Microsoft Excel är ett program som många människor är försiktiga med – det är en komplex mjukvara, med mycket funktionalitet som gömmer sig under ytan. Det är lätt att se varför nybörjare skulle avskräckas av något så komplicerat, men denna kraftfulla mjukvara är väl värd ansträngningen. Så här lär du dig Excel snabbt.
Är Excel svårt att lära sig?
Nyckeln till att lära sig Excel snabbt är att bryta ner inlärningsprocessen i hanterbara komponenter. Det är omöjligt att lära sig Excel på en dag eller en vecka, men om du bestämmer dig för att förstå enskilda processer en efter en, kommer du snart att upptäcka att du har en praktisk kunskap om programvaran.
Ta dig igenom dessa tekniker, och det kommer inte att dröja länge innan du är bekväm med grunderna i Excel. Därifrån är du på god väg att slutföra din Microsoft Excel-utbildning och bli en riktig kalkylbladsmästare.
Det grundläggande
Här är några av de första teknikerna du behöver behärska om du vill bekanta dig med Excel. De är i stort sett ganska enkla, men det är viktigt att du är bekant med dem innan du börjar försöka mer komplexa uppgifter.
1. Gör enkel matematik
Till att börja med, börja med de mest grundläggande matematiska problemen du någonsin kommer att behöva mata in i Excel. Det första att komma ihåg om tekniker som denna är att Excel förväntar sig att se ett likhetstecken först när du ger det ett problem att träna.
Skriv in =10+10 in i en cell i ditt kalkylblad och tryck Stiga på; cellen ska visa siffran 20.
Att lägga till och subtrahera är ganska självförklarande, men du måste använda en asterisk
i stället för ett multiplikationstecken och ett snedstreck (/) i stället för ett divisionstecken.
2. Använda Autosumma Om du precis har börjat med Excel är detta ett utmärkt sätt att komma igång med den grundläggande användningen av funktioner. Ange först valfria två siffror i celler som ligger bredvid varandra – antingen sida vid sida eller ovanför och under fungerar bra. Välj sedan cellen direkt till höger eller under dessa celler och navigera till Hem >Autosumma
. Detta kommer automatiskt att fylla i den markerade cellen med en SUM-formel, så tryck Stiga på
att utföra den. Excel lägger ihop de två siffrorna och levererar resultatet i den angivna cellen – genom att använda rullgardinsmenyn Autosumma kan du också välja olika matematiska funktioner.
3. Tillämpa talformat
När dina kalkylblad börjar bli lite mer komplexa, kan de innehålla olika typer av siffror; valuta, datum, procentsatser med mera. För att vara säker på att du kan arbeta med dessa data är det väl värt att formatera det för att skriva. Välj siffrorna du vill formatera – du måste göra varje typ en i taget. Leta efter siffra avsnittet högst upp på skärmen och hitta rullgardinsmenyn som är standardAllmän
. Därifrån kan du välja från en hälsosam lista med olika talformat. Om du letar efter mer kontroll, välj Fler nummerformat
från botten av listan, och du kommer att kunna ange detaljer som antalet decimaler som ska användas eller din föredragna valuta.
4. Skapa en tabell Genom att presentera dina data som en tabell kan du göra mycket mer med informationen till hands och det är enkelt att ställa in. För att komma igång, välj hela datamängden du vill konvertera till en tabell – inklusive rubriker – och klicka på Snabb analys
genväg som visas i det nedre vänstra hörnet av ditt val. Navigera till Tabeller fliken och väljTabell
. Du kommer att märka några omedelbara skillnader i hur data ser ut, och det finns vissa förändringar i hur det kan manipuleras också. Om genvägen för snabbanalys inte visas markerar du bara dina data och går sedan till Föra in och välj sedan
Tabell.
Använd pilknapparna i tabellrubriken för att filtrera bort specifika datapunkter, eller sortera dem på ett eller annat sätt.
5. Skapa ett diagram
Du kan göra ett diagram eller en graf på ungefär samma sätt som du skulle skapa en tabell – men du måste överväga hur du vill presentera denna data i förväg.
Excel kan ge dig några tips, men det är viktigt att vara medveten om vad du vill att diagrammet ska uppnå. Med det i åtanke, layouta dina data och välj det hela, precis som du gjorde när du skapade en tabell. Håll muspekaren över ett av alternativen för att få en förhandsvisning av hur det kommer att se ut, eller välj Mer
för extra kontroll över den färdiga produkten. Om rutan Snabbanalys inte visas för dig markerar du dina data och väljerFöra in . Navigera sedan till diagram- och diagramsektionen. Här kommer du att kunna välja rekommenderade diagram
eller välj din egen.
Du kanske också vill lära dig hur du skapar självuppdaterande Excel-diagram.
Avancerade tekniker
Förr eller senare vill du förmodligen ta din Excel-användning till nästa nivå. Den goda nyheten är att många aspekter av programvarans funktionalitet är sammankopplade på något sätt, vilket innebär att lärande av en teknik sannolikt kommer att dra nytta av någon annanstans senare.
6. Använda funktioner manuellt
När du har behärskat grundläggande aritmetik i Excel är det klokt att börja experimentera med funktioner. Du kommer att upptäcka en enorm mängd olika funktioner för att utföra olika procedurer, och alla är lite olika – men att arbeta med enklare exempel kommer att hjälpa dig att bli bekant med grundläggande metoder som bär över.
Låt oss komma igång med att använda en av de mest grundläggande funktionerna som ingår i Excel, SUM. Vi kan använda den här funktionen för att lägga ihop en serie figurer utan att göra benarbetet själva.
Som du kan se ovan har jag fem siffror som jag skulle vilja lägga ihop, så jag har angett min funktion i cellen direkt under listan – notera att du kan utföra den här uppgiften var som helst på ditt kalkylblad, eftersom du kommer att tala om för programmet exakt vilka celler det letar efter. Du kan skapa ett fungerande exempel genom att skriva in=SUMMA(E1:E5)
, men det finns andra sätt att vidarebefordra detta kommando också. Du kanske vill skriva in ordet BELOPP och öppna parenteserna och välj sedan cellerna manuellt. Du kan göra detta genom att hålla ned Kontrollera
tangent och klicka på enskilda celler – att dra över flera celler fungerar också. Alternativt kan du skriva in individuella cellreferenser separerade med ett kommatecken om de inte är sekventiella.
Fördelen med att använda cellreferenser i Functions snarare än heltal är att dina resultat uppdateras baserat på innehållet i dessa celler. När dina kalkylarksprojekt börjar bli mer komplexa kommer detta säkert att vara användbart.
Funktioner erbjuder massor av användbara förmågor, som hur man kombinerar två kolumner i Excel.
7. Integrering av villkorlig formatering
Under de senaste åren har Excel vuxit till ett kraftfullt verktyg för att skapa instrumentpaneler såväl som konventionella kalkylblad. Att skapa en instrumentpanel i Excel kan dra stora fördelar och ta mycket ansträngning, beroende på dina behov.
Villkorlig formatering kan dock lägga till en del av instrumentpanelsupplevelsen till ett standardkalkylblad och är lätt att installera. För dessa ändamål kommer vi att använda villkorlig formatering för att ge en visuell stenografi för vissa data, så välj något som är värt att kunna bedöma på ett ögonkast om du ska prova den här. Välj den informationen och navigera till Hem >Villkorlig formatering
.
Du hittar en stor mängd olika formateringsalternativ. Vi tittar på procentsatser, så ett datafält är vettigt – men färgskalor och ikonuppsättningar kan också användas effektivt under lämpliga omständigheter. Kom ihåg att du kan kontrollera aspekter av processen genom att klicka på Fler regler
i rullgardinsmenyn. Om din formatering inte ger tillräckligt med differentiering för att vara omedelbart tydlig, överväg att justera reglerna lite.
8. Lägga till en trendlinje till ett diagram
Nyckeln till att bli en Excel-expert är att vara medveten om alla de många verktyg som programvaran erbjuder för att skapa det perfekta diagrammet för dina behov. En trendlinje är en av de många komponenter som du kan behöva sammanföra för att uppnå den uppgiften. Det är ett tillägg som du kommer att göra till ett diagram när det väl har byggts, så att du kan bygga ett testdiagram eller använda ett som redan har skapats. När det är på plats måste du klicka på diagrammet och sedan klicka på Diagramelement
genväg illustrerad av ett plusteckenikon.
Du kan snabbt lägga till en trendlinje genom att markera rutan bredvid den, eller så kan du klicka på pilen till höger för att komma åt mer detaljerade alternativ.
Det avgörande elementet här är att veta vad du försöker illustrera. En trendlinje ger inte alltid mervärde, så tänk noga på den data du presenterar. Tänk också på om en trendlinje bidrar avsevärt till ditt diagram eller bara lägger till mer röran.
Bygg dina Excel-färdigheter
Det finns alltid mer att lära sig om Excel, men här är några bra ställen att börja. Microsofts Office Support-webbplats är hem för en mängd tydligt presenterade Excel-handledningar om allt från användning på hög nivå till de enklaste uppgifterna du kanske vill utföra.
Alternativt ger Excel Functions en utmärkt referenspunkt, oavsett om du är en absolut nybörjare eller en erfaren veteran. Naturligtvis hjälper Excel dig med verktygstips när du försöker mata in en funktion, men det är bra att ha en så omfattande resurs till hands om du hamnar i en bindning.
Slutligen finns det en mängd fantastiska Microsoft Excel-handledningar att arbeta dig igenom på MakeUseOf. Börja med att lära dig hur de grundläggande Excel-formlerna fungerar och ta sedan en titt på hur du överför data horisontellt i Excel, och några av de bästa sätten att organisera dina Excel-dokument. Att titta på handledningar och läsa Excel-relaterat material är det enklaste sättet att lära sig Excel snabbt.
Om författaren
Brad Jones (109 publicerade artiklar)
Engelsk författare för närvarande baserad i USA. Hitta mig på Twitter via @radjonze.
Mer från Brad Jones
Prenumerera på vårt nyhetsbrev free Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner,
e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
