Microsoft Outlook erbjuder mycket mer än bara en e-posttjänst. Den har en kalenderfunktion som du kan använda för att schemalägga möten med kollegor eller kunder.
I Outlook kan du se alla inbjudnas tillgängliga tider och välja en tid som passar alla. Nedan kommer vi att förklara hur du använder den här schemaläggningsfunktionen i Outlook.
Hur man skapar en ny händelse i Outlook
1. Håll muspekaren över för att ställa in ett möte eller en händelse Nytt meddelande > välj Nytt event från rullgardinsmenyn eller välj kalenderikonen och sedan Nytt event.
2. Med popup-fönstret kan du namnge ditt evenemang, bjuda in personer med hjälp av e-postadresser, välja ett datum och en tid, välja en plats och beskriva ditt evenemang.
Hur man använder schemaläggningsassistenten i Outlook
1. Så snart du lägger till inbjudna kommer Outlook att föreslå en tid då alla är tillgängliga. Om du däremot vill välja din egen tid kan du klicka dig vidare Schemaläggningsassistent i den översta horisontella kolumnen med flikar.
2. Du kan nu se de exakta tiderna du och dina deltagare är tillgängliga för ett möte. Otillgängliga tider visas i blått, och tillgängliga tider förblir tomma.
3. Den blå rektangelväljaren visas vid en tidpunkt då alla parter är tillgängliga. Dra rektangeln till en lämplig tidpunkt och klicka sedan på Klar i det övre vänstra hörnet av fönstret.
Hur man väljer en mötesplats i Outlook
Outlook kommer att omdirigera dig tillbaka till din händelseinformation, där du kan slutföra konfigureringen av ditt möte genom att välja en plats.
Om ditt team arbetar på distans kan du använda Zoom eller Skype istället för onlinemöten genom att klistra in URL:en i platsfältet mittemot rullgardinsmenyn.
Men om ditt team är på kontoret kan du välja ett mötesrum. För att göra detta, klicka på Lägg till en destination > Bläddra bland fler rum.
Rum (inställt av din Office 365-administratör) kommer att visas under Room Finder i den högra kolumnen, anger om de är tillgängliga eller otillgängliga för mötet, som du väljer i schemaläggningsassistenten.
När du har valt en plats är ditt möte klart! Klicka bara Skicka, och du kommer att skicka ett meddelande till dina inbjudna via e-post om ditt möte, varifrån de antingen kan acceptera eller tacka nej.
Ska du schemalägga möten i Outlook?
Att ställa in möten i Outlook kan minska onödig kommunikation fram och tillbaka om ett mötesdatum. Du kan dock bara schemalägga möten i Outlook om de inbjudna också är Outlook-användare.
Så om du schemalägger många möten utanför ditt företag med kunder som inte använder Outlook, är det bättre för dig att använda ett annat verktyg för schemaläggningsassistent.
Om författaren
Grant Collins (15 publicerade artiklar)
2020 tog Grant examen med en kandidatexamen i digital mediekommunikation. Nu arbetar han som frilansskribent med inriktning på teknik. Hans funktioner på MakeUseOf sträcker sig från rekommendationer för mobil- och stationära appar till olika instruktioner. När han inte stirrar på sin MacBook vandrar han förmodligen, umgås med familjen eller stirrar på en riktig bok.
Mer från Grant Collins
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
