Om du hamnar i en situation där du behöver samarbeta i dokument, kalkylblad eller presentationer på Mac, finns det olika sätt att gå tillväga. Pages, Numbers och Keynote erbjuder alla fantastiska funktioner för samarbete när du arbetar hemifrån eller till och med på kontoret.
För att göra saker lite enklare för dig kommer den här handledningen att gå igenom dessa funktioner för att underlätta arbetet med att arbeta med dokument tillsammans.
Bjuda in andra att dela ett dokument
Det första du behöver göra när du vill samarbeta i ett dokument är att bjuda in din(a) deltagare(r). Du har några sätt att göra detta beroende på dina Mac Share Menu-inställningar. Och processen är densamma för alla tre ansökningarna.
- Öppna dokumentet, arbetsboken eller presentationen som du vill dela. Klicka på Samarbeta knappen i verktygsfältet eller Dela med sig > Samarbeta med andra från menyraden. Innan du väljer hur du vill dela, klicka på Delningsalternativ Välj vem som kan komma åt filen och den behörighet du vill ge dem. Den rekommenderade inställningen för Vem kan komma åt är Endast personer du bjuder in. Och för Tillstånd, bör du välja Kan göra ändringar om du inte bara vill att personen ska kunna se dokumentet och inte redigera det. Välj metod för att bjuda in din(a) deltagare, klicka Dela med sig, och följ anvisningarna för att slutföra processen.
Ändra dina delningsalternativ
Om du av misstag gjorde fel val av delningsalternativ i steg 3 ovan eller helt enkelt vill ändra dem senare, kan du göra detta med ett par klick.
- Öppna dokumentet du delade och klicka på antingen Samarbeta knapp i verktygsfältet eller Dela med sig > Samarbetsdetaljer i menyraden. För att justera alternativen för en enskild deltagare, klicka på Mer (tre punkter) knappen bredvid deras namn och gör din ändring. För att justera alternativen för alla deltagare, expandera Delningsalternativ avsnitt och gör dina ändringar.
Skydda dokumentet med ett lösenord
Ditt dokument kan innehålla känsliga uppgifter och även om du valde att endast tillåta de med länken att komma åt det, vill du helt enkelt ha extra skydd. Du kan snabbt ställa in ett lösenord som alla deltagare måste ange för att öppna dokumentet.
- Öppna dokumentet du delade och klicka Fil > Välj lösenord från menyraden. Gå in i Lösenord och kontrollera Alternativt kan du ange en Lösenordsledtråd och markera rutan till Kom ihåg detta lösenord i min nyckelring. Klick Välj lösenord.
Även om lösenordsskydd inte är nödvändigt för samarbete, är det en valfri funktion att tänka på för dessa konfidentiella dokument.
Se vem som redigerar dokumentet
Eftersom du och dina deltagare kan redigera ett dokument tillsammans i realtid har ni några enkla sätt att se aktiviteten.
Först ser du namnet på den person som för närvarande redigerar dokumentvisningen kort.
För det andra kan du klicka på Samarbeta knapp eller Dela med sig > Samarbetsdetaljer från menyraden och välj den färgade pricken bredvid personens namn. Platsen de för närvarande redigerar kommer att visas. Och du kommer att märka att varje deltagare automatiskt tilldelas en annan färg.
Samarbete i realtid är en fantastisk funktion i Pages, Numbers och Keynote. Men om du tappar din internetanslutning kan du redigera dokument offline också!
Redigera dokument offline
Om du är på en plats utan internet eller plötsligt förlorar din anslutning kan du fortsätta att redigera ett delat dokument i Pages, Numbers och Keynote. Och det som är bra med den här funktionen är att den är aktiverad som standard. Så du behöver inte oroa dig för att slå på något.
När du redigerar ett dokument och tappar anslutningen, kommer du att se ett kort meddelande som talar om att du är offline men fortfarande kan redigera. Och när du återfår anslutningen kommer du att se ett meddelande som låter dig veta det också.
Alla offlineredigeringar som du gör sparas i minst 30 dagar och laddas upp automatiskt när du återansluter till iCloud. Klicka på om du vill kontrollera statusen för dessa uppladdningar Se > Visa synkroniseringsstatus från menyraden.
Det finns en sak att tänka på när det gäller dina offlineredigeringar; som Apple förklarar:
Om någon du samarbetar med tar bort ett objekt, Keynote-bild eller Numbers-ark som du har redigerat offline, kommer dessa ändringar inte att finnas i dokumentet när du är online igen och dokumentet synkroniseras med iCloud.
Lägga till eller ta bort medarbetare
Om du behöver lägga till ytterligare en deltagare eller sluta samarbeta med en enskild deltagare eller alla är var och en av dessa enkel.
Klicka på för varje alternativ Samarbeta knapp eller Dela med sig > Samarbetsdetaljer från menyraden och gör sedan något av följande:
Lägg till en deltagare: Klick Lägg till folk och följ samma steg som när du bjuder in de första deltagarna.
Ta bort en deltagare: Klicka på Mer (tre punkter) knappen bredvid deras namn och välj Ta bort åtkomst.
Sluta dela med alla deltagare: Klick Sluta dela när du använder knappen Samarbeta eller Delningsalternativ > Sluta dela när du använder Dela > Samarbetsdetaljer från menyraden.
Anteckningar om att samarbeta med Pages, Numbers och Keynote
Det finns flera saker att tänka på när du samarbetar med dokument i Pages, Numbers och Keynote på Mac.
Du måste använda macOS Mojave eller senare. Du måste använda Pages, Numbers eller Keynote version 10.0 eller senare. Du måste logga in på iCloud och aktivera iCloud Drive på din Mac.
Här är några av begränsningarna med samarbete om produktivitetsverktygen.
Du kan inte redigera mediafiler som är större än 50 MB. Du kan inte skapa, ta bort eller ändra ordning på stilar. Du kan inte ändra språk- och regioninställningar. Du kan inte ändra anpassade format för saker som regioner eller celler.
Det finns några appspecifika begränsningar med samarbete och andra krav om dina deltagare använder andra enheter eller iCloud.com. Du kan kolla in Apple Collaboration Support-sidan för dessa ytterligare artiklar om det behövs.
Och för mer information om anpassade stilar, språk- och regioninställningar och mer, se våra avancerade tips för Pages, Numbers och Keynote.
Samarbete är enkelt på Mac
När du arbetar med andra som alla behöver ta del av ett dokument, kalkylblad eller bildspel, gör Pages, Numbers och Keynote på Mac det enkelt att samarbeta.
Och för fler sätt att arbeta med andra, kolla in samarbetsverktyg som du kan använda med Gmail eller hur du kan skapa Google Maps för samarbete.
Om författaren
Sandy Writtenhouse (443 artiklar publicerade)
Med sin kandidatexamen i informationsteknologi arbetade Sandy i många år i IT-branschen som projektledare, avdelningschef och PMO-ledare. Hon bestämde sig då för att följa sin dröm och skriver nu om teknik på heltid.
Mer från Sandy Writtenhouse
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
