Om du använder Numbers på din Mac för att spåra, analysera och manipulera dina data kan det vara väldigt praktiskt att använda de inbyggda kontrollerna. Dessa inkluderar saker som kryssrutor, reglage, stegare, stjärnklassificeringar och popupmenyer.
För olika ändamål kan åtminstone en av dessa kontroller vara precis vad du behöver. Så här lägger du till den typen av kontroller i dina kalkylblad i Numbers tillsammans med några exempel på hur de kan vara till hjälp.
Lägg till kryssrutor i Numbers
Vi ser kryssrutor överallt. Från formulär till enkäter gör detta det enkelt för personen att fylla i dokumentet utan att skriva något. Oavsett om du skapar ett kalkylblad som andra kan fylla i eller vill använda kryssrutor för att skapa listor åt dig själv, så här lägger du till dem i Numbers.
För det här exemplet kommer vi att skapa en användbar checklista för eget bruk. Vi har vår lista med uppgifter till vänster och kommer att lägga till kryssrutor till höger. På så sätt kan vi snabbt markera våra att göra från listan.
- Öppna ditt kalkylblad i Numbers och sedan markera cellerna där du vill att kryssrutorna ska visas. Du kan enkelt välja ett område genom att klicka på den första cellen och sedan dra genom resten. Alternativt, välj den första cellen, håll nere Flytta och välj den sista cellen. Klicka på Format-knapp uppe till höger för att öppna sidofältet för formatering. Välj den Cell I den Dataformat rullgardinsmeny, välj Kryssruta.
Du kommer då att se tomma rutor dyka upp i dina valda celler som bara väntar på bockar!
Du kan också lägga till kryssrutor i Pages på Mac.
Lägg till stjärnbetyg i siffror
En annan cool kontroll du kan använda i Numbers är stjärnbetyg. Du kan använda stjärnbetyg för att skapa kundundersökningar och kundformulär. Du kan också använda dem som ett praktiskt sätt att prioritera din egen data, som i checklistan vi just skapat. Och det är exemplet vi ska visa här.
- Öppna ditt kalkylblad i Numbers och sedan markera cellerna där du vill att stjärnorna ska visas. Klicka på Format-knapp uppe till höger för att öppna sidofältet för formatering. Välj den Cell I den Dataformat rullgardinsmeny, välj Stjärnbetyg.
Nu kommer du att se fem punkter i var och en av dina valda celler som representerar antalet stjärnor du kan ha per objekt. Klicka på en prick, från en till fem, för att tillämpa det antalet stjärnor.
Lägg till skjutreglage eller stegare i siffror
Reglage och steg i kalkylark låter dig göra stegvisa justeringar av specificerade celler och sedan snabbt se hur dessa ändringar påverkar din data. Du kan använda skjutreglage eller steg för att justera siffror, valutor och procentsatser eller använda dem för att ändra värden för diagram och grafer du använder.
Skillnaden mellan en reglage och en stepper är att med en reglage använder du en knapp för att skjuta skalan du ställer in upp och ner, men med en stepper använder du pilar för att flytta upp och ner i steg.
För det här exemplet har vi en hushållsbudget med våra månatliga utgifter. Vårt mål är att sänka våra utgifter. Genom att använda reglage kan vi öka eller minska beloppen för varje utgift för att se hur vi kan nå vårt mål.
- Öppna ditt kalkylblad i Numbers och sedan markera cellerna där du vill att skjutreglaget eller steget ska visas. Klicka på Format-knapp uppe till höger för att öppna sidofältet för formatering. Välj den Cell I den Dataformat rullgardinsmeny, välj Skjutreglage eller Stepper, enligt dina önskemål.
När du har lagt till kontrollen kan du konfigurera beloppen, inkrementen och formatet direkt under Dataformat rullgardinsmenyn.
Minimum, maximum och inkrement: Ställ in de lägsta och högsta beloppen för kontrollen tillsammans med de steg som ska användas för stopppunkter. Tänk på att minimum måste vara minst en. Formatera: Välj mellan tal, valuta, procent, bråktal, vetenskapligt eller numeriskt system för din datatyp. Decimaler och negativa tal: Om tillämpligt för ditt format kan du välja antalet decimaler som ska användas. Och bredvid det väljer du hur du vill att negativa siffror ska visas.
Precis som kryssrutor kan popup-menyer ge dig eller den person som fyller i dokumentet ett enkelt sätt att ange data. Du kan använda dessa för listor över produkter, månader på året, färgattribut och många andra typer av data där du bara måste välja ett objekt från en lista med specifika alternativ.
Det fina med popup-menyfunktionen i Numbers är att du kan använda celler som redan innehåller data och få menyn att fyllas i automatiskt eller du kan infoga en platshållare och ange alternativen senare när du har dem.
För att lägga till en popup-meny med befintliga data kommer vi att använda årets månader.
- Öppna ditt kalkylblad i Numbers och sedan markera cellerna med dina befintliga data där du vill att popup-menyn(erna) ska visas. Klicka på Format-knapp uppe till höger för att öppna sidofältet för formatering. Välj den Cell I den Dataformat rullgardinsmeny, välj Popupmeny.
När du har gjort detta kommer du att se objekten i din popup-meny i sidofältet under Dataformat falla ner.
För att ändra ordning på ett objekt, välj ett och dra det till dess nya plats i listan. Och för att få popupmenyn att börja med en tom cell eller det första objektet på din lista, välj ett alternativ från rullgardinsmenyn direkt under objektlistan.
För att lägga till en popup-menyplatshållare så att du kan lägga till menyalternativen senare, följ bara samma steg som ovan. I cellerna kommer du att se “Artikel 1” visas och i listan i sidofältet kommer du att se “Artikel 1”, “Artikel 2” och “Artikel 3”.
När du är redo att lägga till dina egna menyalternativ, dubbelklicka “Artikel 1, 2 och 3” i sidofältet och skriv dina egna objekt. För att lägga till fler till listan, klicka på plustecken under listan och skriv in nästa objekt.
Och som nämnts ovan kan du börja med en tomhet i cellen eller med det första objektet på listan genom att göra ditt val i den rullgardinsmenyn till höger.
Välj rätt kontroll för ditt kalkylblad
Var och en av dessa kontroller kan komma till nytta för de typer av exempel vi använde för den här handledningen. De kan göra datainmatning enklare, minska fel och skapa ett visuellt tilltalande dokument.
För ytterligare hjälp med Numbers på din Mac, ta en titt på hur du använder villkorlig formatering eller hur du skapar interaktiva diagram.
Om författaren
Sandy Writtenhouse (443 artiklar publicerade)
Med sin kandidatexamen i informationsteknologi arbetade Sandy i många år i IT-branschen som projektledare, avdelningschef och PMO-ledare. Hon bestämde sig då för att följa sin dröm och skriver nu om teknik på heltid.
Mer från Sandy Writtenhouse
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
