Så du har att göra med en enorm hög med PDF-dokument och undrar hur du identifierar dem i förhållande till varandra. Lyckligtvis låter Bates numreringssystem dig göra just det!
Även om många tycker att de är skrämmande, finns det ingen anledning att oroa sig eftersom det är enklare än du tror att lägga till Bates-numrering i dina PDF-dokument!
I det här blogginlägget går vi igenom hur man lägger till Bates-numrering och tar bort det från ett befintligt dokument.
Vad är Bates numrering?
Bates-numrering, även kallad Bates-stämpling, är standardsättet att lägga till siffror eller bokstäver för att identifiera ett dokument. Om du letar efter ett sätt att indexera dina juridiska dokument och märka dem för enkel hämtning, är detta numreringssystem ett du bör överväga.
Bates-numrering tilldelar unika nummer till alla sidor i ditt dokument. Siffrorna fungerar sedan som unika identifierare för de olika sidorna och beskriver förhållandet mellan dessa. Du bör alltid placera Bates-identifierare som sidhuvuden eller sidfötter i ditt dokument.
Hur man lägger till Bates Numbers till en PDF
Nyckeln till att lägga till Bates-numrering till dina filer är att komma ihåg det. Bates numreringssystem fungerar på PDF-filer. Det betyder att du antingen ska skapa dina filer i PDF-format eller i ett format som du enkelt kan konvertera till PDF.
För att lägga till Bates-nummer till din PDF måste du först klicka på Verktyg; detta öppnar ett sekundärt verktygsfält.
När du har öppnat det sekundära verktygsfältet klickar du på Redigera PDF.
På Redigera PDF verktygssats, klicka på Mer, sen på Bates numreringoch välj Lägg till.
Efter att ha slutfört de tidigare nämnda stegen, a Bates numrering dialogrutan visas. Här måste du välja Lägga till filer alternativ.
Klicka på Lägg till filer > Lägga till filer om igen.
På nästa skärm kan du välja önskad fil. Välj detta innan du går vidare till följande steg.
Du måste delegera en mapp dit dina sparade filer ska hamna. Gör detta genom att klicka på Utgångsalternativ. Här väljer du dina föredragna inställningar och trycker på OK för att spara dina alternativ.
På följande skärm, klicka på Sidhuvud och sidfot dialogrutan för att placera markören på önskad plats.
Välj Infoga Bates-nummer alternativ. Alternativet kommer att uppmana dig att fylla i följande fält:
Antal siffror: Skriv in antalet siffror som utgör ditt Bates-nummer. Startnummer: Detta är numret som tilldelas den allra första sidan på din lista. Prefix: Fyll i den eller de tecken du vill lägga till före ditt Bates-nummer. Suffixet: Fyll i de tecken du tänker visas efter ditt Bates-nummer.
Klick OK för att infoga Bates-numret i din fil. Du kan även redigera Bates-numret och hur det ser ut nu.
Hur man lägger till Bates-nummer till PDF-filer i en mapp
För att lägga till Bates-nummer till PDF-filer i en mapp måste du först klicka på Verktyg alternativ. Detta kommer att leda till ett sekundärt verktygsfält.
Välj i det sekundära verktygsfältet Redigera PDF.
En Redigera PDF verktygsuppsättning visas när du har slutfört föregående steg. När det gör det, gå till Mer, och sedan till Bates numrering alternativ. Klicka på Lägg till.
A Bates numrering dialogrutan visas på skärmen. Välj Lägg till mapp alternativ.
När listan med mappar visas på skärmen väljer du den mapp du vill ha.
Välj önskad mapp dit de sparade filerna ska hamna genom att klicka på Utgångsalternativ. Välj de bästa inställningarna och klicka sedan på OK för att spara dina inställningar.
Härifrån följer du samma sista tre steg som vi inkluderade i den enda PDF-processen av Bates Numbering.
Kom ihåg att denna process endast kommer att lägga till Bates-numrering till de dokument som redan finns i PDF-format. Denna process kommer inte att inkludera något annat dokumentformat i Bates Numbering Series.
Lägga till Bates-nummer till befintliga filnamn
Om du snabbt vill identifiera dina filer med hjälp av Bates-systemet kan du göra detta genom att lägga till ett prefix eller suffix till filnamnet.
Öppna först den avsedda PDF-filen i Acrobat-programvaran.
På nästa skärm, klicka på Verktyg.
Gå till Redigera PDF när du har gått igenom föregående skärm.
Genom att klicka på Redigera PDF alternativet öppnar ett Redigera PDF-verktygsfält. Där, klicka på Mer, sen på Bates numrering, och till sist vidare Lägg till.
På följande skärm väljer du Utgångsalternativ i dialogrutan Bates Numbering.
När du har slutfört ovanstående klickar du på Lägg till originalfilnamn.
Ange %BATES_NUMBER_KEY% i fälten som du föredrar (dvs. Infoga före eller Infoga efter).
Klicka på OK för att implementera ändringarna i dina filer.
Redigera dina Bates-nummer
När du har infogat Bates-numreringen i din fil kan du enkelt redigera och manipulera numreringssystemet som du vill.
Beställer Bates-numren
Du kan till exempel ändra ordningen på tilldelningarna inom dina Bates-nummer. För att göra detta klickar du på den specifika fil du vill flytta och väljer Flytta upp eller Flytta ner alternativ. Du kan också dra filen till den avsedda platsen.
Lägga till fler filer till din Bates-nummerserie
Ett viktigt steg för att lägga till filer till ett redan numrerat dokument är att komma ihåg det senaste Bates-numret du använde i din serie. På så sätt kommer din numrering att fortsätta där du slutade.
Följ den allmänna proceduren för att lägga till Bates-numreringen enligt ovan. När du har lagt till relevanta filer i ditt dokument, välj Infoga Bates-nummer alternativ.
Du måste kontrollera det sista numret på de redan numrerade dokumenten. På Startnummer, infoga numret som följer efter det sista numret (t.ex. om 009 var det sista numret ska startnumret vara 010).
Du kan sedan lägga till suffixet eller prefixet baserat på dina tidigare infogade Bates-identifierare. Se till att alla komponenter i din identifierare matchar dina övergripande Bates Series identifierare.
Finjustera dina inställningar för att inkludera alla dina preferenser och klicka OK för att genomföra ändringarna.
Hitta sidor i dina Bates-numrerade PDF-filer
Om du behöver hitta vissa Bates-numrerade sidor och komma åt dem, behöver du inte göra det manuellt. Du kan använda en automatiserad metod som låter dig utföra en avancerad sökning. För att börja leta efter din fil snabbare, välj Redigera alternativ.
Klicka på avancerad sökning. Detta kommer att visa ett fält som låter dig knappa in valfri del av ditt Bates-nummer.
För specifika sidor anger du det exakta antalet. Detta hjälper dig att snabbt hitta din avsedda sida. Skriv prefix eller suffix om du är ute efter en viss serie sidor i dina PDF-filer.
I den Var vill du söka kategori, välj Alla PDF-dokument i.
Klicka på Bläddra efter plats. Här anger du var du vill bläddra efter dina sidor.
När du har slutfört ovanstående klickar du på Sök.
Hur man tar bort Bates Numbers från en PDF-fil
När du väl bestämt dig för att ta bort Bates-numreringen från dina dokument behöver du bara följa en enkel process som sömlöst tar bort Bates-identifierarna från var och en av sidorna i ditt dokument.
Hitta och öppna först det avsedda PDF-dokumentet med Bates-identifierarna.
Efter att ha gjort ovanstående, klicka på Verktyg och sedan vidare Redigera PDF.
Det sekundära verktygsfältet visas i nästa fönster. Här, klicka vidare Mer-sen på Bates numrering.
När du har gått vidare till nästa del, klicka på Avlägsna.
Bates numrering av PDF-filer: Viktiga punkter att notera
Här är några mycket viktiga punkter att notera när du arbetar med ditt Bates numreringssystem.
Om du väljer en mapp som innehåller olika filformat, kommer endast PDF-filerna i din mapp att läggas till. Du kan också behöva ange ditt lösenord till någon av de lösenordsskyddade filerna i mappen. Beroende på antalet sidor och ditt Bates numreringssystem kan uppmaningen att ange ditt lösenord visas ett antal gånger. Du kan också inkludera alfanumeriska tecken i dina Bates-identifierare. Genom att lägga till alfanumeriska prefix och suffix ökar funktionen hos dina Bates-identifierare, vilket gör dem lättillgängliga.
Vad du behöver för Bates-numrering av PDF-filer
För att enkelt lägga till Bates-numrering till dina PDF-filer måste du ha Adobe Acrobat-programvara. Andra versioner, som Acrobat DC Pro, låter dig automatisera din Bates-nummerserie. Detta gör det lättare att redigera dina Bates-nummer och hålla reda på dem.
Acrobat har också massor av genvägar som hjälper dig att navigera i din PDF. Med den senaste uppdateringen behöver du inte oroa dig mycket för din Bates-numreringsprocess.
Bates-numrering är bäst för dina PDF-filer
Att hantera PDF-filer kan göra dig frustrerad. Till skillnad från dina vanliga Word-dokument kräver de detaljerade processer för att redigera och manipulera. Lyckligtvis kan du göra all redigering med avancerad PDF-programvara. Du kan till och med komma åt din PDF-redigerare på webben! Så nästa gång behöver du inte oroa dig över ditt Bates numreringssystem – vi har visat dig hur enkelt det kan vara.
Om författaren
David Perry (47 artiklar publicerade)
David är din ivrige tekniker; Inget illa menat. Han sover, andas och äter teknik, specialiserad på produktivitet inom teknik, Windows, Mac, iOS och Android. En 4-årig krönt frilansskribent, Mr. Perry har hjälpt miljontals människor via sina publicerade artiklar på olika webbplatser. Han är skicklig på att analysera tekniska lösningar, felsöka problem, bryta ner om din digitala uppdatering, knäppa ihop, koka ner tekniskt kunnigt språkspråk till grundläggande barnvisor, och i slutändan ge dig intressanta tekniska bitar som kommer att låsa ditt intresse. Så, inte säker på varför de lärde dig så mycket om moln och ingenting om molnet? David är här för att på ett informativt sätt överbrygga den kunskapsklyftan.
Mer från David Perry
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
