Att schemalägga möten kan vara en besvärlig process. Du kanske måste lägga för mycket tid och energi på att kommunicera fram och tillbaka för att hitta en lämplig mötestid.
Tack och lov ersätter ett intuitivt digitalt verktyg denna ineffektiva schemaläggningsprocess med en enkel, tidskänslig metod. Detta verktyg kallas Calendly.
I den här artikeln går vi igenom Calendly, hur det fungerar och hur du får ut det mesta av det.
Hur fungerar Calendly?
Om du är bekant med hur man schemalägger ett möte i Microsoft Outlook, fungerar Calendly på ungefär samma sätt. Förutom Outlook fungerar Calendly även med Google Kalender och Apple iCloud Calendar.
När du synkroniserar dina personliga och arbetskalendrar kan du skapa händelsetyper. Till exempel kan du ha typen “15-minuters möte” och en “30-minuters möte”.
Därifrån kan du skicka en bokningslänk till kunder, kollegor eller vänner. Dessa personer kan välja en av händelsetyperna du tidigare skapat och sedan välja en tid med dig. Oroa dig inte – de kommer inte att ha tillgång till vilka händelser som finns i din kalender.
Det är en snabb översikt över hur Calendly fungerar. Låt oss nu gå in på detaljerna.
Hur man lägger till kalendrar till Calendly
Innan du ställer in händelsetyper, se till att dina kalendrar är synkroniserade.
När du har skapat din profil klickar du konto bredvid din profilbild uppe till höger på Calendlys webbplats. Välj i rullgardinsmenyn Kalenderanslutningar.
På sidan Kalenderanslutningar klickar du helt enkelt + Lägg till kalenderkonto och då Ansluta bredvid den typ av kalender du vill lägga till. Tyvärr, den free plan låter dig bara synkronisera en kalender.
Se till att även kontrollera konfigurationssektionen. Här kan du ställa in vilka kalendrar som Calendly ska kontrollera för att undvika händelsekonflikter. Även under Konfigurationkan du välja vilka av dina kalendrar som nya händelser ska visas i.
Hur man skapar händelsetyper i Calendly
Detta gör att du nu kan skapa nya typer av evenemang som folk kan boka. För att börja, välj antingen + Ny händelsetyp eller + Skapa > Event typ på din Calendly-hemsida.
Du ser två alternativ för mötestyper: En på en och Grupp. Eftersom de flesta förmodligen kommer att använda Calendly för en-mot-en-möten, är det vad vi kommer att gå med här. Välj Skapa bredvid En på en.
Därefter måste du ange följande detaljer: namn, beskrivning, färg och en specifik URL för händelsen.
När du väljer en mötesplats kan du välja en Zoom- eller Google Meet-länk, ett telefonsamtal eller begära evenemanget till en specifik plats.
Du kan lägga till så många platsval som du behöver. Om du väljer ett telefonsamtal kan du välja om du eller deltagaren ska initiera samtalet. Klicka på när du har slutfört dessa steg Nästa.
På den här sidan kan du schemalägga mötesförväntningar som hur långt i förväg deltagarna kan boka en plats, mötets längd, vilka tider du är tillgänglig och vilken bufferttid som krävs före eller efter mötet för pendling eller för att avsluta mötet. saker upp.
Om du behöver ställa in hur många av denna specifika händelsetyp som kan bokas på en dag, kan du göra det under Ytterligare regler för din tillgänglighetssektion.
Slutligen, efter att ha valt Nästa igen, se till att din händelse är inställd på Påoch du är redo att använda.
Du kan ändra fler evenemangsinställningar, till exempel frågan den inbjudna måste svara på när du bokar ett möte, hur de kommer att meddelas, vad som kommer att visas på bokningsbekräftelsesidan eller betalningsspecifikationer (endast Calendly Pro-funktionen) innan du återvänder till din startsida.
Hur man delar en kalenderhändelselänk
Du kan dela en Calendly-länk på två sätt. Det första sättet är att dela din Calendly-URL, som visas under din profilbild och namn på hemsidan, där deltagarna kan boka vilken typ av evenemang som helst med dig.
När de klickar på din länk kommer den att omdirigera deltagarna till en liknande sida som ovan. Människor kommer att kunna välja vilken typ av evenemang de vill ha och deras tillgängliga tid också.
Det andra alternativet är att dela en länk till endast en typ av händelse med deltagaren. För att göra detta, antingen kopiera länken eller välj Dela med sig på en specifik händelsetyp på din Calendly-hemsida.
Oavsett vilket alternativ du väljer kan du kopiera och klistra in din Calendly-länk i ett e-postmeddelande, textmeddelande eller webbplats (under Dela med sig alternativ) och dela det med andra så att de kan boka ett möte med dig.
Hur man bokar ett evenemang med Calendly
Ovan är hur en specifik evenemangstypsida ser ut för dina deltagare. De nedtonade dagarna är antingen tidigare eller när du inte är tillgänglig.
Personen kommer att kunna se din tillgänglighet genom att välja en blåmarkerad dag och välja en tid. När de har bekräftat tiden kommer Calendly att uppmana personen att ange sina uppgifter (namn, e-post, plats, etc.).
Efter det kommer en deltagare att få ett e-postmeddelande med en kalenderinbjudan, och händelsen kommer att visas i både deras och din kalender.
Med Calendly är det enkelt att schemalägga möten mer effektivt. Allt som krävs är att lära sig den grundläggande processen.
Calendly är free att använda, men det finns alternativa prenumerationsalternativ som kan tillåta flera evenemangstyper, ansluta till flera kalendrar, hantera betalningar från gäster och mer. Du kan kolla in Calendys priser här.
Ska du använda Calendly?
Så du kanske undrar om du ska använda Calendly eller inte. Tja, om du ständigt stöter på schemaläggningsförändringar, så definitivt. När du väl har satt evenemangstyper på plats kan Calendly spara otaliga timmar av irriterande fram och tillbaka schemaläggning.
Men om du inte schemalägger möten ofta kan Calendly hindra din produktivitet. Dessutom är det inte den bästa användningen av din tid att ställa in Calendly-händelser när du sällan schemalägger möten.
Ändå är Calendly bara ett av de digitala schemaläggningsverktygen på marknaden. Om Calendly inte uppfyller dina behov kan du överväga andra alternativ.
Om författaren
Grant Collins (15 publicerade artiklar)
2020 tog Grant examen med en kandidatexamen i digital mediekommunikation. Nu arbetar han som frilansskribent med inriktning på teknik. Hans funktioner på MakeUseOf sträcker sig från rekommendationer för mobil- och stationära appar till olika instruktioner. När han inte stirrar på sin MacBook vandrar han förmodligen, umgås med familjen eller stirrar på en riktig bok.
Mer från Grant Collins
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, free e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
