd Klistra knappen i bandet. Du kan också använda kortkommandot, Ctrl + C, för att kopiera den markerade texten och Ctrl + V för att klistra in den när du väljer en ny cell.
Denna metod är bekant, men inte ett av de bästa sätten att kopiera en formel. Om du var tvungen att kopiera en formel till flera celler skulle det vara tidskrävande. Den här metoden kopierar också din exakta text, så att du inte får fördelarna med relativa cellreferenser som vi pratade om ovan.
Du bör bara använda den här metoden om du bara behöver kopiera formeln till ett par ställen och du vill att cellerna ska förbli exakt desamma varje gång.
Ett bättre sätt att kopiera en formel i Excel
Ett enklare sätt att kopiera formeln är att använda kopiera och klistra in på hela cellen istället för bara texten i den. Klicka på cellen med formeln du vill kopiera. Kopiera det sedan genom att antingen högerklicka på cellen eller använda kortkommandot Ctrl + C.
När du kopierar cellen kommer den att ha en streckad grön ram för att visa att du för närvarande kopierar den. Välj sedan cellen du vill klistra in formeln i. Klistra sedan in formeln genom att antingen högerklicka på cellen eller använda kortkommandot Ctrl + V.
Den här gången kommer du att märka att formeln använder relativa cellreferenser. Istället för A2 + B2 blir en formel på raden nedanför A3 + B3. På liknande sätt, om du klistrade in formeln i nästa kolumn i raden nedanför, skulle den uppdateras till B3 + C3.
Hur man drar en formel ner i en kolumn eller över en rad
Metoden ovan kan fortfarande vara för tidskrävande om du behöver klistra in samma formel i flera rader eller kolumner. Lyckligtvis finns det två ännu snabbare sätt att göra detta.
Först kan du kopiera formeln som du gjorde ovan, men istället för att klistra in den i en cell kan du klicka och dra för att markera flera celler och klistra in formeln i dem alla genom att högerklicka på en cell eller använda kortkommandot Ctrl + V.
Det andra sättet att klistra in samma formel på flera rader är att dra den. I det nedre högra hörnet av en markerad cell ser du en grön fyrkant. Klicka på den kvadraten och dra den över cellerna du vill kopiera formeln till. Detta är förmodligen det snabbaste sättet att kopiera en Excel-formel ner i en kolumn eller över en rad.
Återigen kommer du att se att Excel uppdaterar formeln för att använda relativa cellreferenser för varje rad eller kolumn som ändras.
Klistra in special
Ett problem du kan ha när du klistrar in en formel är att den även klistrar in eventuell stil i de markerade cellerna. Stil inkluderar element som teckenstorlek, cellkontur, färger eller fetstilta inställningar. Att klistra in stylingen är obekvämt om du använder alternativa linjefärger eller om du har skisserat din tabell.
För att lösa detta introducerade Excel Paste Special.
Använd Klistra in special för att bara klistra in formeln utan någon av stilarna som lades till i cellen. För att använda Klistra in special, högerklicka och välj Klistra in special från popup-menyn.
En sammanfattning av hur man kopierar och klistrar in Excel-formler
Excel är optimerat för att minska antalet repetitiva uppgifter som du behöver slutföra. Att lägga till samma formel i flera celler är snabbt och enkelt att göra i Excel. Du kan kopiera och klistra in formeltext, ungefär som i ett Word-dokument. Men om du vill dra fördel av relativa cellreferenser är det bättre att använda olika metoder.
Ett bra sätt att kopiera en formel är att markera hela cellen med formeln och kopiera den. Om du behöver kopiera en formel ner i en kolumn eller över en rad kan du också dra cellen över området du vill kopiera den till, vilket är mycket snabbare.
Båda metoderna låter dig kopiera en formel till flera celler snabbt. Nästa gång du skapar ett kalkylblad, kom ihåg att prova det och spara dig själv dyrbar tid.
Om författaren
Jennifer Seaton (21 artiklar publicerade)
J. Seaton är en vetenskapsskribent som specialiserat sig på att bryta ner komplexa ämnen. Hon har en doktorsexamen från University of Saskatchewan; hennes forskning fokuserade på att använda spelbaserat lärande för att öka elevernas engagemang online. När hon inte arbetar hittar du henne när hon läser, spelar tv-spel eller trädgårdsarbete.
Mer från Jennifer Seaton
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
